Planering och organisation

Planeringens första steg är att klargöra målsättningarna och resurserna. Dessa inverkar direkt på det praktiska arbetet. Vid planeringsskedet borde alla de som saken berör delta, för att inte någon väsentlig målsättning eller grupp faller bort.
Det är fråga om val och prioritering. Om resurserna är begränsade är det desto viktigare att koncentrera krafterna.
Planeringen kan indelas i två kategorier: helhetsplanering, som omfattar hela organisationen/gemenskapen och projektplanering, som beror enstaka faktorer, till exempel medlemstidningen, broschyrer och informationsblad.

För att planeringen skall vara realistisk bör man beakta

  • personer och kunskap, det vill säga de intellektuella resurserna
  • ekonomiska resurser
  • tekniska resurser

lnformationsstrategin grundar sig på följande faktorer:

  • utvärdering av nuläget. Hur ser bilden av organisationen ut bland de viktigaste samarbetsgrupperna, till exempel gällande synlighet, uppfattning om organisationens verksamhet. Vilken är medlemmarnas och personalens bild av informationsflödet inom organisationen?
  • verksamhetsstrategin. Organisationens strategiska målsättningar, hur stöder informationsarbetet strategin, vilka målsättningar har organisationen för bilden av sig själv, arbetsfördelning och spelregler, hur är ansvaret for informationen fördelad inom organisationen.
  • resurserna. Personal, organisation, egen tjänst/köptjänst, teknologi
  • den strategiska verksamhetens ram, alltså de huvudmålsättningar och aktiviteter som bestäms till exempel för ett år i taget
  • uppföljning och analys samt slutsatser av dessa

Långtidsplanering

Långtidsplaneringen bygger på organisationens målsättningar, till exempel vilken bild organisationen vill ge av sig själv officiellt. Strävar alla enheter gemensamt till samma målsättningar eller är målsättningen individuell för varje avdelning?

  • var står vi nu?
  • är målsättningen realistisk?
  • med vilka medel och resurser kommer vi fram till målsättningen?
  • vad och hur mycket satsar organisationen för att nå målsättningen?
  • vilka är möjligheterna att förverkliga arbetet med de givna resurserna?

Årsplanering

Årsplaneringen skall inte göras for invecklad, det lönar sig att göra upp årsplanen sa att den är lätt att uppdatera under året och med utrymme for eventuella tillägg. Ramen uppgörs med de kommande händelserna som grund, som markeras in i en kalender.

Exempel på en årsplan för organisationens informationsarbete:

Månad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
                         
Målgrupp                        
Personal                        
- info  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x  x
- tidning    x    x    x    x    x    x
                         
Medlemmar                        
- info
medlemsmöten
 x  x  x  x  x        x  x  x  x
- tidning    x    x    x    x    x    x
                         
- årsmöte      x                  
                         
Ext. info                        
- årsberättelsen      x                  
- tidning    x    x    x    x    x    x
- broschyr                  x      
- infomöte                  x      

 

Projektplanering

För enskilda projekt uppgörs en egen kalender utgående från de målsättningar man vill nå med projektet. Vid planeringen fastställs:

  • vem och hur många vill vi nå?
  • vad är det viktigaste vi vill berätta?
  • vilket är det slutliga målet, till exempel att göra oss bättre kända?
  • med vilka medel når vi målet?

Därefter kan tidtabellen, budgeten och ansvarspersonerna fastställas. Det viktigt att känna till de olika arbetsskedena, de egna resurserna samt övriga delfaktorer då man fastställer tidtabellen.