Vad skall man arkivera?

Sällan har en organisation så stora utrymmen att de kan spara alla sina informationsbärande dokument.

Dokumenten indelas i två grupper:

  1. dokumenten som bör arkiveras
  2. dokumenten som kan kastas bort.

Det är bäst att hålla de båda kategorierna skilt i arkivet. Då är det lättare att gallra.

Det är främst skäl att spara de dokument som föreningen själv har producerat:

  • beslut som fattats
  • handlingar angående egen verksamhet
  • dokument från tidigare
  • historiker

Dokument som borde sparas

Det är en lång lista på dokument som man borde spara, bland annat:

  • protokollen med bilagor
  • årsberättelser och verksamhetsplaner
  • inkommen korrespondens
  • kopior av utgående brev
  • tal
  • föredrag
  • artiklar
  • föreläsningar
  • undersökningar
  • rapporter
  • förteckningar
  • stadgar
  • avtal fotografier
  • trycksaker man själv har producerat.

Angående räkenskaperna så säger bokföringslagen och skattelagstiftningen vad som gäller.

Vad behöver man inte arkivera?

Ständigt behöver man inte spara allt i arkiven.

Man gallrar bort sådant som har inkommit:

  • handlingar
  • cirkulärbrev
  • handlingar som kommit till kännedom
  • reklam.

Det är avsändarens uppgift att spara dessa.

I arkivet förvaras endast ett exemplar av alla handlingar. Man gallrar bort dubletter, kladdar, kopior utan anteckningar, trycksaker. Man kan utgå från att endast ett exemplar av varje handling skall bevaras i arkivet.

Kasta bort mappen

Det kommer mycken information till föreningarna som man inte har för avsikt att arkivera, utan materialet sparas en viss tid. Det kan vara en god idé att sätta all sådant material i en särskild mapp med rubriken "Kastas bort efter en tid". På de volymer som skall gallras skriver man, genast från början, årtal och en anteckning att de kan gallras. Alltid emellanåt går man igenom mappen och volymerna och kastar bort den information som inte längre behövs. Det är lättare att hålla ordning i arkivet på det sättet.