Informationskanaler

Information kan spridas genom otaliga kanaler, som kan uppdelas till exempel i muntliga och skriftliga kanaler eller i snabba och långsamma kanaler.

De muntliga kanalerna är i allmänhet snabba, förutsatt att man snabbt kan samla de berörda mottagarna. De tekniska lösningarna, till exempel e-post och olika sociala medier, kan i många fall vara snabbare än den muntliga medan den skriftliga informationen ofta får vika för de andra metoderna. Trots alla moderna informationskanaler och sociala medier som står till buds ska man inte heller glömma traditionella informationskanaler som fortfarande fungerar, till exempel anslagstavlor och cirkulär. Här är några informationskanaler och -verktyg. Läs också om e-post, web och sociala medier och medlemstidningen.

Medlemsinformation

Den omfattar allt som berör den egna gemenskapen, till exempel service och olika händelser som behövs för att skapa, upprätthålla och fördjupa samhörigheten. Medlemmarna väntar sig att få information regelbundet. Det är viktigt att ge rätt information och den information medlemmarna önskar sig. Risken finns att mottagarna inte får den information de vill ha eller får för mycket av sådan information de inte är intresserade av. Det är bättre att undersöka saken än att göra egna antaganden.

Medlemsmöten

Då en nyhet berör hela organisationen eller en del av den, är det effektivast att kalla till ett möte, där det aktuella ärendet når alla berörda på en gång.

Informationsmöten

Då det aktuella ärendet skall nå även målgrupper utom organisationen. Kallelse till informationsmötet skall skickas i god tid, i kallelsen anges mötets innehåll och eventuellt även de olika inläggenas rubriker. Ett informationsmöte lyckas bäst då det finns ett fastställt tema eller ärende. Sätt också målsättning för mötet. Planeringen grundar sig antingen på vilket temat är (förändringar, nyheter, presentation av personer, utrymmen) eller vilken målgruppen är. En bra planering av mötet, kan vara till nytta även i senare skeden:

  • vem inbjuds?
  • målsättning och ändamål? Tema, aktuella ärenden eller sociala ändamål.
  • huvudbudskapet? Vad vill vi att deltagarna kommer ihåg efter mötet?
  • karaktär? Info, diskussion, seminarium?
  • program
  • värdarna och deras roller
  • utomstående talare
  • tid, plats och längd på mötet
  • material och redskap
  • budget

Cirkulär, bulletin

Tänk på att lägga fram ärendet entydigt och klart, det är bäst att begränsa sig till endast ett ärende per cirkulär. Ett medlemscirkulär sänds antingen som ett informationsblad eller som bilaga till annat material. Cirkuläret skall vara kort, maximalt en sida långt och bör ange det viktigaste ärendet i de tre första meningarna. En slagkraftig rubrik lockar läsaren bättre. Om cirkuläret innehåller flere ärenden skall dessa åtskiljas med mellanrubriker.

Anslagstavlan

För att anslagstavlan ska fungera snabbt och enkelt som informatör ska en ansvarsperson utses. Anslagstavlan kräver ordning, annars blir den lätt ett kaos där man inte kan urskilja nya och äldre, mer eller mindre viktiga nyheter från varandra. Anslagstavlan kan indelas i delar med rubrik för olika meddelanden. Man kan också bestämma hur länge ett visst meddelande hålls uppe på anslagstavlan, alla meddelanden bör alltså dateras.

Infoblad

Infobladet är en långsammare kanal än cirkuläret och ärendena kan fördjupas och redogöras för bredare. Bladet kan utges till exempel en gång i veckan eller enligt behov, läsarna skall dock veta när infobladet utkommer. Infobladet kan vid behov ersättas med snabba meddelanden, som ges skriftligt per e-post. Infobladet skiljer sig från till exempel en medlemstidning både då det gäller bredden och utseendet. Oftast består infobladet av några sidor, som görs med egna krafter och egen teknik. Infobladets uppgifter skall klarläggas, till exempel:

  • huvuduppgiften: nyhetsforum, klarlägger bakgrund eller åsiktstagande
  • innehållets form: korta notiser, som stöder cirkulär och informationsmöten
  • redaktion: vem förverkligar
  • distribution: målgrupp och sätt