Vad gör man med arkivet när föreningen upphör

Det finns flere möjligheter. I stadgarna står det vad den upplösta föreningen skall göra med sina ekonomiska tillgångar och inventarier. Lika viktigt är det att det finns en paragraf där det står vad den upplösta föreningen skall göra med sitt arkiv. Står det inte i stadgarna kan man göra beslut om det på det möte som besluter om upplösningen av föreningen. Exempelvis kan man överlåta arkivet till en annan liknande organisation. Föreningen kan också överlämna sitt arkiv till en arkivinstitution.

Slutarkivering

Efter några år är kanske föreningens arkivutrymme fullsatt. Det kan också finnas andra orsaker till att föreningen vill flytta bort sina handlingar från föreningens lokaliteter. Då kan man överlämna sina handlingar till slutförvaring i en arkivinstitution.
När handlingarna överförs till arkivinstitutionen skall kopior av förteckningen för det överlämnade materialet medfölja.

  • Vid överlämnande görs ett avtal gällande överlåtelse av materialet. 
  • I avtalet kan man komma överens om att handlingarna skall vara tillgängliga för forskning.

Man kan komma överens om att man när som helst kan ta bort handlingarna från arkivet. Man kan också komma överens om att "låsa" samlingarna för en viss tid.