Sökprocessen

Visst skall man följa regelboken, men man måste också tänka själv. Här är saker man bör tänka på under sökprocessen.

Analysera behovet

Tänk framåt. Vad vill du skapa med den grupp om två eller tre år.

Organisationen förändras och utvecklas – det bör man ta med i analyser av vilken kompetens och personlighet man skall leta efter. Är fusioner eller expansioner på kommande?

Då gäller det att få in människor som tycker om när det rör sig och som också vill vara med och bygga nytt. Unga människor har begränsade erfarenheter, men desto mer potential att utvecklas. Människor som får en tydlig karriärplan känner en stark drivkraft.

Leta inte efter den perfekta

Det finns inte bra och dåliga människor, det finns bara en bra profil som passar till ett visst jobb.

Se till det viktigaste i sökprofilen. Hur kan gruppen komplettera personens svaga sidor?

Behövs en specialist, men den utvalda är lite passiv till sin natur. Finns det andra aktiva och drivande? Samma sak gäller om man söker en ung, driftig person till en ganska mossig organisation. Då måste man nog göra avkall på sådant som noggrannhet och uthållighet hos den driftiga. Hur kan det kompenseras?

Plocka alltså fram framgångsfaktorerna för just det här jobbet och just tillbuds stående besättning. Vad gör att organisationen lyckas. Vilka är de starka sidorna. Vilka brister behövs fyllas ut?

Krångla inte till det

Håll igen med önskningarna i annonsen. En person är sällan både målinriktad, resultatorienterad, administrativ och kreativ och idérik på samma gång. Annonsen är både ett sätt att locka rätt sökande och ett tillfälle att marknadsföra verksamheten. Den blir inte bättre av att målas i grälla färger.

  • Var realistisk och ös inte på med för lång kravlista i annonsen eller på hemsidan.
  • Välj ut en handfull egenskaper som är viktigast och skippa resten.
  • Undvik egenskaper som motsäger varandra.
  • Tala om vad jobbet innebär, vilka karriärmöjligheter som finns och vad som utmärker verksamheten.
  • Beskriv kort värderingarna. Det stärker trovärdigheten

Fråga kunderna

Om den nyanställda skall ha kundkontakter, fråga kunderna vilken typ av person de vill möta.

Belöna bra tips

Om det är så att någon av medarbetarna känner till någon med just den kompetens som behövs: utnyttja det. Varför inte utlysa en liten belöning till den som tipsar om rätt person? Fördelen är att medarbetaren kan ge mycket förhandsinformation.

En annan utväg är att använda sitt eget privata nätverk.

Sortera i olika högar

När ansökningarna strömmar in börjar ett resurskrävande arbete; granskning och sållning. Arbeta systematiskt: Sortera i ja, nej och tveksam.

Läs noggrant igenom första gången. Titta efter det viktigaste. Kolla diffusa beskrivningar utan exakta tidsangivelser. Vad gjorde den sökande då? Sålla. Fortsätt tills lämpligt antal återstår.

Testa dina frågor

Frågorna vid intervjun skall spegla så mycket av personen som möjligt. Ta gärna hjälp av någon med intervjuteknik. Testa osäkra frågor på någon annan, en kollega eller medarbetare och se hur de reagerar. Eller be andra komma med frågor.

Syna din egen roll

Se dig själv och ditt eget ledarskap. Risken är alltid att man tar den som mest liknar en själv.

Är du delegerande behövs kanske en mycket självständig drivande person. Är du kontrollerande som vill hålla i det mesta. Då passar det säkert inte med en frifräsare, om du inte är väldigt tolerant. Eller känner du att du behöver en utmanare? Då ska du nog vara djärv och ta den där kandidaten med tusen idéer och starka drivkrafter.

Vill kandidaten ha dig? Den sökande väljer också. Fråga därför vilket intryck du själv ger.

Undersälj jobbet

Berätta om jobbet så att du undersäljer det. Håll nere förväntningarna. Framställ utmaningarna som en aning tuffare och belöningarna som lite blekare än vad de faktiskt är.

Det är bättre att den nyanställda blir positivt överraskad än tvärtom. Och det är roligare att känna att uppgifterna går bättre och bättre än att man kör fast för att det var svårare än man väntat sig.

Förklara varför och hur

Syftet med intervjun är att presentera verksamheten och lära känna den sökande. Skjut inte av frågorna så att kandidaten låser sig.

