Styrelsemedlemmarnas uppgifter

Styrelsen består av minst tre medlemmar av vilka en skall vara ordförande. Oftast finns det i föreningar fler än tre styrelsemedlemmar. De flesta föreningar väljer också minst en viceordförande. Sekreterare eller kassör kan utses inom eller utom styrelsen. I större föreningar fungerar ofta anställd personal (funktionärer) som sekreterare och kassör. Medlem i en föreningsstyrelse får inte vara försatt i konkurs.

Ordförande

Ordförande är egentligen styrelsens ordförande fastän man i dagligt tal brukar tala om föreningens ordförande. Den formella ställningen är inte starkare än för övriga medlemmar. I praktiken kan ordförande dock påverka mycket i en förening. Ordförande kan uttala sig ensam i föreningens namn. Ordförande måstet vara minst 18 år och myndig och får inte vara försatt i konkurs. Dessutom bör ordförande vara bosatt i Finland.

Social och driftig

För ordförande är det mera personliga egenskaper och karisma som inverkar. En bra ordförande är en person som är social och som har lätt att komma överens med andra människor. Ordförande bör vara en driftig person som sätter igång och slutför arbetet, med en bra organisationsförmåga, ett ordningssinne och en förmåga att se helheter framom detaljerna. En bra ordförande vågar ta risker och tål osäkerhet. Den ordförande som har en brinnande iver och stark motivation att befrämja föreningens mål och vision och leda förtroendemännens arbete har stora förutsättningar att lyckas.

Samordna, delegera och leda möten

Man kan se ordförande som en arbetsledare som samordnar föreningens verksamhet. För att få tiden att räcka till, till de otaliga uppgifterna, är det viktigt att ordförande kan delegera och därefter kolla att allt har blivit gjort. Allt för många ordförande gör allt jobb ensamma.

Som namnet säger hör också till uppgifterna att leda möten. För att lyckas med det skall styrelseordförande ha stor kunskap och en förmåga att snabbt kunna fatta beslut. För att mötesförhandlingarna inte skall bli för formella och för att det skall gå raskt undan krävs också att man har lätt för att improvisera och att man är flexibel.

Föreningslagen

I lagen står följande att läsa om ordförandes uppgifter:

Ordförande tecknar föreningens namn ifall inte annat står i stadgarna. I praktiken är det vanligt att namnet tecknas tillsammans med viceordförande eller annan styrelsemedlem, till exempel kassören.

Ordförande undertecknar olika anmälningsblanketter som lämnas in till föreningsregistret (alternativt anmäler dom elektroniskt med sina personliga nätbankskoder):

  • grundanmälan
  • förändringsanmälan då stadgarna ändras eller föreningens namntecknare ändras
  • anmälan om upplösning av föreningen.

Sammanfattningsvis kan man säga att ordförande i huvudsak borde koncentrera sina krafter på följande:

  • att leda styrelsen
  • sköta om de yttre kontakterna
  • utveckla föreningen 
  • framförallt sköta om de praktiska tingen eller se till att de blir skötta av funktionärerna

Viceordförande

Viceordförandens formella ställning är ännu svagare än ordförandens. I lagen står ingenting nämnt om dennes uppgifter. Eftersom viceordförande är ordförandens ersättare, måste han uppfylla de krav som ställs på en ordförande, alltså vara 18 år gammal och ha finskt medborgarskap och inte vara omyndigförklarad. Dessutom bör han vara ordinarie styrelsemedlem.

Viceordförandens uppgift är att fungera som ordförandens ersättare då ordförande inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag.

Ifall ordförande avgår under perioden till exempel flyttar till annan ort, går i konkurs eller avlider förrättas ett nytt val vid nästa årsmöte eller så sammankallar styrelsen till ett extra årsmöte. Viceordförande blir inte automatiskt styrelseordförande men sköter givetvis ordförandes uppgifter till det att föreningen valt ny ordförande. I stadgarna står det hur man skall gå till väga.

