Att leda är att inspirera

Vi människor går med i föreningslivet av många olika orsaker, av eget intresse eller vilja att arbeta för viktiga frågor, men lika ofta för att få sociala kontakter och ha trevligt. För att vi skall fortsätta att deltaga i verksamheten skall den vara stimulerande och meningsfull. Därför har det utvecklats regler och traditioner om hur verksamheten skall gå till. De är användbara vid alla typer av sammankomster, medlemsmöten, styrelsemöten, kommittémöten och så vidare.

Alla medlemmar har nytta och glädje att känna till spelreglerna. Ledningen kan påverka arbetet så att alla känner sig engagerade. Här har ordföranden som ledare den viktigaste rollen.

Bra möten är oftast genomtänkta och väl förberedda så att mötesledningen kan koncentrera sig på mötesdeltagarnas upplevelser. Det bygger på trygghet i det tekniska kunnandet – oavsett om det gäller beslutsfattande eller kreativa mötesformer.

Skillnaden mellan stimulerande och tråkiga möten ligger i stor utsträckning i ledarskapet. Det handlar nämligen inte bara om teknik utan lika mycket om förhållningssätt – en bra atmosfär där alla känner att de är med och formar verksamheten. En av ledarens väsentliga uppgifter är att skapa ett generöst klimat där alla stimuleras till diskussion, tankar och ställningstaganden samt skapa lust att vilja deltaga och bidraga. Det gäller att hålla en så pass god stämning att alla vill komma till tals. Ordföranden lyckas bäst genom att se sig själv som den som leder, inte den som har alla svaren. Ledaren ställer de rätta frågorna. Medlemmarna söker de rätta svaren. Ordföranden visar klart att varje medlem har ett viktigt värde.

Vissa människor är lättare att se, andra syns nästan inte alls. En god ledare ser alla och bryr sig om att ta reda på varje persons specialintressen och starka sidor och använder dem på ett konstruktivt sätt. Det innebär att ta vara på människors specifika styrka och kompetens, att se individens möjligheter. Positiv förstärkande återkoppling kan vara ett bra sätt att nå goda resultat. Det är inte de stora orden det handlar om utan att i rutinerna uppmärksamma andra på olika sätt, stanna upp och ge tid, ge positiva kommentarer, använda kroppsspråket aktivt med blickar, leenden eller en kram på rätt plats. Det gäller att ge beröm alltid när det är befogat. Tala också om vad som varit speciellt bra. För att lyckas skall ledaren också vara "snäll med sig själv" som ett led i att bli mera generös.

"Att ge beröm är väl inget problem. Det gäller ju bara att komma ihåg det, och att komma ihåg att ge till alla, så att det inte bara blir de duktiga som får beröm jämt".

Hur många mötesdeltagare eller styrelsemedlemmar har inte suttit med rodnande kinder när adrenalinet rusar till medan de förbereder sina inlägg och funderar om och hur de skall lägga fram sina åsikter.

Alla har vi många olika former av psykiska försvar, till exempel

  • Bagatellisera – Det är väl inte så viktigt...
  • Rationalisera – Jo, men det är ju bara...
  • Förneka – Det stämmer inte...
  • Glömma – Kommer inte ihåg det du pratar om...
  • Inte förstå – Begriper inte vad du menar...
  • Bli arg – Ska du säga som...

På möten där det råder en trygg stämning kan alla ge uttryck för sina tankar utan att bli tillplattade utan accepterade. Uppskattning och uppmärksamhet är näring för ovana eller blyga personer att utvecklas.

De vanligaste besvikelserna kring möten i praktiken handlar om att de tar för lång tid, det pratas för mycket men händer så litet efteråt. Alla deltar inte i diskussionen under mötet, det är ofta samma gäng som yttrar sig medan de övriga sitter tysta och passiva. Många upplever också att de möten de deltar i är dåligt förberedda, både vad gäller att få information i tid kring sakinnehållet och likaså att alla inte tagit ansvar för att vara pålästa.

En annan vanlig besvikelse är också att möten handlar om "fel saker", det vill säga tiden upptas till sådant man kunde klarat av på annat sätt. Och vad gör vi med dem som alltid kommer för sent? Möten skall börja i tid. Lägg de viktigaste punkterna först.

Några tips för bättre tidsanvändning:

  • Klara mål och visioner
  • Planera framtiden bättre
  • Alla uppgifter är lika viktiga
  • Byt mötesplats för styrelsen
  • Uppmärksamma nya idéer
  • Man har konstigt nog tid för det man tycker är roligt
  • Bättre tidsanvändning får man när allting fungerar i en förening och alla trivs. För att åstadkomma detta kan man till exempel göra någon resa för att få en bättre vi-anda i gruppen.

Låt idéerna flöda

Vanliga sätt att döda idéer är att

  • prata länge själv
  • prata om hur det borde vara i stället för hur det är
  • låta snacket gå, i stället för att stanna upp och fråga andra om deras erfarenheter
  • prata mycket om varför i stället för hur vi löser en fråga
  • prata mycket och göra litet
  • inte svara direkt på frågor utan säga "vänta, det kommer vi till sedan"

Stimulera genom att vara personlig, berätta om egna erfarenheter, misstag:

  • våga tala med, inte bara till
  • våga se en frågorna från flera håll
  • våga byta stolar/plats med varandra
  • uppmuntra till frågor och diskussion, bidrag från andra
  • vara generös med uppmuntran och beröm
  • våga variera sätten att kommunicera, till exempel att göra en kreativ övning tillsammans (bikupa)

Mötesledare vinner på att redan vid planeringen av ett möte leva upp till mänskliga olikheter och olika krav. Därför bör möten ha fokus på vad och även hur, det vill säga att möten skall ha sakinnehåll och att processen är inspirerande, trevlig och berikande. Skev balans mellan dessa två skapar halvdana möten. Ett öppet sinne är det som får både verksamhet och människor att växa och utvecklas.

Slutligen några sammanfattande tips för mötesledare:

  • Var dig själv
  • Var glad – det smittar
  • Var flexibel
  • Lyssna aktivt och var intresserad
  • Ställ realistiska krav på medlemmarna
  • Prata med dem inte om dem
  • Satsa på grupparbeten – deltagaraktiviteter
  • Ge konkreta exempel
  • Stäm av hur det går då och då
  • Var generös med beröm och uppmuntran
  • Ha vid behov något humoristiskt att skaka ur rockärmen eller plocka upp ur kjolfickan
  • Lek och skratta litet mer. Att ha roligt är bra för oss människor. Vi blir mera kreativa, varma och spontana. Det är bra för arbetsglädjen och livet i stort.