Möten inom föreningen

I en förening ordnas det många olika möten: styrelsemöten, medlemsmöten, föreningsmöten och övriga möten. En del möten är öppna för alla medlemmar. Sådana är föreningsmöten, extra föreningsmöten och medlemsmöten. På styrelsemöten deltar endast styrelsemedlemmarna, eventuellt med inbjudna sakkunniga.

Föreningslagen behandlar främst formerna och kraven på "föreningsmötet". Föreningsmöte kallas ofta i föreningarna med andra namn. Man kallar det årsmöte, vår- och höstmöte, valmöte eller något annat. Det allra första mötet som hålls i en förening, när föreningen grundas, är det konstituerande mötet.

I stadgarna står under vilka möten medlemmarna kan utöva sin beslutanderätt. Beslutsfattandet sker på föreningsmöten och extra föreningsmöten, i stora föreningar också förbundsrepresentantmöten eller fullmäktigemöten. Från och med 1.9.2010 är det också möjligt att komplettera med virtuella eller distansmöten förutsatt att det är nämnt i föreningens stadgar. Se närmare i avsnittet Föreningslagen.

På föreningsmötet fastslås riktlinjerna för hur styrelsen skall ordna föreningens verksamhet. Styrelsen är det verkställande organet i föreningen och skall enligt Föreningslagen "omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter" och föreningens egendom. Lagen har inte har några exakta stipulationer på hur styrelsen, utskott och arbetsgrupper sammanträder. Styrelsen kan såleds ganska fritt ordna sin verksamhet om det inte i föreningens stadgar finns specifika bestämmelser för styrelsens sammanträden. Enligt lagen behöver styrelsen till exempel inte skriva protokoll men å andra sidan kräver en omsorgsfull skötsel av föreningen att man dokumenterar sina beslut.

Mötestyper

Man kan särskilja mellan två sorters möten i vårt land: allmänna och privata eller slutna möten. Fördelningen grundar sig på närvarorätten.

Allmänna möten är öppna för alla och inbjudan till mötet har annonserats öppet till allmänheten. Det kan vara fråga om en demonstration eller ett stort konstituerande möte. För allmänna möten behöver man inte tillstånd av myndigheterna, däremot bör man anmäla till myndigheterna om att ett sådant möte kommer att hållas.

Föreningsmöten är privata möten. Till dem får deltagarna, i de flesta fall medlemmarna, kallelse. Privata möten övervakas inte av myndigheterna. 

Att tänka på inför möten

De som arrangerar mötet skall komma i tid för att se till att allt är färdigt före mötet. Ordförande och sekreteraren borde sitta så att de kan se alla mötesdeltagare. Mötesordförande behöver för mötet en klubba, papper och pennor samt alla dokument gällande mötet, föreningslagen och föreningens stadgar. Som hjälp vid ordförandebordet kan finnas förutom protokollföraren en eller flera sekreterare som till exempel sköter mötestekniken.

På årsmötet behövs dessutom revisionsberättelsen i orginal. Reservera dessutom röst- och valsedlar. Under mötet leder mötesordförande ordet. Efter mötet undertecknar hen protokollet.

Svar på frågor angående förfaranden inom föreningen och möten står i stadgarna och på högre nivå i föreningslagen.