Att vara viceordförande är inte så betungande. Ibland är det ett hedersuppdrag. Idealet är att viceordförande jobbar bra tillsammans med ordförande och kanske kan sköta en del av ordförandens uppgifter. I en del föreningar är tågordningen den, att viceordförande efterträder ordförande när denne avgått. Viceordförande kan också få andra uppgifter till exempel fungera som informatör. I föreningar med många olika intressegrupper väljs viceordförande oftast från en annan grupp än ordförande för att ge en viss balans i styrelsens sammansättning.

Sekreterare

Sekreteraruppdraget är ytterst viktigt och går ut på att underlätta de övriga styrelsemedlemmarnas arbete och därför syns arbetet inte direkt. Mest syns det då det blir ogjort. Sekreterarens jobb sköts vanligen i bakgrunden. Till sekreterare är det bra att välja en ansvarsfull person med ordning och reda. Om sekreterarens uppgifter står det ingenting nämnt i lagen. Sekreteraren kan styrelsen välja inom sig eller så en person utanför styrelsen. I föreningar med anställd personal är de vanligen en anställd som sköter sekreteraruppdraget.

Till sekreterarens uppgifter hör att skriva protokoll och se till att de blir justerade och vid behov skriva protokollsutdrag. Notera dock att det alltid är ordförande som ansvarar för protokollet och undertecknar det först. Sekreteraren sköter största delen av föreningens korrespondens och håller kontakt med myndigheterna. Tillsammans med ordförande uppgör sekreteraren förslag till verksamhetsplan och årsberättelse, vilka behandlas av styrelsen och godkänns av föreningsmötet. Sekreteraren samlar ihop, kopierar och postar möteshandlingarna. Hon/han ansvarar för att medlemmarna blir kallade till mötena och styrelsemedlemmarna till styrelsemötena, men observera: på uppdrag av ordförande. Förberedelserna av mötesärendena och möteshandlingarna gör ordförande.

Till övriga sekreteraruppgifter kan höra till exempel skötseln av medlemsregistret, praktiska arrangemang kring möten och arkivering. Många av dessa uppgifter kan också skötas av en annan styrelsemedlem eller funktionär, beroende på vad som är mest ändamålsenligt.

Kassören

Precis som sekreterarens arbete så är kassörens arbete ytterst viktigt men relativt osynligt. Ibland syns det endast då det blivit ogjort. Styrelsen väljer kassören antingen inom sig, bland medlemmarna eller en person utanför föreningen.

Kassörens uppgifter är mer eller mindre självskrivna. Skötseln av den praktiska ekonomin vilket innefattar betalningsrörelsen, bokföringen och handkassan. Kassören gör ett utkast till bokslut, följer med budgeten och informerar styrelsen, bistår styrelsen vid planering av ekonomin det vill säga gör mellanbokslut och budgeten, finansieringskalkyl och gör ett utkast till skattedeklaration, om en dylik måste göras.

Kassören bör se till, för sitt eget bästa, att styrelsen nedtecknar alla viktiga ekonomiska beslut i protokollen.

Styrelsen som helhet har det yttersta ansvaret för vad kassören gör och för föreningens ekonomi och bokslut.

Informatören

Informatörens uppdrag är att få föreningen att synas utåt. Också internt finns det många informationsuppgifter. I stora föreningar med många medlemmar kan kontakten med de egna medlemmarna vara ett problem. Informatören kan vara en styrelsemedlem.

Alla i styrelsen har lika ansvar för att informationen och kontakterna utåt fungerar. Läs mera i avsnittet information.

Övriga styrelsemedlemmar

Alla i styrelsen har inte någon speciell titel. Det skulle vara bra om alla ändå hade ett eget ansvarsområde. Om inte så tilldelas de arbetsuppgifter efter behov.

Annan arbetsfördelning

Ovan uppräknade uppgifter för sekretere, kassör och informatör mfl är enbart exempel på arbetsfördelningen i en förening. Ingenting hindrar att styrelsen fördelar uppgifterna annorlunda. Kassören kan också föra protokoll medan sekreteraren kanske betalar fakturorna.