Arkivering

Varför skall man spara och arkivera gamla papper?

Informationen som uppstår i en förening till följd av dess verksamhet är så kallad funktionell information. Den är en viktig källa för funktionärerna då föreningen ordnar verksamhet. Informationen har bevisvärde och således har den juridisk betydelse. Även för vetenskaplig forskning är den betydelsefull.

Det är bra att spara och arkivera gamla dokument åtminstone av följande orsaker:

  • Effektivitet i arbetet. Ordning och reda underlättar det dagliga arbetet. Har man register och förteckningar hittar man lätt bland sina handlingar. Det är viktigt att hålla samman alla handlingar som berör samma sak. Ett välfungerande arkiv ger möjlighet till kontroll.
  • Lagenliga skyldigheter. Lagen förordnar att vissa handlingar skall bevaras och vara tillgängliga under en viss fastställd tid. Det gäller till exempel handlingar som rör ekonomin.
  • Historiskt ansvar. Det är viktigt att arkiven bevaras och sköts på rätt sätt för kommande generationer. I arkiven lever organisationens historiska skeende kvar. Arkiven är en del av vårt kulturarv. Materialet i arkiven används till föreningens historik, utställningar, historiska forskningar och sociologiska undersökningar.
  • Arkivet är föreningens minne. Dokumenten som har sparats i arkiven är viktiga ännu många år senare. Man kan utreda gamla frågor och konstatera vilka beslut som gjorts. I dokumenten kan man söka information om den verksamhet som föreningen har ordnat och man kan hitta modeller för utvecklingsarbete.
  • Dokumenten möjliggör insamling av statistik och sammanställande av rapporter. Dokumenten underlättar utredningen av anställdas pensions- och ålderstillägg.

Vad är ett arkiv?

Ett arkiv kan vara den fysiska plats där föreningen förvarar sina handlingar till exempel i ett skåp eller ett rum. Med arkiv menas också ett så kallat offentligt arkiv, till exempel Riksarkivet eller ett privatarkiv (Svenska Arkivförbundet) dit man kan föra sina handlingar för arkivering. Man kan också definiera arkiv som en samling handlingar. Samlingen växer efter hand hos arkivbildaren.

Handlingarna är av två slag:

  • sådana som har uppkommit hos arkivbildaren
  • sådana som har kommit till denne

Vad är ett dokument?

Dokument och handlingar är olika former av informationsbärande dokument. De kan vara pappersdokument vilka är tryckta, maskinskrivna, handskrivna och kopierade. De kan vara digitalt lagrad information på disketter, magnetband och cd-rom, usb-pinnar eller extra hårdskivor. Till handlingar räknas också mikrofilmer, filmer, videoband, ljudband, fotografier, ritningar, affischer, märken, fanor och föremål. Numera också föreningens webbsidor.


Råd och information om arkivering

Svenska centralarkivet, www.svenskacentralarkivet.fi, tfn 09-6930 7211, 09-69 3070, 6930 7226

Länkar

Litteratur

  • Handbok för föreningsarkivarier, 1972 Folkrörelsernas arkivförbund, Berlingska Boktryckerier, Lund 1972, ISBN 91-518-0291-0
  • Vårda och bevara bilder, Björn Andersson, Trydells Laholm 1990, ISBN 9187510065
  • Folkrörelsernas arkivhandbok, 1988 Författarna och förlaget, ISBN 91-38-09995-0
  • Arkivera rätt, Axel Norberg, Tryckeri AB Knappen, Karlstad 1988
  • Dokumenthantering, Sven Bodin, Tom Sahlén, Carina Sjögren, Stockholm 2000, ISBN 91-973863-0-8
  • Pureeko ajan hammas, arkistointi ja asiakirjojen säilytysajat, Liikearkistoyhdistys ry julkaisuja 17, Helsinki 2000, ISBN 951-95038-3-8, Kirjapaino Offset Pukkila Oy
  • Keskiasteen arkisto-oppi, Pirkko Rastas, Ammattikasvatushallitus, Valtion Painatuskeskus 1987, ISBN 951-860-417-7
  • Koti- ja kotiseutuarkistonopas, Samuli Onnela, Vuokko Peltola, Kaarina Sala, Suomen Kotiseutuliiton julkaisuja A:4, Gummerus Kirjapaino Oy, Jyväskylä 1991, ISBN 951-717-599-X

Inköpsställen:

  • Kotelotyö, www.kotelotyo.fi, tfn 020 757 5500: mappar
  • Suomen arkistointikonsultit ky, tfn017-510 375

Prisexempel: vikta konvolut 300 mm x 430 mm (finska vaippalehti) t.ex. 100 st 7.60€ + moms + postavgift. Förmedlar även firman Kotelotyös produkter till Kotelotyös priser.