Projektplanering

En bra planering av ett projekt betyder att projektet är lättare att genomföra. Projektplanen bör ge en översikt över projektet, dess målsättningar och hur det är tänkt att det ska fungera. Planen ska också innehålla vissa kontrollpunkter som gör att du kan se hur arbetet framåtskrider i förhållande till uppställda målsättningar och förväntade resultat. Projektplanen är som namnet säger en plan och planer måste vara levande och kunna förändras om det till exempel visar sig att resurserna inte räcker till för att inom den givna tiden genomföra vad som tänkts.

När kan man använda denna metod?

För att formulera en projektplan. Ibland dyker idéer upp om verksamhetsformer man skulle vilja pröva på eller om objekt man vill reparera eller bygga. Många gånger behöver man då gå in för att genomföra sin sak genom ett projekt, bland annat för att kunna få tillgång till extern finansiering och eventuellt för att få lossa pengar för att ha någon som genomför planerna. Genom att satsa på en ordentlig projektplan är det sedan lättare att genomföra projektet. Detta gäller speciellt om projektledaren eller övrig personal inom projektet inte varit med i planeringen. Dessa ska då kunna genomföra projektet enbart genom att läsa planen, den ska ge en detaljerad bild av vilka mål som ska nås och vilka åtgärder som ska vidtas.

Metoden rekommenderas när ni:

  • vill utveckla en avgränsad del av verksamheten eller vill skapa något nytt och/eller pröva ansöka om extern finansiering för en idé
  • har behov av att internt strukturera er projektidé så att alla inblandade har en klar bild av de uppställda målen, tidsplanen osv.
  • vill visa åt andra vad ni tänkt göra.

Hur genomförs metoden?

Innan man börjar göra upp en projektplan bör man göra en ordentlig förplanering. Det betyder att man ska göra klart för sig vad projektet syftar till, vilka målsättningar som skall uppnås, hur de ska uppnås och vilka resurser som behövs. Under förplaneringen görs en första skiss av projektet. Samma uppläggning kan användas då projektplanen skrivs. Det är viktigt att man bygger upp ett kontaktnät av personer och samarbetsparter som är viktiga för att man ska kunna få igång och kunna genomföra projektet. Det är också viktigt att de förstår vad projektet handlar om. De tilltänkta finansiärerna bör kontaktas och med dem bör planerna diskuteras. Man ska vara beredd på att de har synpunkter som måste beaktas i den fortsatta planeringen.

Efter avslutad förplanering är det dags för att börja skriva den egentliga projektplanen. Projektplanen kommer att styra det arbete som utförs inom ramen för projektet. Det är därför viktigt att projektplanen innehåller tillräckligt med information för att man ska kunna hålla projektet på rätt väg. Projektplanen är i de flesta fall det dokument som utomstående intressenter tar ställning till då de besluter om de vill vara med i projektet eller inte. Projektplanen bör därför innehålla sådan information som gör det möjligt för finansiärerna att fatta ett beslut om att stöda eller inte stöda projektet. Till projektplanen bör bifogas nödvändiga bilagor som utlåtanden, utredningar, detaljerad budget, lönsamhetskalkyler och så vidare.

Varje projektplan är unik och har sin speciella utformning, men vissa saker lönar det sig att tänka på. Innehållet i projektplanen bestäms av projektidén och vad man vill uppnå med projektet. En möjlig struktur för en projektplan innehåller bakgrund och behov, målgrupp och förmånstagare, mål och målsättningar, verksamheten på lång sikt, genomförande, tidsram, samarbetspartners, ledning och organisation, budget, ekonomi och finansiering, rapportering, utvärdering och uppföljning.

Vad krävs av deltagarna?

Samarbetspartners kan bidra med kunskap, resurser, arbetsinsatser, kontakter, marknadsföringskanaler och annat dylikt som hjälper till att förverkliga projektet. Samarbetspartners kan vara enskilda personer, företag, föreningar, organisationer, utbildningsinstanser eller kommunala- och statliga myndigheter. Speciellt i större projekt är det vanligt att man tillsätter en styrgrupp för att dra upp riktlinjerna för att leda det övergripande arbetet i projektet. Styrgruppen består vanligtvis av representanter för de viktigaste samarbetspartnerna i projektet.

Medlemmar i projektgruppen är de personer som är engagerade i och arbetar med projektet jämsides med sitt ordinarie arbete eller på sin fritid. Deltagarna bör ha en gemensam vilja till utveckling/förändring samt en viss kännedom om området man vill utveckla. De är en viktig resurs för projektet och bör ges möjlighet att påverka och komma med åsikter om projektet och det arbete som utförs.

Vad krävs av ledaren?

Ledaren driver projektet och ser till att arbetet blir utfört. Han/hon bör veta varför projektet finns och vad som ska uppnås. Han/hon bör kunna arbeta självständigt, vara resultatinriktad och samarbetsvillig. 

Vad krävs rent praktiskt?

Resurser - finansiering.

Svårighetsgrad

Handledning rekommenderas. Kontakta verksamhetsombuden på Svenska folkskolans vänner om ni vill ha handledning eller noggrannare instruktioner.

Litteratur

Niklas Ulfvens – Projektplanering