Fonder i föreningens bokföring

Det råder en viss begreppsförvirring kring ordet fond. Dels finns det stora föreningar och stiftelser som har ordet fond i sitt namn. Dels finns det placeringsfonder, där både privatpersoner och föreningar kan placera sitt kapital i hopp om att få en viss avkastning. Men också bokföringslagen innehåller bestämmelser om olika fonder i bokföringen. En förening som fått en större donation eller ett testamente och vill spara kapitalet för att placera medlen kan bilda fonder under eget kapital i sin bokföring. Fondernas kapital ger sedan förhoppningsvis en avkastning till föreningen. Dessa kan till exempel kallas minnesfonder och namngivas efter donatorn. Föreningen kan också bilda en jubileumsfond. Fonder i föreningar indelas i olika grupper. Nedan en kort genomgång av skillnader mellan dessa och hur bokföringsfonder skall behandlas i föreningens bokföring.

Bundna fonder

I en bunden fond har gåvogivaren gett bindande direktiv hur medlen skall användas eller så har användningen av kapitalet begränsats till ett visst ändamål.

Enligt Bokföringsnämndens direktiv skall dessa anmälas separat som en särskild post under eget kapital. Om det finns flera dylika bundna fonder kan varje fond specificeras i bilaga. Själva kapitalet kan placeras tillsammans med föreningens övriga placeringar.

Självtäckande fonder

Självtäckande fonder, där gåvogivaren har krävt att kapitalet förvaltas separat från föreningens tillgångar och skall användas för ett speciellt ändamål. Dessutom kan gåvogivaren förutsätta att en viss del av avkastningen placeras på nytt eller att endast avkastningen av grundkapitalet får användas. Dessa visas i bokslutet som separata poster både under Aktiva och Passiva i balansräkningen. I praktiken brukar självtäckande fonder också kräva ett separat bankkonto och placeringskonto. Men den juridiska personen för en självtäckande fond är den sammanslutning som sköter fonden. Föreningens styrelse ansvarar alltså också för skötseln av föreningens självtäckande fonder. Om föreningen har många dylika fonder med tämligen litet kapital har det ansetts vara möjligt att placeringen av alla fonders kapital sker gemensamt och kapitalet förvaras på ett gemensamt konto. Detta förutsätter förstås att noggrann bokföring görs för varje enskild självtäckande fond.

Bokföringsnämnden har i ett utlåtande 1334/1995 gett direktiv hur bundna och självtäckande fonder skall behandlas i bokföringen.

Fria fonder

Den andra gruppen är fria fonder vars medel förvaltas tillsammans med föreningens andra verksamhetsmedel och som kan användas helt eller ganska fritt. Fria fonder kan ytterligare indelas i två grupper. 1. Fonder som föreningen med egna beslut har grundat. Föreningen kan till exempel ha sålt egendom och beslutat att fondera försäljningsvinsten. 2. Den vanligaste formen av fria fonder är de som uppstått genom donationer och testamenten eller genom att en person velat stöda föreningen genom att uppmana allmänheten att göra en inbetalning till föreningens namngivna fond. T.ex. i sambande med ett jubileum. Medlen i fria fonder får användas fritt för föreningens verksamhet. Men det är förstås möjligt att man stipulerar något om vad avkastningen huvudsakligen skall användas till. Men om användningsändamålet inte uttryckligen begränsas till ett visst ändamål betraktas fonden som en fri fond.

Också fria fonders kapital visas under gruppen eget kapital på Passiva sidan i balansräkningen. Om man har många fonder kan specifikationen per fond ske i bilaga. Fondens eventuella placeringar eller bankkonton visas förstås på aktiva sidan i balansräkningen.

Hur grundas en fond i bokföringen

För fria fonder finns inte exakta regler i bokföringslagstiftningen hur dessa skall behandlas i föreningens bokföring. Med undantag för att fondens kapital skall visas under eget kapital. För bundna fonder finns däremot Bokföringsnämndens utlåtande som vi nämnde tidigare.

I facklitteraturen rekommenderas att ny fond grundas så att själva summan föreningen får genom en donation, ett testamente eller på annat sätt först tas in i resultaträkningen under tillförda medel.  Efter godkänt bokslut kan föreningsmötet sedan överföra överskottet till en nygrundad fond som bär donatorns namn. Somliga anser att man också kan göra överföringen direkt i bokslutet så att föreningens resultat inklusive donation framgår men att donationen sedan överförs till balansräkningen strax före räkenskapsperiodens resultatet.

I bokslutets bilagor kan man på olika sätt redogöra för hur fondens kapital avkastat, hur medlen använts osv.

Mera information om bokföringsfonder finns i olika handböcker för föreningar och stiftelser. 

Insamling av kapital för framtida projekt 

Ibland vill föreningar ekonomiskt förbereda sig för större satsningar i framtiden. Det kan vare ett byggprojekt, ett större jubileum, en historik eller liknande. Då vore det bra om man kunde samla in medel några år i förväg. Enligt gällande bokföringsregler kan man dock inte längre göra reserveringar i bokslutet om det inte finns någon skattetekniska skäl för detta. Lagen ändrades på denna punkt då föreningar ofta hade för vana att ”dölja” sitt överskott genom att göre en obestämd reservering för framtiden. Men nu är detta då klart förbjudet.

Återstår möjligheten att göra överskott och sedan tids nog använda överskottet (föreningens verksamhetskapital). Notera att alla bidragsgivare inte godkänner att man gör överskott. Stora överskott i föreningen kan dock ha en negativ inverkan på möjligheterna att få bidrag. Också Skatteförvaltningen kan ifrågasätta föreningens allmännyttiga status om föreningen år för år gör överskott och inte använder sina inkomster till de ändamål som nämns i stadgarna. Om man medvetet sparar genom överskott är det skäl att förklara i bokslutets noter varför föreningen har överskott och hur man planera att använda det.

En andra möjlighet kan vara att i viss mån utnyttja möjligheterna till resultatregleringar. En resultatreglering skall ju i princip rätta till situationer där intäkter eller kostnader har uppstått på fel räkenskapsår. Om föreningen fått ett bidrag för ett projekt som inte har förverkligats under räkenskapsåret kan bidraget – med bidragsgivarens tillåtelse – överföras till följande räkenskapsperiod som en resultatreglering. Viktigt är då att i balansspecifikationen eller bokslutets bilagor klart redogöra för orsaken till varje resultatreglering och när det är meningen att regleringen skall användas. Man får alltså inte göra en resultatreglering utan orsak för att minska på överskottet.