Rekrytera personal

Att hitta nya medarbetare och styrelseledamöter har blivit en alltmer omfattande uppgift. Anställda som stannar livet ut i en uppgift är en sällsynthet och projekt av olika kaliber kräver nya fräscha krafter. Att önska sig att världen vore som förr i tiden kan vi glömma. I stället kan rekryteringen göras till en utmaning och en möjlighet.

Varje ny medarbetare – oavsett om det är en semestervikarie eller en person som skall ta över de viktigaste uppgifterna i organisationen – påverkar organisationskulturen. När en person skall nyanställas blir första frågan: Vilken slags människa behöver organisationen?

Ledaren som har ansvar för anställningen kan inte bara se till de konkreta arbetsuppgifterna.

Organisationen är en levande organism med starka och svaga sidor. Vilka element är det viktigt att förstärka? Saknar man en mer pådrivande, dynamisk profil eller har organisationen redan begeistrade, uppfinningsrika och utåtriktade personer? Domineras miljön av en speciell människotyp, kan det tänkas att man skall leta efter fler av samma typ för att stärka enigheten och sammanhållningen. Å andra sidan kan det tänkas att organisationen behöver människor som tänker annorlunda och har helt andra grunduppfattningar. Är många förhållandevis konservativa till sin natur, kan det vara svårt att ta in en ung, tuff och litet uppkäftig typ. Här är det viktigt att förklara för de sökande hurudan arbetsmiljön är. Det gäller att inte bara tänka på organisationen, utan också på den sökande. Kan hon eller han anpassa sig till miljön eller kan det uppstå svårigheter?

Eller börjar miljön bli väl tråkig? Behöver den ryckas upp, att få in lite friskt blod: kolla om vederbörande sökande är villig att gå med på ett sådant projekt.

En ledares uppgift är att ta reda på vilka egenskaper de sökande har. De flesta uppgifter kräver specifika egenskaper. En del människor är opinionsbildare. De tycker om att ge uttryck för vad de anser och de har lätt för att påverka andra. De värdesätter en frisk diskussion. De gör miljön omkring sig livligare. För sådana är en annorlunda miljö en utmaning.

Andra är mer inåtvända. De har sina åsikter, men de blir lätt osäkra och har svårt för att motivera sina ståndpunkter. De kan verka starka, men behöver likasinnade för känna sig säkra. De känner sig lätt isolerade och utfrusna i en främmande miljö.

Felaktig rekrytering kan kosta mycket – inte bara ekonomiskt, utan också i form av resurser. En nyanställd som inte fungerar skapar dålig stämning. Kulturen blir lidande. De lagar och regler vi har för arbetslivet kan göra det extremt svårt att lösa de problem som felrekryteringen skapat.

Planera i god tid

Ofta kommer personalens uppsägningar som en överraskning. Ledarens enda möjlighet att undvika dem heter öppenhet. Om de anställda känner sig trygga är de inte rädda att säga att de ser sig om efter ett nytt jobb. Kommer ledaren och den anställda överens om att detta är den bästa lösningen är det möjligt att lägga upp en plan. Diskutera med den anställda: hur lång tid kan det ta att lära upp en ny person? Hur kan det göras på bästa sätt?

Dessa faser är det klokt att beakta:

  • Vilka kvalifikationer är organisationen i behov av
  • Annonsering/headhunting – ansökningstid
  • Behandling av sökanden
  • Första intervjun
  • Andra intervjun
  • Eventuell testning
  • Det slutliga valet
  • Arbetsavtal med den nyanställda
  • Uppsägningstid från den nyanställdas tidigare jobb
  • Introduktionsprogrammet för den nyanställda

Hur lång tid behöver denhär proceduren? Vad skall prioriteras om man inte hinner genomföra allt? Hoppa åtminstone inte över definitionen av personlighetsprofilen och kunskaps- och erfarenhetsnivån.

Här är en checklista för personlighetsprofil:

  • Yttre företräden
    • Uppträdande
    • Klädsel
    • Språkbruk
    • Fysiska förutsättningar, hälsa
  • Kunskaper och egenskaper som gäller själva befattningen
    • Utbildning
    • Yrkeserfarenhet
    • Branschkunskap
    • Förmåga att planera och organisera
    • Förmåga att förklara sig
    • Pliktkänsla och grundlighet
    • Pålitlighet
    • Självständighet
    • Intresse för detaljarbete
    • Inåtvänd/utåtriktad
    • Ledarförmåga
  • Speciella färdigheter
    • Fingerfärdighet
    • Siffersinne
    • Konstnärlig förmåga/kreativitet
    • Språkkunskaper
  • Karaktärsdrag
    • Intellektuell kapacitet
    • Förmåga till systematiskt tänkande
    • Kombinationsförmåga
    • Anpassningsförmåga
    • Insatsvilja
    • Riskvilja
    • Beslusamhet
    • Belastningsförmåga och uthållighet
    • Kontaktförmåga
    • Flexibilitet
    • Förmåga till kritisk värdering
    • Samarbetsförmåga
    • Målmedvetenhet
    • Vitalitet
    • Handlingskraft och initiativförmåga
    • Balanserad/nyckfull/hetsig
    • Självmedvetenhet
    • Självförtroende
    • Motivation

Idealet vore naturligtvis att få en person som får höga betyg på nästan alla dessa punkter, det vill säga vital, självmedveten, grundlig, har god samarbetsförmåga, bra ledaregenskaper och bra utbildning. Vi måste vara realistiska och tänka efter vad som är speciellt viktigt just för denna befattning. Vad är mindre viktigt och vad kan vi klara oss utan?

