Registerbeskrivning

Ett dokument där man anger bl.a. vilken information man samlar in, varför man gör detta och hur den används och sparas. Registerbeskrivningen skall hållas allmänt tillgänglig. Man kan till exempel sätta den på organisationens hemsida.

Här är en mall på registerbeskrivning: 

Föreningens namn och kontaktuppgifter
Förening X rf, webbadress, e-postadress, telefonnummer

Medlemsregistrets ändamål och den lagliga grunden
Medlemsregistrets ändamål är att möjliggöra och dokumentera föreningens verksamhet och organisation samt att förverkliga föreningens och medlemmarnas rättigheter och skyldigheter.

Den rättsliga grunden för medlemsregistret är artikel 6.1.c (rättsliga förpliktelser) och artikel 9.2.d (behandling av särskilda kategorier av personuppgifter). Beträffande nationell lagstiftning finns stadganden i föreningslagen och bokföringslagen.

Mottagare av personuppgifterna
Personuppgifterna hanteras av föreningens styrelse, medlemssekreterare, kassör och bokförare. Uppgifterna är även tillgängliga för anställda vid Förbund Y rf. Uppgifterna i medlemsregistret överlämnas inte utöver till förbundet utanför organisationen.   

Lagringsperioden
Uppgifterna lagras så länge som medlemskapet fortgår och raderas därefter.

Rättigheter
Personer som finns upptagna i medlemsregistret har rätt att begära tillgång till och rättelse av sina uppgifter. Så länge medlemskapet fortgår är det inte möjligt att begära radering av sina uppgifter eller att begränsa eller invända mot behandlingen. Rätten till dataportabilitet är med stöd av artikel 20.1.a och 20.1.b inte möjlig att utöva.

Klagomål
Personer som finns upptagna i medlemsregistret har rätt att inge klagomål till Dataskyddsmyndigheten.

Skyldighet att tillhandahålla uppgifter
Föreningslagen förutsätter att föreningen upprätthåller en förteckning över samtliga medlemmar. Ifall uppgifterna inte lämnas är det inte möjligt att vara medlem i föreningen.