Löner

I lagstiftningen finns inte definierat någon minimilön. Däremot anges den i olika kollektivavtal och varierar förstås från bransch till bransch. I arbetsavtalslagen sägs att man inte får betala mindre lön än allmänt förekommande inom branschen. Problemet för föreningar kan dock vara att definiera till vilken bransch man hör. Information om lönenivåer kan man numera hitta på nätet. Till exempel Finlands företagare har omfattande information om gällande avtal under rubriken Työnantanjan ABC. Också arbetarskyddscentralen (www.tyoturva.fi) har information om arbetsavtalsfrågor. Också arbets- och näringsministeriet har gjort en broschyr om arbetsavtalslagen och hur den skall tillämpas.

Lönebetalningsdagen anges i arbetsavtalet. Lönen måste betalas senast den sista i månaden men kan betalas när som helst under månaden och minst en gång per månad. Oftast åtminstone litet i efterskott. Löntagaren måste få en specifikation över löneuträkningen.

Arvoden och mötesarvoden

Arvode är egentligen en synomym till lön. Ett arvode behandlas i regel på samma sätt som en lön. Undantaget utgörs av mötesarvoden som för förtroendemän i allmännyttiga föreningar är befriade från sociala avgifter och pensionsavgifter eftersom det att man är invald i en styrelse inte betyder att man är i arbetsförhållande till föreningen.

Lönebetalning

Innan man skall betala lön gäller det att kontrollera att alla nödvändiga handlingar finns med. De viktigaste är:

  • Arbetsavtal
  • en faktura/utanordning över vad som skall betalas, varför och till vem
  • löntagarens skattekort, bankkontakt och adress. Om skattekort inte finns behövs i alla fall löntagarens personnummer.

För löneberäkning och –bokföring finns att köpa löneprogram. Har man endast några anställda klarar man sig bra utan eller med ett vanligt kalkylprogram. Numera kan man också utan ersättning använda skatteverkets tjänst palkka.fi. som är ett löneberäkningsprogram på nätet. Samtidigt sköts nödvändiga anmälningar till skatteverket och försäkringsbolag.

Avdrag från lönen

Den som får lön står själv för en del av bikostnaderna. Från lönen eller arvodet skall innehållas följande summor (år 2017) innan betalning görs:

  • Förskottsinnehållning enligt direktiven i mottagarens gällande skattekort. (Kontrollera att skattekortet gäller under betalningsdagen)
  • Arbetstagarens pensionsavgift (år 2017 = 6,15 procent för 17-52 åringar och 63-67 åringar. För 53-62 åringar är procenten 7,65)
  • Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringspremie (1,60 procent år 2017). Denna gäller för arbetstagare i åldern 17-64 år

Nettoutbetalningen för ett arvode på 2 000 euro kan därför bli till exempel:

Lön 2 000,00 euro
Förskottsinnehållning 22 % - 440,00 euro
Pensionsavgift 6,15 % -123,00 euro
Arbetslöshetsförs.premie 1,60%      -32,00 euro
Betalas netto 1 405,00 euro

 

Andra löner

Lön för sjukdomstid

Arbetstagaren har rätt till åtminstone en del av sin lön under sin sjukdomstid. Då arbetsförhållandet varat minst en månad har man rätt till lön under dagen man insjuknat plus nio vardagar (lördag inkluderas). Detta som ett minimum. Principen är att lön betalas för en längre sjukdomstid enligt hur längre man varit anställd. I kollektivavtal ingår vanligen tabeller över hur länge man skall betala lön under sjukdomstid. Om arbetsförhållandet varat under en månad har man rätt till 50 procent av sin lön under sjukdomstiden.

FPA ersätter en del av arbetsgivarens kostnader för sjuktidslön men också här är arbetsgivarens självrisk 1+9 dagar. Flera korta sjukdomstider under en viss period kan dock räknas ihop.

Semesterlön

Under årssemester har löntagaren rätt att få sin normala lön. För månadsavlönade gäller den vanliga lönen medan det för timavlönade och mera oregelbundet arbetande finns särskilda uträkningssätt och koefficienter som anges i semesterlagen. Semesterlönen räknas ut så att månadslönen divideras med antalet verkliga arbetsdagar i semestermånaden, tex juli. Denna dagslön multipliceras med antalet semesterdagar som är vardagar (ej lördagar!). Exempel: Lön 2500/22 x 25 (antalet vardagar under fem veckor = 30 dagars semester) ger en semesterlön på 2840,90 euro.

