Löner

I lagstiftningen finns inte definierat någon minimilön. Däremot anges den i olika kollektivavtal och varierar förstås från bransch till bransch. I arbetsavtalslagen sägs att man inte får betala mindre lön än allmänt förekommande inom branschen. Problemet för föreningar kan dock vara att definiera till vilken bransch man hör. Information om lönenivåer kan man numera hitta på nätet. Till exempel Finlands företagare har omfattande information om gällande avtal under rubriken Työnantanjan ABC. Också arbetarskyddscentralen (www.tyoturva.fi) har information om arbetsavtalsfrågor. Också arbets- och näringsministeriet har gjort en broschyr om arbetsavtalslagen och hur den skall tillämpas.

Lönebetalningsdagen anges i arbetsavtalet. Lönen måste betalas senast den sista i månaden men kan betalas när som helst under månaden och minst en gång per månad. Oftast åtminstone litet i efterskott. Löntagaren måste få en specifikation över löneuträkningen.

Arvoden och mötesarvoden

Arvode är egentligen en synomym till lön. Ett arvode behandlas i regel på samma sätt som en lön. Undantaget utgörs av mötesarvoden som för förtroendemän i allmännyttiga föreningar är befriade från sociala avgifter och pensionsavgifter eftersom det att man är invald i en styrelse inte betyder att man är i arbetsförhållande till föreningen.

Lönebetalning

Innan man skall betala lön gäller det att kontrollera att alla nödvändiga handlingar finns med. De viktigaste är:

  • Arbetsavtal
  • en faktura/utanordning över vad som skall betalas, varför och till vem
  • löntagarens skattekort, bankkontakt och adress. Om skattekort inte finns behövs i alla fall löntagarens personnummer.

För löneberäkning och –bokföring finns att köpa löneprogram. Har man endast några anställda klarar man sig bra utan eller med ett vanligt kalkylprogram. Numera kan man också utan ersättning använda skatteverkets tjänst palkka.fi. som är ett löneberäkningsprogram på nätet. Samtidigt sköts nödvändiga anmälningar till skatteverket och försäkringsbolag.

Avdrag från lönen

Den som får lön står själv för en del av bikostnaderna. Från lönen eller arvodet skall innehållas följande summor (år 2019) innan betalning görs:

  • Förskottsinnehållning enligt direktiven i mottagarens gällande skattekort. (Kontrollera att skattekortet gäller under betalningsdagen)
  • Arbetstagarens pensionsavgift (år 2019 = 6,75 procent för 17-52 åringar och 63-67 åringar. För 53-62 åringar är procenten 8,25)
  • Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringspremie (1,50 procent år 2019). Denna gäller för arbetstagare i åldern 17-64 år

Nettoutbetalningen för ett arvode på 2 000 euro i åldern 17-52 år kan därför bli till exempel:

Lön 2 000,00 euro
Förskottsinnehållning 21 % - 420,00 euro
Pensionsavgift 6,75 % -135,00 euro
Arbetslöshetsförs.premie 1,50%      -30,00 euro
Betalas netto 1 415,00 euro

 

Andra löner

Lön för sjukdomstid

Arbetstagaren har rätt till åtminstone en del av sin lön under sin sjukdomstid. Då arbetsförhållandet varat minst en månad har man rätt till lön under dagen man insjuknat plus nio vardagar (lördag inkluderas). Detta som ett minimum. Principen är att lön betalas för en längre sjukdomstid enligt hur längre man varit anställd. I kollektivavtal ingår vanligen tabeller över hur länge man skall betala lön under sjukdomstid. Om arbetsförhållandet varat under en månad har man rätt till 50 procent av sin lön under sjukdomstiden.

FPA ersätter en del av arbetsgivarens kostnader för sjuktidslön men också här är arbetsgivarens självrisk 1+9 dagar. Flera korta sjukdomstider under en viss period kan dock räknas ihop.

Semesterlön

Under årssemester har löntagaren rätt att få sin normala lön. För månadsavlönade gäller den vanliga lönen medan det för timavlönade och mera oregelbundet arbetande finns särskilda uträkningssätt och koefficienter som anges i semesterlagen. Semesterlönen räknas ut så att månadslönen divideras med antalet verkliga arbetsdagar i semestermånaden, tex juli. Denna dagslön multipliceras med antalet semesterdagar som är vardagar (ej lördagar!). Exempel: Lön 2500/22 x 25 (antalet vardagar under fem veckor = 30 dagars semester) ger en semesterlön på 2840,90 euro.

