Ansvarsfördelningen under mötet

Ordförande och sekreterare har en central roll vid mötet. Här betraktas deras roller speciellt ur mötets synvinkel. Även protokolljusterare och rösträknare har en viktig uppgift. Lägg märke till att mötesordförande inte behöver vara samma person som föreningens (=styrelsens) ordförande.

Föreningsordförande/styrelsen

Ordföranden och styrelsen ansvarar för kallelsen och förberedelserna inför mötet.  Styrelsen bereder också eventuella motioner till föreningsmötet och andra ärenden som skall behandlas. Dessutom behövs också en föredragningslista som vanligen styrs av föreningens stadgar. De praktiska arrangemangen kan sekreteraren eller föreningens kansli ta hand om.

Mötesordförande

Mötesordförandes uppgifter:

  • Leder mötet
  • Ser till att ett protokoll blir skrivet och justerat och att alla beslut finns nedtecknade

Under mötet leder ordförande mötet. Då det blir omröstning eller förrättas val leder ordförande dessa och berättar om resultaten. Det är på ordförandes ansvar att protokollet blir skrivet.

Ordförandes uppgift är att upprätthålla ordningen under mötet. Till en av de vanligaste ordningsfrågorna hör att se till att alla talare håller sig till sak och att vid behov begränsa talturerna och diskussionen.

Ordförandes roll är också att balansera styrkeförhållandena. Det betyder att ordförande ser till att alla ges en chans att få uttrycka sin åsikt, oberoende om man är pratsam eller tystlåten, man eller kvinna, föreningsvan eller nybörjare, chef eller underordnande. Dessutom hör det till ordförande att sammanfatta diskussionen och notera beslutsförslag.

Besluten på föreningsmötet förverkligas av föreningens styrelse.

Sekreterare

Sekreteraren hjälper föreningsordförande med praktiska ärenden före mötet, kopierar möteshandlingarna och postar dem, reserverar möteslokalen och ordnar med trakteringen samt sköter informationen och dokumentationen efter mötet. Sekreteraren kan också hjälpa till vid verkställandet av besluten.

Vid styrelsemötena fungerar föreningens sekreterare som protokollförare. Vid andra möten, till exempel årsmötet, kan vem som helst av deltagarna väljas till protokollförare om inte föreningens stadgar anger annat. Mötets sekreterare eller protokollförare skriver protokollet men ordförande är ansvarig för det och undertecknar det först. Vid behov utses flera hjälpsekreterare under ett möte.

Protokolljusterare och rösträknare

Protokolljusterare och rösträknare väljs i början av mötet. Det är vanligt att på föreningsmötet välja samma personer till dessa båda uppdrag. Det är dock inte att rekommendera. Om protkolljusterna också skall räkna röster så kan de ju inte samtidigt följa med vad som händer under mötet. 

Protokolljusterarnas uppgift är att granska att protokollet följer händelserna på mötet. Notera dock att protokolljusterna inte har rätt att ändra i protokollet. Om de inte kan godkänna protokollet kan de meddela sina synpunkter till mötesordförande som överväger eventuella ändringar. Är man fortfarande inte överens kan protokolljusterna vägra underteckna protokollet. Då måste det behandlas av ett nytt föreningsmöte.

Initiativet till mötet

Initiativet till mötet och de ärenden som behandlas kan komma från en medlem. Styrelsen kan sammankalla mötet eller det kan vara ett möte som enligt stadgarna skall hållas. Föreningens stadgar har vanligen stipulationer om hur detta går till.