Semesterersättning

Då det finns outtagen semester då arbetsförhållandet upphör får arbetstagaren en semesterersättning. Formeln för uträkning av denna är: Antalet införtjänade semesterdager gånger månadslönen dividerat med 25. (Ex 24 x 2000/25 = 1 920 euro). Om arbetsförhållandet är kort betalas semesterersättning i procent av utbetald lön: nio procent om man varit anställd under ett år och 11,5 procent om man varit över ett år. I princip berättigar alla arbetsförhållanden numera till semesterersättning eller semester.

Semesterpremie

Semesterpremien är ingen lagstadgad förmån så en obunden arbetsgivare måste inte betala den. De flesta kollektivavtal har dock bestämmelser om semesterpremier. Vanligen är den 50 procent av semesterlönen. I exmplet ovan är semesterlönen 2840,90. Premien är då 1420,45.

Se närmare på sidan Semester.

Arbetsgivarkostnader

När man betalar lön eller arvode uppstår så kallade lönebikostnader vilka uträknas från bruttolönen plus eventuellt värde av naturaförmån (2017):

  • Sjukförsäkringspremie (tid. socialskyddsavgift) = 1,08% för privata arbetsgivare
  • Pensionsavgift för arbetsgivaren = ArPL-pension ca 18,7 %
  • Arbetslöshetsförsäkring = 0,80%
  • Lagstadgad olycksfallsförsäkring som innehåller olycksfalls-, och grupplivförsäkring. Premien för dessa är ca 0,3-0,5 procent år 2017. Minimipremie för olycksfallsförsäkringen är dock 92 euro/år.

Ovan nämnda arbetsförhållande kostar alltså för föreningen minst 2 000 euro + 21,60 euro + 374 euro (ArPL) + 16 euro + 10 euro  = 2 421,60 euro. Så bikostnaderna för fast anställda år 2017 är cirka 21,1 procent av lönen. Till detta kommer ännu semesterkostnaden. Löntagaren förtjänar in två dagar semester i månader den första tiden för att sedan öka till 2,5 dagar per månad. Alternativt kan man räkna i procent av lönen så att semesterersättningen är 9 % av införtjänad lön första året och 11,5 procent i fortsättningen. Också korta arbetsförhållande berättigar till semesterersättning.

Naturaförmåner

Utöver lönen eller som ett komplement till en del av lönen kan arbetsgivaren bjuda olika formera av naturaförmåner. De vanligaste är kost- och telefonförmån. Bil- och bostadsförmån är inte så vanlig i föreningar men resan till arbetet och olika motionsförmåner har börjat förekomma. Men också naturaförmåner likställs med löner av skatteverket som årligen fastslår värdet av dessa förmåner genom officiella beslut. Se www.skatt.fi. Detta värde skall sedan beaktas när man innehåller skatt och betalar andra lönebikostnader.

Om löntagaren till exempel fritt får använda arbetsgivarens telefon (fast eller mobil) är förmånen värd 20 euro (2016). I praktiken innebär det att förskottsinnehållning, socialskyddsavgift och andra avgifter skalla räknas på 2020 euro i exemplet ovan. Lönen är fortfarande 2000 euro men till den läggs värdet av telefonförmånen 20 euro då man räknar ut förskottsinnehållningen och lönebikostnaderna.

(Observera att telefonförmånen kan gälla endast samtal och text och multimediameddelanden. Om det i telefonräkningen ingår annat som till exempel köp av service skall dessa summor antingen dras från lönen eller anses som lön och beskattas normalt.) Köp av spårvagnsbiljett kan godkännas om det gäller resa för arbetet (men inte från hemmet till arbetsplatsen och vice versa).

Skatteinnehållningar och socialskyddsavgifter anmäls och inbetalas till skatteverket, senast den 12 (eller följande bankdag) i den på arvodesbetalningen följande månaden om man är registrerad arbetsgivare. För tillfälliga arbetsgivare och anmälningar som inte sker via ett skattekonto är sista anmälningsdag redan den 7. följande månad. I bokföringen rekommenderas ett särskilt skuldkonto, där man bokför innehållningen och socialskyddsavgiften i samband med arvodesutbetalningen som skuld till staten. Detta konto debiteras då innehållning och socialskyddsavgift inbetalas till länsskatteverket.
 

