Penningtransaktioner

Betalningstrafik

Rutinerna i föreningens betalningstrafik har ändrats mycket under det senaste decennierna. Ännu på 1960-talet betalades det mesta kontant medan man så småningom övergick till att köa i banken eller att lämna in betalningskuvert. Nu går dock största delen av betalningstrafiken över nätet. Föreningen är helt ajour med det kontoställningen då man kan när som helst kan kontrollera sitt saldo.

Praktiskt kan man ordna betalningstrafiken på olika sätt. Enklast är ju att kassören, sekreteraren eller någon annan som sköter betalningarna har egna nätbankkoder. Råkar man ha konto i samma bank som föreningen så går det bra att, med föreningens tillstånd, lägga flera konton till samma koder. Här gäller ju samma som i annan penninghantering. Man bör förstås vara försiktig med hur man förvarar koderna.

För själva betalningstrafiken gäller ju vanlig noggranhet. Kontrollera noga att betalningen går till rätt konto. Det kan vara svårt att få tillbaka pengarna om de går till fel mottagare. Kontoutdraget är också ett viktigt dokument för bokföringen och som bevis på att man verkligen betalt. Ur kontoutdraget framgår det ju till vem och till vilket konto betalning gjorts. Om man använder sammandrag där fler betalningar bekräftas med ett uttag ur kontot bör man se till att man har en specificering av alla betalningar bifogad.

Kontantkassa

Många rekommenderar att man inte alls använder sig av handkassa. Skötseln av kontanta kassor brukar vanligen ge mycket huvudbry i föreningar. Än finns det för mycket, än finns det för litet pengar i kassan. Så använd kontanta medel så litet som möjligt. Om man trots allt gör det så gäller det att komma ihåg att bokföringslagen kräver att man genast (samma dag) bokför alla händelser i en kontantkassa. Man skall alltså när som helst kunna kontrollera hur mycket pengar det finns (borde finnas) i kassan. Bäst är också att endast en person är ansvarig för kassan.

Övervakning

Den interna övervakningen inom föreningen är mycket viktig. Grundregeln är att flera personer bör ha insyn i föreningens ekonomiska transaktioner. Det kan räcka med att en person sköter alla betalningar men någon annan inom förening bör godkänna alla betalaningar, helst i förskott men åtminstone i efterskott. Och någon annan än den som betalar bör ha tillgång till kontohändelserna.

Styrelsen har ju ansvaret att övervaka föreningens ekonomi och kan gärna i en ekonomistadga fastslå hur penningtrafiken skall gå till i föreningen. Styrelsemedlemmarna har också rätt att få mer uppgifter om ekonomin än vanliga medlemmar.

Styrelsen besluter också om vem som har rätt att använda föreningens bankkonton. Kom ihåg att återta tidigare användningsrätt då ny ges! (Namntecknare och bankkontoanvändare inte samma sak).

Fakturor

I mervärdeskattelagen finns bestämmelser om vad som bör ingå i en faktura, till exempel fakturerarens namn, adress och fo-nummer, mottagarens namn, uppgifter om vad som faktureras och momsprocenten. Notera att också om man inte är momsregistrerad bör man ange att momsen är noll procent. Dessutom  bör anges en förklaring varför den är noll.

Från och med den 1.7.2010 bör fakturerarens bankkontakt anges i IBAN-format. Bankens Bic-kod är inte alltid nödvändig men det kan vara bra att inkludera också den.