Föredragningslista

Föredragningslistan är en förteckning över de ärenden som ska behandlas på ett möte. Ett namn som ibland används synonymt är dagordning, men denna innehåller egentligen annat än rena ärenden, till exempel kaffepaus och föredrag.

Ledamöterna i en styrelse bör alltid få föredragningslistan/ dagordningen tillsammans med kallelsen till mötet. Det är inte trevligt att komma till ett möte och vara oförberedd på dagens ärenden. Föredragningslistan bör, som alla andra dokument, innehålla ett dokumentnamn, Föredragningslista, och tidpunkt för möte. Vidare naturligtvis de ärenden som skall behandlas.

Vid föreningens årsmöten är föredragningslistan vanligen enligt föreningens stadgar + eventuella extra ärenden. När föredragningslistan fastställs spikas också i vilken ordning ärendena behandlas. Detta kan vara viktigt om man inte kan delta i hela mötet. Å andra sidan kan ett föreningsmöte med majoritetsbeslut ändra ordningsföljden i föredragningslistan.

Vid verksamhetsårets början kan med fördel en plan för framtida styrelsearbete göras upp. Den innehåller då en sammanställning av de ärenden som kan förutses och tidsbestämmas. En stomme för varje möte finns därmed färdig och denna kompletteras med nya ärenden. Kommande år gäller i stort sett samma planering. Som exempel kan nämnas att vid första styrelsemötet får konstituering av styrelsen och utseende av firmatecknare ej glömmas bort, för april månads utgång ska ansökan om föreningsbidrag ha inlämnats och så vidare. Se exempel nedan.

Ärendena grupperas enligt följande:

  • Typ
  • Punkt
  • Exempel eller kommentar
  • Öppningsärenden
  • Öppnande: "Mötet öppnades och över den avlidna …"
  • Justering
  • Föredragningslista
  • Registreringsärenden
  • Föregående mötes protokoll
  • Genomgång: ta upp frågor på nytt
  • Rapporter från verksamheten (ekonomi, kommittéer, …)
  • Bra att ta dessa ärenden nu och inte på Övriga ärenden
  • Anmälan av inkomna skrivelser
  • Stadgeenliga ärenden
  • Konstituering
  • Namntecknare
  • Bordlagda ärenden (ärenden från tidigare möten)
  • Nya ärenden (ärenden som beretts i förväg)
  • Föredragning/diskussion/beslut: "Beslut: …", "Styrelsen beslutar, att …"
  • Inga nya ärenden innan de gamla klarats av
  • Övriga ärenden (ärenden som tas upp på mötet)
  • Ej beslut
  • Avslutning: "Mötet avslutades. I anslutning till mötet avtackades …"

Då man gör upp en föredragningslista kan det vara klokt att sätta de viktigaste ärendena i början av listan. I slutet kan man lägga de ärenden som kan bordläggas eller är av mer formell art, till exempel rapporter och statistik. För att spara porto kan man skicka föredragningslistan tillsammans med möteskallelsen. Föredragningslistan kan också delas ut på mötet. Det är bra om alla kan få ett eget exemplar av den.