Rekryteringsprocessen

Förhoppningsvis är organisationen välkänd och har god renommé så ansökningar strömmar in.

Bekräfta snabbt till alla sökande att ansökningen har blivit emottagen. Den som inte blir vald till den första intervjun bör få besked om det. De som intervjuas måste få svar på de frågor som de inte vågar ställa: hur många har plockats ut för intervju? Vilka är egentligen de viktigaste kraven?

Den första intervjun skall inte vara för lång. En halv till en timme skall räcka till för att bilda sig en uppfattning om personen och bedöma om vederbörande kan passa eller inte.

I nästa rond bör antalet intervjuade vara färre. Gäller det en enkel befattning är fem kandidater ett rimligt antal. Är det färre som är verkligt aktuella gör det inte något. Nu skall man gå in på detaljerna när det gäller kvalifikationer, personlighet, organisationens miljö och vad arbetet går ut på. Kom ihåg att ta med en beskrivning av upplärningsplanen. Gör överhuvudtaget bra förberedelser. Presentera organisationen noggrant, använd gärna hjälpmedel. Var konkret. Är arbetet hårt, förklara varför. Betyder det övertid. eller räcker det med skickligt jobb.

Låt den sökande prata. Det är mycket viktigt att detta samtal är så öppet som möjligt. Var öppet och ärligt intresserad av allt den sökande har att berätta. Förklara själv allting tillräckligt noga, förvirra inte. Har den sökande fått alla viktiga upplysningar? Har han eller hon fått veta tillräckligt om organisationen – inklusive svårigheterna? Är de sökande medvetna om begränsningar som också finns? Varför vill kandidaten lämna det jobb han eller hon redan har?

Tester

Att testa sökande är en möjlighet. Tyvärr är de kostsamma. Experter är dyra. Och det finns många olika tester, också underliga. Det finns firmor som har egna tester och kan vara med och vi kan vara med och skapa tester som passar vår organisation.

Vad bör testen gå ut på? Eller egentligen: Vad är vi ute efter? Studera personlighetsprofilen och beskrivningen av arbetsområdet. Vad är viktigast att ta reda på – just genom test. Vad kan det vara svårt att veta något säkert om – utan en test?

Test är ingen patentmedicin för rekryteringsprocessen. Den måste användas med omdöme. Test där flera kandidater testas samtidigt med flera uppgifter anses ge den bästa effekten. Om de löser uppgifterna tillsammans glömmer de ganska snabbt att någon ser på dem, vilket ger organisationen en bättre inblick i hurudana de verkligen är. Vem tar initiativet till att lösa uppgiften? Vem håller sig på sin kant? Vem försöker förhandla? Vem resignerar inför press från de andra?

Vill vi veta hur medarbetare kan hantera de samarbetsproblem som kan uppstå finns det inte så många andra möjligheter att få veta detta än genom test före anställningen. I en test ombeds folk inte bara att säga vad de anser om sig själva, utan de får anledning att visa det. Och vi får chansen att se det.

Beslutet är fattat

Gäller det bara en befattning, kan bara en få jobbet. Men de andra anställda har rätt att – så fort som möjligt – få veta att de inte fått jobbet. De har också rätt att få veta varför, om de så önskar. Ta med både de starka och de svaga sidorna. Var konkret och ärlig, även om det kan kännas obehagligt. Om en sökande saknat personliga egenskaper, kan du göra en tjänst genom att berätta det. Kanske kan vederbörande göra något åt det.

Bland dem som fått ett nej kan det finnas flera som du kan vara intresserad av – och som du gärna vill se igen nästa gång en befattning blir ledig. Förklara det för dem, så är chansen stor att de söker i nästa omgång.

Egentligen är det först nu det verkliga jobbet börjar. Se till att anställningskontrakt upprättas så snart som möjligt. Det skall skrivas under av både den nyanställda och arbetsgivaren.

En nyanställd är aldrig mer motiverad än första dagen. Det är en speciell dag, så varför inte visa det? Önska den nyanställda välkommen med en blomma.

Se också till att alla andra i organisationen är informerade om att det kommer en ny medarbetare. Ge dem bra information om vederbörande så att de är väl förberedda. Då går det lätt att etablera kontakt.

Målet är att få en effektiv medarbetare. Du har stärkt motivationen genom att visa den nyanställda att du är intresserad av vad som skall hända nu. Du har gjort grundliga förberedelser – nu kommer den viktiga upplärningsplanen. Den gör att medarbetaren slipper lära sig det nya arbetet genom att pröva sig fram. Planen skall också göra medarbetaren bekant med organisationen. Den skall visa hur arbetet hänger samman med organisationen. En misskött upplärning kan ödelägga motivationen.

En upplärningsplan vinner på att den görs så att den nyanställda blir bekant med så många medarbetare som möjligt. Kom ihåg att inte vara för otålig. För om kravet på arbetsprestation blir för stort går det som för bagaren som tar ut brödet för tidigt ur ugnen för att det är så många kunder som väntar. Månne de kommer tillbaka följande dag när de upptäckt vilken sorts bröd de köpt.

När upplärningsplanen är genomförd som planerat kan det löna sig att ha ett första samtal med den nyanställda. Hur ser han eller hon nu på sitt arbete. Har det uppstått oväntade problem? Vilka tankar har vederbörande om det närmaste halvåret?

Lycka till med rekryteringarna!