Semesterersättning

Då det finns outtagen semester då arbetsförhållandet upphör får arbetstagaren en semesterersättning. Formeln för uträkning av denna är: Antalet införtjänade semesterdager gånger månadslönen dividerat med 25. (Ex 24 x 2000/25 = 1 920 euro). Om arbetsförhållandet är kort betalas semesterersättning i procent av utbetald lön: nio procent om man varit anställd under ett år och 11,5 procent om man varit över ett år. I princip berättigar alla arbetsförhållanden numera till semesterersättning eller semester.

Semesterpremie

Semesterpremien är ingen lagstadgad förmån så en obunden arbetsgivare måste inte betala den. De flesta kollektivavtal har dock bestämmelser om semesterpremier. Vanligen är den 50 procent av semesterlönen. I exemplet ovan är semesterlönen 2 840,90. Premien är då 1 420,45.

Se närmare på sidan Semester.

Arbetsgivarkostnader

När man betalar lön eller arvode uppstår så kallade lönebikostnader vilka uträknas från bruttolönen plus eventuellt värde av naturaförmån (2019):

  • Sjukförsäkringspremie (tid. socialskyddsavgift) = 0,77% för privata arbetsgivare
  • Pensionsavgift för arbetsgivaren = ArPL-pension ca 18,5 %
  • Arbetslöshetsförsäkring = 0,50%
  • Lagstadgad olycksfallsförsäkring som innehåller olycksfalls-, och grupplivförsäkring. Premien för dessa är ca 0,3-0,5 procent år 2018. Minimipremie för olycksfallsförsäkringen är dock ca 92 euro/år.

Ovan nämnda arbetsförhållande kostar alltså för föreningen minst 2 000 euro + 15,40 euro + 370 euro (ArPL) + 10 euro + 10 euro  = 2 405,40 euro. Bikostnaderna för fast anställda år 2019 är cirka 20,3 procent av lönen. Till detta kommer ännu semesterkostnaden. Löntagaren förtjänar in två dagar semester i månader den första tiden för att sedan öka till 2,5 dagar per månad. Alternativt kan man räkna i procent av lönen så att semesterersättningen är 9 % av införtjänad lön första året och 11,5 procent i fortsättningen. Också korta arbetsförhållande berättigar till semesterersättning.

Naturaförmåner

Utöver lönen eller som ett komplement till en del av lönen kan arbetsgivaren bjuda olika formera av naturaförmåner. De vanligaste är kost- och telefonförmån. Bil- och bostadsförmån är inte så vanlig i föreningar men resan till arbetet och olika motionsförmåner har börjat förekomma. Men också naturaförmåner likställs med löner av skatteverket som årligen fastslår värdet av dessa förmåner genom officiella beslut. Se www.skatt.fi. Detta värde skall sedan beaktas när man innehåller skatt och betalar andra lönebikostnader.

Om löntagaren till exempel fritt får använda arbetsgivarens telefon (fast eller mobil) är förmånen värd 20 euro (2019). I praktiken innebär det att förskottsinnehållning, socialskyddsavgift och andra avgifter skalla räknas på 2020 euro i exemplet ovan. Lönen är fortfarande 2000 euro men till den läggs värdet av telefonförmånen 20 euro då man räknar ut förskottsinnehållningen och lönebikostnaderna.

(Observera att telefonförmånen kan gälla endast samtal och text och multimediameddelanden. Om det i telefonräkningen ingår annat som till exempel köp av service skall dessa summor antingen dras från lönen eller anses som lön och beskattas normalt.) Köp av spårvagns eller annan resebiljett kan godkännas om det gäller resa för arbetet (men inte från hemmet till arbetsplatsen och vice versa).

