Informationen - resurs och möjlighet

Informationsflödet idag är digert och allt snabbare. De som ansvarar for och förverkligar infoarbetet måste ständigt vara redo att berätta viktiga fakta och ärenden åt dem det berör. Situationerna skall kunna förutses, planeras och skötas omsorgsfullt. Informationsflödet är alltså en fortgående process, där händelserna följer på och kopplas till varandra. Ju kortare tid det finns att handla på, desto bättre resurser krävs.

Det är omöjligt att informera alla om allting och de olika målgrupperna har olika önskemål. Därför är det viktigt att utvärdera vilka uppgifter, i vilken form och hur ofta de olika målgrupperna behöver information, för att behålla motivationen och för att brist på information inte skall påverka verksamheten vare sig inom eller utom organisationen. En vettig och effektiv informationsstrategi bygger på att behoven utvärderas både inom och utom organisationen.

Utvärderingen utgör grunden for planeringen, detta gäller både enstaka projekt och informationen som helhet.

Informationsutbytet utgör en växelverkan mellan sändaren och mottagaren och den innehåller många oväntade och okända faktorer, såsom sändarens och mottagarens bakgrund, tidigare erfarenheter, informationssituationen, förändringar i omgivningen, budskapens mängd, oklarheter och så vidare. Ju bättre vi känner mottagaren, desto bättre är möjligheterna att få fram budskapet i önskad form.

Informationen kan indelas i två olika kategorier: information med dels kortsiktiga och dels långsiktiga målsättningar. Det är viktigt att veta vilken målsättning informationen siktar på. Att till exempel profilera en organisation kan kräva flera års arbete, medan en introduktion av en ny verksamhet kan utgöra några månaders projekt. De kortsiktiga målsättningarna skall stöda de långsiktiga målsättningarna.

Informationens uppgifter

  • stöd för grundverksamheten
  • engagera, det vill säga orienterande
  • informera, externt och internt
  • profilera, alltså att bygga upp till exempel verksamhets-, organisations- och ledarprofilen. Detta är ett långsiktigt arbete, som strävar till att resultatet är det önskade av ett visst arbete
  • växelverkan mellan människorna inom och utom gemenskapen

Ett effektivt informationsarbete är öppet, objektivt och pålitligt. Informationen är aktuell, stöder verksamheten och engagerar. Det finns alltid någonting att berätta om i din förening, till exempel aktuella händelser eller personer. Informationen påverkar bilden av din förening både utåt och för den egna medlemskåren.

Informationsverksamheten bygger på föreningens egna resurser och målsättningar.

Grundläggande frågor är:

  • vad vill vi säga?
  • vem vill vi nå?
  • när och på vilket sätt?
  • vilka resurser behövs?
  • vem verkställer?

För att nå de bästa resultaten lönar det sig att utvärdera de behov föreningen, allmänheten och eventuella samarbetspartners har. Detta utgör grunden för planeringen och förverkligandet av informationsverksamheten, både då det gäller enstaka projekt och informationen i helhet.

En väsentlig faktor är budskapet, med andra ord det man vill säga. För att budskapet skall nå sina mottagare behövs en kanal eller ett verktyg. Valet av den rätta kanalen inverkar på hur snabbt, effektivt och klart budskapet fungerar.