Arkivera rätt

Informationen har en livscykel. Den sträcker sig från upprättande / mottagande av information och via olika behandlingsskeden, till varaktig förvaring eller gallring. Arkiveringen av information börjar i arbetsrummet i samma ögonblick som man skriver eller tar emot en handling.

Arkivet bildas fortlöpande i det dagliga arbetet i takt med verksamheten. Det kan börja med att man skriver en möteskallelse, annons, protokoll, bilagor till protokollet och korrespondens angående besluten och åtgärder.

Arkivbildning

En viktig del av den administrativa verksamheten i föreningen är att planera och styra flödet av informationsmaterial. Med hjälp av arkivbildningen kan man effektivera organisationens informationsservice. En annan viktig del är att befrämja framväxten av arkivet.

Arkivbildaren är en enskild person, organisation, förening, myndighet eller företag, vilka har en verksamhet som producerar och efterlämnar handlingar, till exempel protokoll, verksamhetsplan.

Arkivansvarig är personen som är ansvarig för att dokumenten arkiveras. I en organisation är det styrelsens uppgift är att fastställa riktlinjerna för arkivverksamheten samt utse en person som är ansvarig för arkiveringen och gallringen av materialet. Föreningens styrelse har samma ansvar för arkivverksamheten som den har för all annan administration, vid sidan av de krav som ställs genom stadgar och lagar.

I praktiken fördelas arbetsuppgifterna på enskilda personer inom styrelsen eller utsedda av styrelsen, till exempel sekreterare och kassör. Det kan också finnas en arkivarie som ansvarar för närarkiven, mellanarkiven, för gallringen och överflyttningen till slutarkiv.

Arkiveringslagen bestämmer angående arkiveringsplikten. Lagen gäller dock inte föreningar och organisationer. http://www.finlex.fi eller http://www.narc.fi/Arkistolaitos/sve/normer/

Arkivförteckning

Varje arkivbildare skall ha en förteckning, det vill säga en beskrivning av innehållet i arkivet. I den berättar man kort om organisationens historia, såsom viktiga datum och organisationsförändringar, namnbyten och verksamhet.

Alla som producerar handlingar eller tar emot sådana av utomstående instanser, medverkar dagligen till vad som arkiveras.

Arkivbildningsplanen

För att kunna hantera och styra informationsmaterialet har olika system utvecklats. Ett av dem är arkivbildningsplanen. Andra är bland andra diariet, specialregister, arkivförteckningar och beskrivningar.

Arkivbildningsplanen styr organisationens

  • arkivering
  • registrering
  • gallring

Till planen hör bland annat uppgifter om godkännande och tidpunkt för ibruktagande. Här kan man också presentera en översikt av arkivbildarens organisation och förvaltningshistoria. Den är en gallrings- eller förvaringsplan. Den visar vilka handlingar som skall förvaras varaktigt och vilka som skall gallras bort efter en tid.

Handbok

Arkivbildningsplanen är en handbok som är avsedd som ett hjälpmedel för alla inom organisationen som deltar i behandlingen av handlingar. Anvisningarna i planen påverkar behandlingen av handlingarna under livscykelns olika skeden. Organisationen kan använda arkivbildningsplanen som ett redskap då verksamheten utvecklas.

Riksarkivets arbets- och uppföljningsgruppen har hösten 1999 gjort en rekommendation angående arkivbildningsplanen. Rekommendationen är först och främst avsedd för statliga och kommunala myndigheter, men kan även tillämpas av organisationer. Enligt rekommendationen är "arkivbildningsplanens primära uppgift är att styra organisationens arkivbildning, dvs. arkivering, registrering och gallringen av handlingar".

Man kan använda sig av datateknik för att effektivera arkivbildningsplanens användningsmöjligheter. En digital arkivbildningsplan kan lätt upprätthållas och distribueras. Den kan bättre befrämja förverkligande av offentlighetsprincipen, informationsservicen och datasekretessen. I organisationer, i alla fall i små, räcker det med en plan i pappersformat.

Det hjälpmedel man vanligtvis använder för att ordna och förteckna handlingarna i ett arkiv kallas allmänna arkivschemat.

Arkivschema är ett klassifikationsschema för serier av handlingar. Arkivschema bygger på en uppdelning av arkivet i ett antal huvudavdelningar vilka betecknas med stora bokstäver. Det allmänna arkivschemat, enligt Riksarkivets allmänna anvisning nr 13, har följande huvudserier.

Handlingar i arkivet ordnas enligt följande huvudavdelningar:
A    Diarier
B    Förteckningar
C    Protokoll
D    Kopior
E    Inkomna handlingar
F    Korrespondens

Serier

Inom varje huvudavdelning bildas underindelningar, så kallade serier. En serie består av handlingar av samma typ. Exempelvis inom huvudavdelning

A Diarier

I en förening är föreningens gästbok ett diarie. Även register och journaler kan vara det. Om alla brev som kommer in antecknas, bildas ett brevdiarium. Detta är den vanligaste formen av diarier. Kravet för ett diarie är att de anteckningar som görs i en handling sker dagligen eller med korta mellanrum.

Diarier är till stor hjälp i organisationen där antalet skrivelser och ärenden är stort.

B Förteckningar

De förteckningar som arkivbildaren själv har gjort införs här. Det kan vara medlemsförteckningar, inventarieförteckningar och liknande.

C Protokoll

De protokoll som arkivbildaren själv har skrivit kommer här, men inte de protokoll som har kommit från annat håll.

D Kopior

Kopior av avsända handlingar, till exempel avsända brev.

E Inkomna handlingar

Vanligen brev eller andra inkomna handlingar sätts här.

F Skriftväxling

En brevväxling som består av kopior av avsända handlingar som arkiveras tillsammans med inkomna handlingar. I dag försiggår en stor del av korrespondensen per e-post. Det är viktigt att man skriver ut korrespondensen på arkivpapper och att det arkiveras.

G Räkenskapshandlingar

Handlingar gällande räkenskapsföringen, dvs kassaböcker och verifikationer. I Bokföringslagen kan man läsa hur länge materialet bör sparas.

H Handlingar arkiverade enligt innehåll

Här placeras serier och grupper av handlingar, vilka har bildats enligt innehåll. Det kan vara en förenings äganderättshandlingar, arkivexemplar av arkivbildarens egna publikationer, till exempel föreningshistoriken, kursverksamhet, jubileer, insamlingar och kampanjer.

Huvudserierna A – H är de vanligaste. Men man kan också använda I – U.

Övriga handlingar

De handlingar som inte kan föras någon annanstans förs hit, till exempel tidningsurklipp, fotografier, föregångares arkiv.

En huvudserie uppdelas i underserier. Då kan C Protokoll se exempelvis ut:

  • C Protokoll
  • Ca Årsmötesprotokol
  • Cb Styrelsens protokoll
  • Cc Arbetsutskottets protokoll

Proveniensprincipen

Proveniensprincipen kallas också ursprungsprincipen eller den organiska samhörighetens princip. Den innebär att handlingarna skall förvaras på det sätt som ansluter sig till den ursprungliga ordningen. Till exempel om föreningen har byggt ett nytt föreningshus, så skall alla handlingar som gäller detta arkiveras tillsammans.