Skatteinnehållningar och socialskyddsavgifter anmäls från och med 1.1.2019 till Inkomstregistret inom fem dagar efter utbetalningen. Innehållningen och sjukförsäkringsavgiften betalas fortsättningsvis till skatteverket, senast den 12 (eller följande bankdag) i den på arvodesbetalningen följande månaden om man är registrerad arbetsgivare. I och med inkomstregistret anmäls nu separat lönebetalning inom 5 dagar medan naturförmåner, reseersättningar och sjukförsäkringsavgiften anmäls separat senast den 5. i följande kalendermånad. Se närmare på inkomstregistret.fi 

I bokföringen rekommenderas ett särskilt skuldkonto, där man bokför innehållningen och socialskyddsavgiften i samband med arvodesutbetalningen som skuld till staten. Detta konto debiteras då innehållning och sjukfärsäkringsavgift inbetalas till skatteverket.
 

Skatteinnehållningens storlek

Arbetstagaren skall till löneutbetalaren lämna uppgift om den procentsats som enligt löntagarens skattekort skall innehållas. Principerna för skattekort har ändrats 2019 och nu finns det vanligen en enhetlig innehållsprocent för alla inkomster till en viss inkomstgräns. Om gränsen överskrids innehålls enligt den högre procenten. På skattekorten finns anvisningar om hur de skall användas. Om löntagaren inte presenterar sitt skattekort alls innehålls 60 % av lönen. Skattekortet skall nu bara visas för arbetsgivaren eller arvodesbetalren och behöver inte ges i original längre. (Närmare information på www.skatt.fi)

Skatteförvaltningen har ju fram till slutet av år 2018 haft ett anmälnings och -betalningssystem som kallas periodskattedeklaration och skattekonto. Kunden har redovisat och anmält alla sina skatter på en gång och betalat totalsumman till ett skattekonto hos skatteförvaltningen. För att använda systemet på webben behövs en så kallad KATSO-kod. Från och med år 2019 har tagits i bruk ett sk. Inkomstregister där allas löner, arvoden och andra förmåner samlas. Anmälningen bör nu göras inom 5 dagar efter själva löneutbetalninen och dessutom kompletteras med en andra anmälan senast den 5. följande månad. Se utförlig information på inkomstregistret eller skatt.fi .
Innehållen förskottsinnehållning och sjukförsäkringsavgift betalas dock fortsättningsvis till skatteverket senast den 12. följande kalendermånad.
 

Socialskyddsavgift > Sjukförsäkringspremie

Socialskyddsavgift har ändrat namn till arbetsgivarens sjukförsäkringspremie och betalas för alla löner och beskattningsbara naturaförmåner. Premien beräknas på samma lön som man gör förskottsinnehållning på. Avgiften betalas också om förskottsinnehållningen är noll.

Sjukförsäkringspremiens storlek (2019 = 0,77%) varierar från år till år och kan till och med justeras under kalenderåret. Är man osäker på dess storlek kan man höra efter hos skatteförvaltningen. (www.skatt.fi).
 

Obligatoriska personalförsäkringar

Personalförsäkringarna fungerar så att då man har personer i arbetsavtalsförhållande bör arbetsgivaren göra avtal med försäkringsbolag eller anmäla sig till Sysselsättningsfonden (tidigare arbetslöshetsförsäkringsfonden). Ett arbetsförhållande uppstår då man kommer överens, också muntligen, om att någonting skall utföras mot betalning.

I och med Inkomstregistret fakturerar försäkringsbolagen från och med 2019 på basen av månatliga anmälningar till registret. Systemet med förskottsavgift och årsanmälan slopas. Dessa avgifter kan gärna bokföras på ett skuldkonto i bokföringen. Själva kostnaden bokförs först när lönen betalas eller till exempel i slutet av varje månad.

Som tidigare nämnts betalar löntagaren själv en viss andel av pensionspremien och arbetslöshetsförsäkringspremien. Arbetsgivaren innehåller löntagarens del och betalar båda delarna till försäkringsbolagen. Till löntagaren ges intyg över hur mycket som avdragits. Notera i bokföringen att det förstås bara är arbetsgivarens del som är en kostnad för arbetsgivaren/föreningen.
 

ArPL-försäkring

För ArPL-pensionsavgifter måste man göra ett avtal med ett pensionsförsäkringsbolag om man har lönebetalning på minst 8502 euro/6 månader.
Om lönen blir under gränsvärdet måste man inte göra avtal utan kan betala försäkringen som tillfällig arbetsgivare. Det är vanligen högre avgift om man inte har avtal. Enstaka löner under 59,36 euro (2019) i månaden behöver inte ArPL-försäkras.

