De vanligaste personuppgifterna

Börja med att fastställa syftet för behandlingen av personuppgifterna, alltså vad registret ska användas till. Till exempel en förening behöver personuppgifter för att kunna sköta medlemsärenden. Uppgifterna skall vara behövliga och felfria.

Den egentliga medlemsförteckningen

Minimikravet för ett medlemsregister kan man läsa i Föreningslagen (11§ mom 2).
Medlemsregistret bör innehålla två uppgifter:

  • medlemmens fullständiga namn
  • hemkommun

Ifall personen är utlänning antecknas dessutom uppgift över personens nationalitet.

Detta utgör den egentliga medlemsförteckningen, som alla medlemmar har rätt att ta del av.

Andra personuppgifter som är nödvändiga för föreningsverksamheten får också ingå i medlemsregistret, ifall bestämmelserna i personuppgiftslagen följs:

  • principerna för behandlingen av personuppgifter, kapitel 2
  • normerna för behandling av känsliga uppgifter och personbeteckning, kapitel 3
  • hur den registrerades lagstadgade rättigheter skall följas, kapitel 6.

Vanliga personuppgifter

I föreningens stadgar står det vilka uppgifter som samlas in och på vilket sätt man håller kontakt med medlemmarna.
För att hålla kontakt med medlemmarna behövs uppgifter över medlemmens namn och hemort, adress, telefonnummer, mobiltelefonnummer och e-postadress.

Det kan vara bra att anteckna i medlemsregistret om att medlemsavgiften har betalats. Övriga uppgifter som kan vara till nytta för föreningens verksamhet är medlemmens yrke, utbildning, särskild kompetens och hobbyn.

Det viktigaste är att föreningen kan motivera för sina medlemmar att de uppgifter som samlas in är behövliga.

Personbeteckning

Insamlingen och behandlingen av personbeteckning finns i PuppL 13 §. Uppgiften får samlas in endast med den registrerades entydiga samtycke eller när behandlingen regleras enligt lag. I vissa fall kan uppgiften få samlas in om det är nödvändigt att entydigt individualisera den registrerade, men oftast räcker det med födelsedatum. Det är viktigt att komma ihåg att personbeteckningen inte antecknas i onödan i dokument.

Känsliga uppgifter

Att behandla känsliga uppgifter är a priori förbjudet. Känsliga uppgifter får insamlas endast under specialförutsättningar. Känsliga uppgifter är till exempel ras eller etniskt ursprung, politisk uppfattning och hälsotillstånd. En förteckning över uppgifter finns i PuppL 11 §.

I undantagsfall kan man göra det med den registrerades entydiga och frivilliga samtycke. Känsliga uppgifter skall utplånas ur registret genast när det inte längre finns någon grund för dess behandling. Detta skall bedömas minst vart femte år.