Knepet är att få personen att inte känna sig ställd mot väggen utan respekterad som en jämlike. Därför är det skäl att förklara varför just han eller hon är där. Viktigt är också att berätta vad som kommer att ske. Be också den sökande att berätta sina tankar om mötet.

Tala också om vad som kommer att hända efter intervjun. Var så exakt som möjligt.

Avslöja med småprat

Typen av fritidsintressen avslöjar en hel del om kandidaten. Till ensamsporter dras gärna individualister medan lagspelarna ofta är människor som blir bäst i grupp.

Att börja intervjun med att tala om fritidsintressen är ett bra sätt att mjuka upp stämningen och få den sökande att slappna av. Var intresserad och låt den sökande berätta. Iaktta tonläge, uttryck och gester. När ni fått en bra kontakt är det dags att börja gå mer på djupet.

Låt dig inte förföras

Det första intrycket etableras sekundsnabbt och är svårt att ändra på. Därför gäller det att vara extra vaksam när du efter någon minut känner att med den här kandidaten stämmer det till hundra procent. Ta ned den känslan, håll huvudet kallt.

En metod är att under intervjun försöka motbevisa din egen uppfattning. Det är viktigt, eftersom organisationen behöver någon med en profil som inte exakt är en spegling av dig själv.

Ställ frågor om stress

Fråga om kandidaten är stresstålig och vilka situationer som upplevs som stressiga. Svaren kan indikera en hel del som är bra att veta. Hur reagerar personen på stress? Blir han eller hon glömsk och okoncentrerad? Arg eller otrevlig?

Tyd de subtila tecknen

Studera din kandidat från allra första telefonkontakt och ännu mer under intervjun. Hur tar hon eller han in rummet? Handslaget? Blicken? Kroppshållningen och klädstilen?

Ser personen inte dig i ögonen lär hon eller han inte passa för ett utåtriktat arbete.

Annan klädsel än förväntat? Då är det sannolikt en person som inte är särskilt lyhörd för vad olika situationer kräver. Ringer mobilen? Tyder på en obetänksam kandidat.

Saknar kandidaten kännedom om verksamheten? Då har hon eller han inte läst på och är alltså måttligt intresserad av tjänsten.

Stäm av så att kulturen passar

Ta med kulturen vid bedömning av kandidaten. Har organisationen en tydlig värderingsgrund? Lever ni upp till ert varumärke, om det är allmänt känt? Är du beredd att diskutera moral och etik med kandidaterna? Det är frågor av den här typen man måste tänka igenom innan anställningsbeslut fattas.

I dagens organisationsplanering behöver man också se till mångfalden. Vad fattas i gruppen. Behövs det kvinnor/män, unga/seniorer?

Ta ett foto för att minnas

Det kan vara svårt att koppla ansikte till namn när man bara träffat personerna en gång. Med ett foto av kandidaten blir det enklare.

Ta referenser från livets alla faser

Fråga inte bara tidigare arbetsgivare eller studiehandledare, utan även människor som representerar flera olika delar av kandidatens liv. Tidigare kolleger kan bedöma samarbete och så vidare.

En kamrat från uppväxten eller studietiden kan berätta om personens karaktär. Varje pusselbit hjälper till att se helheten och minskar risken för felrekrytering. Ställ de rätta frågorna.

Våga lita på din magkänsla

Låt din intuition tala. De flesta vittnar om att det är oerhört viktigt att använda sig själv som instrument när man rekryterar. Tänk efter - är detta en person du vill se varje dag på jobbet?

Rigga för en bra start

Den första tiden på ett nytt jobb är avgörande för hur den anställda ska trivas och nå resultat. Finns det en introduktionsplan, använd den, eller lägg upp ett eget program.

Regeln är enkel: Vill man ha medarbetare som ger av sig själva, måste organisationen också ge till dem. Vem äter lunch med den nya de första dagarna? Vem är fadder under de första månaderna? Vem ser till att hon eller han kommer med i gänget?

Tänk på att presentera den nya för alla. Lägg ut informationen på hemsidan.

Se allt som kommer på köpet

En rekryteringsprocess tar tid och energi och så ska det göra. Men det finns en rad sidoeffekter som du kan ha nytta av, gjort erfarenheter och fått nya lärdomar.

  • Du har lärt dig något om din egen beslutsprocess.
  • Du har agerat ambassadör och spridit kunskap om din organisation till många intresserade människor.