Pensionsbolaget fakturerar pensionsavgiften på basen av anmälningen till inkomstregistret. Man kan med sitt pensionsbolag komma överens hur man vill ha fakturorna. Genom inkomstregistret får också pensionsbolaget direkt information om vem som betalningen gäller så från och med år 2019 behövs ingens årsanmälan.

Totalpremien för pensionsförsäkringen är ca 25 procent varav löntagaren betalar 6,75 - 8,25 procent.
 

Arbetslöshetsförsäkring

Arbetslöshetesförsäkringen administreras  av Arbetslöshetsförsäkringsfonden. En arbetsgivare anmäler sig som lönebetalare och betalar också här premien i förskott i tre rater. Man kan också automatiskt hamna hit eftersom arbetslöshetsförsäkringsfonden kontrollerar med skatteverket vem som betalar lön.

För löner till anställda mellan 17-64 år betalas arbetslöshetsförsäkringspremi. Premien är år 2018 för arbetsgivaren 0,65% procent av löner och förmåner medan arbetstagarens andel är 1,90%. Arbetsgivaren drar av arbetstagarens andel från lönen och redovisar också den till fonden. Om man har sammanlagt löner under 1200 euro per år behöver man inte betala arbetslöshetsförsäkringsavgift.


Lagstadgad olycksfallsförsäkring

Avtal måste också göras för den lagstadgade olycksfallsförsäkringen som sköts av skadeförsäkringsbolag. I denna ingår också en grupplivförsäkring. Här gäller minimigränsen att man har personal anställd mer än 12 dagar per år. Det kan var en person eller flera. Har man flera anställda adderas deras arbetsdagar ihop när man kontrollerar om gränsvärdet uppfylls. För denna finns ingen arbetstagarandel. Premien är vanligen kring 0,5 procent av lönerna. Men försäkringsbolagen har vanligen en minimipremie och med litet löner kan procenten bli högre. Denna försäkrings faktueras ännu år 2019 i förskott. Men från och med år 2020 är också den lagstadgade olycksfallsförsäkringen med i inkomstregistret.

 


Redovisning och dokumentation

Innehållen skatt och sjukförsäkrings avgift inbetalas till skatteverket senast den 12 dagen månaden efter löneutbetalningsmånaden. Före betalningen skall den registrerade arbetsgivaren anmäla sina löner, innehållningar och sjukförsäkringsavgifter till Inkomstregistret. Närmare information på www.skatt.fi

Årsanmälan till skatteverket slopas då behövliga uppgifter ges direkt till Inkomstregistret.
 

Registrerad eller oregistrerad arbetsgivare

Om föreningen har regelbundet återkommande löneutbetalningar är det skäl för den att låta registrera sig hos skatteverket som registrerad arbetsgivare. (Obs! Detta är inte detsamma som att föreningen är r.f. = registrerad förening).

Registrerade arbetsgivare får ett skattekonto med ett referensnummer som gäller tillsvidare. Till kontotjänsten, som kallas "Min skatt" (Oma vero) ser man saldot på föreningens skattebetalningar.

Om föreningen endast har få, sporadiska löneutbetalningar går det bra att fortsätta att vara oregistrerad arbetsgivare. Men också dessa anmäls till Inkomstregistret.

 

Dokumentation

Varje arbetsgivare är skyldig att föra lönekort kalenderårsvis över sina löntagare. Ur dessa bör framgå löntagarens fullständiga namn, personsignum, bruttolön, skatteinnehållning, övriga innehållningar, socialskyddsavgift samt tid för när lönen utbetalts. Också personalens semestrar och hur semesterlöner och -premier räknats ut och hur semstern tas ut måste bokföras. Formen för lönekortet är fri men uppgifterna bör kunna lagras varaktigt. Lönehandlingar skall till skillnad från vanliga verifikat förvaras "för evigt" så att såväl löntagare och försäkringsbolag vid behov kan kontrollera tidigare utbetalda löner.

Då det är aktuellt med löner för fler personer kan man överväga att skaffa ett löneprogram. Då är det lättare att sköta dokumentationen.
Närmare om dokumentationskrav finns upptaget i Bokföringsnämndens allmänna anvisning om bokföringsmetoder och -material.

Modell för lönekort och arbetsgivarkostnader (Excel-fil) (ej uppdaterade %)