Mötets gång

Föredragningslistan följs under mötet och ärendena behandlas i den ordning de finns på listan, ifall mötet inte annat besluter. Mötet börjar med inledande åtgärder. Därpå följer meddelanden, ärenden som det fattas beslut om, det vill säga orsaken till att mötet hålls, övriga ärenden och avslutande åtgärder.

Angående ärenden som tas upp under övriga ärenden, kan beslut inte alltid göras, men diskuteras. Betydande övriga ärenden måste nämnas i kallelsen för att man skall kunna besluta om dem under mötet. Däremot finns inte dylika krav på styrelsemöten, där man i frågor under övriga ärenden också kan göra beslut.

Klubban

Klubban är ett viktigt redskap för ordföranden. Den bör användas med auktoritet och finess. Ju större sammankomst destu viktigare. Med klubban slår ordförande fast beslut, påkallar uppmärksamhet och tystar ner talare som avviker från ämnet eller talar för länge.

Diskussion och beslut

Då ärendet tas upp till behandling är det någon som föredrar ärendet och ger ett förslag till lösning. Vanligen har styrelsen ett beslutsförslag i föredragningslistan. Därpå följer diskussion. Ordförande öppnar diskussionen genom att till exempel säga "härmed öppnar jag diskussionen". De som ber om ordet antecknas och får taltid i tur och ordning. När diskussionen inte mer ger nya synvinklar kan ordförande säga att diskussionena avslutas efter nu antecknade talturer. Ordförande avslutar diskussionen med att säga "härmed avslutar jag diskussionen" och knackar i bordet med klubban.

Därefter sammanfattar ordförande förslagen. När det endast finns ett understött förslag kvar eller då det gäller personval, lika många kandidater som platser, avslutas diskussionen. Ordförande meddelar mötets beslut.

Efter detta har mötesdeltagarna möjlighet att uttrycka eller låta anteckna sin avvikande åsikt om beslutet.

Vilka ärenden behandlas på föreningsmötet (årsmötet)?

Ärendena som behandlas på föreningsmötet varierar beroende på om föreningen har ett eller två föreningsmöten per år. I föreningar med två möten behandlas på våren årsberättelse, bokslut, verksamhetsgranskningsberättelsen och beviljande av ansvarsfrihet för föregående kalenderår. På hösten godkänns till exempel verksamhetsplan, budget samt förrättas styrelseval samt val av verksamhetsgranskare eller revisorer. Om föreningen har endast ett årsmöte äger det rum på våren och då behandlas förstås alla ärenden på det.

Omröstning

Vanligen finns i föredragningslistan styrelsens förslag till beslut. Detta behöver inte understödas. Om nån föreslår ändringar i förslaget måste ändringsförslaget (eller -förslagen) understödas, annars förfaller det/de. Finns det flere förslag förrättas omröstning. Om inte i stadgarna anges annat så är det majoriteten av rösterna som avgör.

Om det finns flera ändringsförslag avgör mötesordförande i vilken ordning omröstningen sker. Det vanliga är att det mest avvikande förslaget ställs mot det näst mest avvikande och så vidare tills man har kvar ett ändringsförslag mot styrelsens förslag. Om det också finns ett förslag om bordläggning inleder man omröstningen med att första besluta om bordläggning eller fortsatt behandling under mötet.

Val

Gäller det personer förrättar man val. Om valsättet kan man bestämma i föreningens stadgar. Om inget nämns om valen i stadgarna är det också här majoritetsomröstning som gäller. Vid ordförandeval krävs det i bland att segraren måste få över 50 procent av de närvarandes röster. Om det då finns fler än två kandidater krävs det ibland flera röstningsomgångar.

Val förrättas alltså när det finns flera kandidater till posten. Mötesordförande skriver upp namnen på de föreslagna personerna, även dem som inte har fått understöd. Därefter granskas att alla är valbara. Sedan läser ordförande upp kandiaternas  namn och anger tydligt villkoren för omröstningen. Om det till exempel finns  två lediga styrelseposter men flera kandidater informerar ordförande om att att mötet får rösta på högst två kandidater. Röstsedlar med flera namn än två förkastas. Ordförande kan också tillåta att endast för- eller efternamn får användas på röstsedeln om det inte finns risk för feltolkningar.

Rösträknarna

Rösträknarna för mötet är vanligtvis två och har valts i början av mötet. Har det inte gjorts så väljs de i detta skede. Också om det råkar gå så att en av rösträknarna är föreslagen i val kan man i detta skede välja en ny rösträknare. Rösträknarna räknar och granskar de angivna rösterna. Resultatet ges till mötesordförande som läser upp det för mötet. Rösträknarna kan också skriva ett enkelt protokoll över rösträkningen där det framgår hur många röstsedlar som insamlats, resultat från omröstningen eller valet, inklusive eventuella blanka och förkastade röstsedlar.

Om rösträknarna är oeniga om tolkningen av röstsedlar, det finns flera röstsedlar än röstberättigade eller andra liknande problem kan de kontakta mötesordförande och diskutera problemen. Mötesordförande avgör i så fall hur mötet eller omröstningen går vidare. Vid behov kan omröstningen eller valet till och med tas om.