Möteskallelse

För att informera medlemmarna om att ett möte kommer att hållas sänder man i god tid före mötet ut en möteskallelse. Hur detta skall ske framgår ur föreningens stadgar. I föreningar som nyligen ändrat sina stadgar har det dykt upp många nya, moderna sätt att sända kallelse. Också e-post och sms-meddelande är godtagbara sätt att sända kallelse (om det nämns i stadgarna).

Tillsammans med den kan man också sända föredragningslistan.

Av möteskallelsen skall det framgå följande:

  • Möteskallelse
  • Föreningens namn
  • Vilket slag av möte
  • Platsen var mötet hålls, datum och vilket klockslag
  • Om det finns en möjlighet att delta på distans (nytt från 1.9.2010)
  • Vilka ärenden som kommer att behandlas
  • Underskrift, ort och datum

Då det gäller föreningsmöte (årsmöte) måste ärendena alltid nämnas i möteskallelsen. Alternativt kan man ha en hänvisning till föreningens stadgar. Observera att ifall man vid föreningsmötet vill fatta beslut även i andra ärenden än de som är nämnda i föreningens stadgar, måste dessa ärenden nämnas i kallelsen. Dyker det upp betydande ärenden under mötet, vilka inte finns på föredragningslistan, kan de diskuteras. Beslut kan inte fattas om ärendet är så betydande att det kan tänkas påverka medlemmarnas närvaro.

Det är bra att ta till vana att alltid nämna ärendena i möteskallelserna, då vet mötesdeltagarna vad det är fråga om. Under kallelsen skriver man ort, datum och underskrift. I tidningsannonser hänvisas oftast till stadgarna eftersom det kräver mindre spaltutrymme.

Ändringen av Föreningslagen från 1.9.2010 föranleder också vissa nya krav på kallelsen. Särskilt om föreningen efter stadgeändring tar i bruk möjligheten att delta i mötet på distans. Då måste medlemmar få noggranna beskrivningar på hur distansdeltagandet går till, vilka ärenden det gäller och så vidare. Se närmare i avsnittet Föreningslagen.

För styrelse och andra möten i föreningen finns inga officiella formkrav på möteskallelsen. Men det säger sig självt att välförberedda möten underlättar och försnabbar mötet.