Skatteinnehållningens storlek

Arbetstagaren skall till löneutbetalaren lämna uppgift om den procentsats som enligt skattekort skall innehållas. Vanligen anges på skattekortet två olika procentsatser, en för huvudsyssla, en för bisysslor. Men det finns också andra typers skattekort. I vissa står antecknat vad löntagaren förtjänat tidigare under året vilket har sin betydelse om skatteprocenten stiger efter en viss lönenivå. På skattekorten finns anvisningar om hur de skall användas. Om löntagaren inte presenterar sitt skattekort alls innehålls 60 % av lönen. Skattekortet för huvudsyssla och graderat skattekort skall finnas i original hos arbetsgivaren medan det räcker med kopia av övriga skattekort. (Närmare information på www.skatt.fi)

Skatteförvaltningen har ju ett anmälnings och -betalningssystem som kallas periodskattedeklaration och skattekonto. Kunden redovisar och anmäler sina skatter alla på en gång och betalar totalsumman till ett skattekonto hos skatteförvaltningen. För att använda systemet på webben behövs en så kallad KATSO-kod. Det går att anmäla med pappersblanketten forftarande men dessa bör vara skatteförvaltningen tillhanda redan den 7. dagen varje månad. För webbdeklaration av skatter är förfallodagen den 12.
 

Socialskyddsavgift > Sjukförsäkringspremie

Socialskyddsavgift har ändrat namn till arbetsgivarens sjukförsäkringspremie och betalas för alla löner och beskattningsbara naturaförmåner. Premien beräknas på samma lön som man gör förskottsinnehållning på. Avgiften betalas också om förskottsinnehållningen är noll.

Sjukförsäkringspremiens storlek (2017 = 1,08%) varierar från år till år och kan till och med justeras under kalenderåret. Är man osäker på dess storlek kan man höra efter hos skattestyrelsen eller den egna kommunens skattebyrå. (www.skatt.fi).
 

Obligatoriska personalförsäkringar

Personalförsäkringarna fungerar så att då man har personer i arbetsavtalsförhållande bör arbetsgivaren göra avtal med försäkringsbolag eller anmäla sig till arbetslöshetsförsäkringsfonden. Ett arbetsförhållande uppstår då man kommer överens, också muntligen, om att någonting skall utföras mot betalning.

Man uppskattar sina löneutbetalningar under ett helt kalenderår och betalar pensionsförsäkrings- , arbetslöshetsförsäkrings- och olyckfallförsäkringen (såväl arbetsgivarens som arbetstagarens andelar) i förskott. Pensionsavgiften kan också redovisas varje månad. Dessa avgifter kan gärna bokföras på ett skuldkonto i bokföringen. Själva kostnaden bokförs först när lönen betalas eller till exempel i slutet av varje månad.

Som tidigare nämnts betalar löntagaren själv en viss andel av pensionspremien och arbetslöshetsförsäkringspremien. Arbetsgivaren innehåller löntagarens del och betalar båda delarna till försäkringsbolagen. Till löntagaren ges intyg över hur mycket som avdragits. Notera i bokföringen att det förstås bara är arbetsgivarens del som är en kostnad för arbetsgivaren/föreningen.
 

ArPL-försäkring

För ArPL-pensionsavgifter måste man göra ett avtal med ett pensionsförsäkringsbolag om man har regelbunden lönebetalning på minst 8100 euro/6 månader.
Om lönen blir under gränsvärdet måste man inte göra avtal utan kan betala försäkringen som tillfällig arbetsgivare. Det är vanligen ca 1 procent högre avgift om man inte har avtal. Enstaka löner under 58,19 euro (2017) i månaden behöver inte ArPL-försäkras.

I praktiken uppskattar man sina löner och betalar en förskottsavgift till pensionsbolaget på basen av uppskattningen. Man kan komma överens om att betala i en eller flera rater per år. Ju mer man betalar i förskott desto större ränteförmån får man. Om det är svårt att uppskatta lönerna eller lönebetalningen är oregelbunden lönar det sig att anmäla per månad vid behov. Efter anmälan får man då en faktura av pensionsbolaget. Anmälan bör göras genast då kalendermånaden då lönen betalts är slut ty pensionsavgiften måste betalas senast den 20. följande månad.

Årsanmälare anmäler en gång per år i januari föregående års löner och lönen per anställd.

Totalpremien för pensionsförsäkringen är ca 24-25 procent varav löntagaren betalar 6,15 - 7,65 procent.
 

Arbetslöshetsförsäkring

Arbetslöshetesförsäkringen administreras  av Arbetslöshetsförsäkringsfonden. En arbetsgivare anmäler sig som lönebetalare och betalar också här premien i förskott i tre rater. Man kan också automatiskt hamna hit eftersom arbetslöshetsförsäkringsfonden kontrollerar med skatteverket vem som betalar lön.

För löner till anställda mellan 17-64 år betalas arbetslöshetsförsäkringspremi. Premien är år 2017 för arbetsgivaren 0,8% procent av löner och förmåner medan arbetstagarens andel är 1,6%. Arbetsgivaren drar av arbetstagarens andel från lönen och redovisar också den till fonden. Om man har sammanlagt löner under 1200 euro per år behöver man inte betala arbetslöshetsförsäkringsavgift.


