Hur skall man arkivera

Förvara och sätt de handlingar som uppkommer i den dagliga verksamheten genast i en sådan ordning att arkiveringen går lätt och smidigt.

Arkivering innebär (källa: Arkivera rätt, M. Grass och S. Andersson):

  • att man tar ställning till vilka handlingar som skall bevaras och vilka som skall gallras
  • att handlingarna ordnas efter det hjälpinstrument som heter allmänna arkivschema
  • att man i möjligaste mån bibehåller den ordning som skapats under verksamheten
  • att sådana handlingar som inte redan ligger i någon slags ordning förs samman och att man för dem skapar ordning genom att till exempel lägga dem kronologiskt, alfabetiskt eller efter ämne. Ändå icke så att enstaka handlingar plockas ur sitt sammanhang
  • att man tar bort gem, tejp, platsfickor och annat som kan skada handlingarna
  • att man lägger handlingarna i lämpliga förvaringsmedel till exempel arkivkartonger
  • att man gör en förteckning som redovisar handlingarna serie- och / eller volymvis. Förteckningen skall också innehålla upplysningar om arkivbildaren och arkivet och av vem och när det har ordnats
  • att man etiketterar volymerna och ställer upp dessa i lämpliga lokaler om möjligt i den ordning de har i förteckningen.

Utrymme

I de egna utrymmena förvaras de senaste, exempelvis de fem senaste årens, handlingarna. Utrymmena bör vara inbrotts-, brand- och vattensäkra. Förvaringsutrymmet skall vara dammfritt och ha en jämn rumstemperatur ca + 20 C resp. 40-60% luftfuktighet. För fotografier och film gäller + 10 C resp. 50% luftfuktighet. Är rummet soligt förvaras materialet i lådor. Dåliga förvaringsutrymmen är källare och vind. Starka magnetfält bör undvikas i de utrymmen där magnetband för ADB liksom ljud- och videoband förvaras.

Materialet

  • Tidningsurklipp kopieras på arkiveringspapper för att vara läsbara senare.
  • Undvik hundöron på pappren.
  • Undvik smulor av radergummi på pappret, för det gnagar bort texten.
  • Använd inte gummiband för att hålla ihop pappren.
  • Använd inte lim för att limma foton i album. Lim torkar bort under årens lopp.
  • Skriv namnen på dem som är på fotot, datum etc. Skriv i nedre kanten. I fotoaffären kan man köpa en specialpenna för detta ändamål.
  • Ät och drick inte samtidigt som du arkiverar.
  • Använd inte våta fingrar när du bläddrar i handlingarna.
  • Bättre än mappar är arkivkartonger som kan köpas till exempel från Kotelotyö. Packa handlingarna så tätt att de inte viker sig.
  • Vik aldrig stora handlingar, till exempel planscher. De skall helst förvaras slätt. Är det inte möjligt rullas de löst i en stor papprulle (kan köpas till exempel från posten).

Så här arkiverar man

När du arkiverar dina handlingar i en arkivkartong börja då med att ta en blyertspenna.

Skriv sen på skilda tomma konvolut; syrefria stora papper, som omsluter handlingarna, namnen på de olika buntarna med dokument. Handlingarna åtskiljs genom att de sätts i dessa konvolut och samtigt hålls handlingarna mer samlade. På mappen, på nedre delen av ryggraden ca 1 cm från botten, limmas en etikett.

På etiketten skrivs tydligt följande:
Syrenen rf. (föreningens namn)
Styrelsemötes protokoll
2005
Volym A 3 B: 14 . Det är bra att numrera och ha serier men koder behövs kanske inte i en liten samling och det kan bli bökigt och besvärligt med en "hemlig" kod. Det kan bli enklare att ta i bruk serier protokoll, korrespondens, klipp med mera.

Varje kartong binds om med arkivsnöre. De syrefria mapparna som Kotelotyö säljer och som de flesta använder har ett eget bomullsband och en knapp som man virar om och stänger med. Syrefritt papper kostar ca 200 euro för 2000 st pappersark och kan köpas från till exempel Kotelotyö. De vita konvoluten kan köpas från Arkistopalvelu.

För att hålla ordning och reda bland sina handlingar kan det var bra att årligen överföra arkivhandlingar från föreningslokalen till föreningens arkivutrymme. Där förvaras dokumenten i arkivmappar. Under arkiveringens mellanskede, det vill säga före det man arkiverar handlingarna i arkivmappar, kan man uppbevara dokumenten i dokumentportföljer. Sådana kan köpas från papershandeln.