Lagstadgad olycksfallsförsäkring

Avtal måste också göras för den lagstadgade olycksfallsförsäkringen som sköts av skadeförsäkringsbolag. I denna ingår också en grupplivförsäkring. Här gäller minimigränsen att man har personal anställd mer än 12 dagar per år. Det kan var en person eller flera. Har man flera anställda adderas deras arbetsdagar ihop när man kontrollerar om gränsvärdet uppfylls. För denna finns ingen arbetstagarandel. Premien är vanligen kring 0,5 procent av lönerna. Men försäkringsbolagen har vanligen en minimipremie och med litet löner kan procenten bli högre.


Redovisning och dokumentation

Innehållen skatt och socialskyddsavgift inbetalas till skatteverket senast den 12 dagen månaden efter löneutbetalningsmånaden. Före betalningen skall den registrerade arbetsgivaren deklarera sina löner, innehållningar och socialskyddsavgifter. Oftast sker det genom en så kallad Periodskattedeklaration i en Tyvi- eller KATSO-nättjänst. Från och med år 2017 kallar skatteverket anmälningstjänsten för "Min skatt". Närmare information på www.skatt.fi

Efter kalenderårets slut anmäls hela årets löner, innehållningar och pensions- samt arbetslöshetsavgiftsavdrag samt dagtraktamenten och resor till skatteverket. Då specificeras uppgifterna per löntagare.

Registrerad eller oregistrerad arbetsgivare

Om föreningen har regelbundet återkommande löneutbetalningar är det skäl för den att låta registrera sig hos skatteverket som registrerad arbetsgivare. (Obs! Detta är inte detsamma som att föreningen är r.f. = registrerad förening).

Registrerade arbetsgivare får ett skattekonto med ett referensnummer som gäller tillsvidare. Till kontotjänsten, som nu kallas "Min skatt" anmälar man månatligen sina löner och innehållningar samt socialskyddsavgifter. På skattekontot ser man saldot på sina skattebetalningar. Det går också bra att titta på äldre anmälningar. Registrerad arbetsgivare sänder i januari en årsanmälan över föregående års samtliga löner, förskottsinnehållningar samt annan verkställd innehållning. Dessa specificeras per löntagare.

Om föreningen endast har få, sporadiska löneutbetalningar går det bra att fortsätta att vara oregistrerad arbetsgivare. På Skatt.fi kan man skriva ut periodskatteeklarationsblanketter för tillfälliga arbetsgivare (ej registrerade).
 

Övriga anmälningar och intyg

Alla arbetsgivare skall vid årets slut, senast den 15 januari följande år, sända ett meddelande till arbetstagarna om förskottsinnehållning och andra avdrag som gjorts av lönen. Av den framgår lönens belopp, innehållningens och avdragens storlek, eventuella naturaförmåner, reseersättningar och dagtraktamenten.

Om årets kumulativa inkomster, innehållning och avdrag framgår av det vanliga lönekvittot duger också det som intyg som sänts tidigare i samband med lönebetalningen.

Också försäkringsbolagen kräver årsdeklarationer över kalenderårets löner för att kunna fastställa de slutliga premierna för kalenderåret. Det flesta önskar numera dessa årsdeklarationer elektroniskt.
 

Dokumentation

Varje arbetsgivare är skyldig att föra lönekort kalenderårsvis över sina löntagare. Ur dessa bör framgå löntagarens fullständiga namn, personsignum, bruttolön, skatteinnehållning, övriga innehållningar, socialskyddsavgift samt tid för när lönen utbetalts. Också personalens semestrar och hur semesterlöner och -premier räknats ut måste bokföras. Formen för lönekortet är fri men uppgifterna bör kunna lagras varaktigt. Lönehandlingar skall till skillnad från vanliga verifikat förvaras "för evigt" så att såväl löntagare och försäkringsbolag vid behov kan kontrollera tidigare utbetalda löner.

Då det är aktuellt med löner för fler personer kan man överväga att skaffa ett löneprogram. Då är det lättare att sköta dokumentationen. Det rekommenderas att man minst en gång per år skriver ut datainformation också på papper.
Närmare om dokumentationskrav finns upptaget i Bokföringsnämndens allmänna anvisning om bokföringsmetoder och -material.

Modell för lönekort och arbetsgivarkostnader (Excel-fil)
 

Lönesubventioner

Föreningar har också möjlighet att anställa folk med hjälp av olika sysselsättningsstöd. Också låglönesubvention är möjlig. Arbetskraftsförvaltningen ger närmare information.

De avdragna summorna får föreningen inte hålla utan betalar dem vidare till länskatteverket eller försäkringsbolagen. Notera att man inte får avrunda avdragen.