Löner

Hur stor ska lönen vara?

I arbetsavtalslagen finns ingen reglering för hur stor en minimilön ska vara. Om det inte ur tillämpliga kollektivavtal framgår någon minimilön, ska arbetstagaren erhålla en sedvanlig och skälig lön för sitt arbete. Den sedvanliga och skäliga lönen kan variera mellan olika branscher.

När ska lönen utbetalas?

Lönen ska enligt arbetsavtalslagen betalas senast på den mellan arbetsgivaren och arbetstagaren överenskomna löneutbetalningsdagen till det konto som arbetstagaren uppgett. Löneutbetalningsperioden får vara högst en månad, men är grunden för lönen kortare än en vecka ska lönen utbetalas minst två gånger per månad om den inte betalas i samband med en månadslön.

Arbetsgivaren ska förse arbetstagaren med en beräkning av lönen samt dess beräkningsgrund. Utbetalningen ska även verifieras med en lönespecifikation eller annat motsvarande kvitto.

Arvoden och mötesarvoden

Arvode är egentligen en synomym till lön. Ett arvode behandlas i regel på samma sätt som en lön. Mötesarvoden som för förtroendemän i allmännyttiga föreningar är befriade från sociala avgifter och pensionsavgifter eftersom det att man är invald i en styrelse inte betyder att man är i arbetsförhållande till föreningen.

Konsulter och egenföretagare

Om arbetsgivaren anlitar konsulter eller använder sig av andra köptjänster, ansvar dessa själva för sina lönebikostnader och nödvändiga försäkringar.

Vad behövs för löneutbetalningen?

Innan löneutbetalningen behöver arbetsgivaren försäkra sig om att nödvändiga handlingar och information finns tillgängliga. Med sådant nödvändigt avses bland annat:

* Arbetsavtal

* Beräkning över vad som ska betalas/faktura, varför utbetalningen ska göras och till vem

* Skattekort, konto- och bankuppgifter samt adress. Om skattekort inte finns behövs i alla fall löntagarens personnummer.

Det finns löneprogram tillgängliga på marknaden för löneberäkning och – bokföring. Numera kan man också kostnadsfritt använda skatteförvaltningens tjänst palkka.fi, som är ett löneberäkningsprogram på nätet. Samtidigt sköts nödvändiga anmälningar till skatteförvaltningen och försäkringsbolag.

 

Avdrag och innehållningar från lönen

Från lönen eller arvodet skall dras av eller innehållas följande summor (år 2020) innan betalning görs:

  • Förskottsinnehållning enligt mottagarens skattekort. (Kontrollera att skattekortet gäller under betalningsdagen). I förskottsinnehållningsprocenten ingår löntagarens dagpenningspremie som år 2020 är 1,18% av bruttolönen.
  • Arbetstagarens pensionsavgift (år 2020 = 7,15 procent för 17-52 åringar och 63-67 åringar. För 53-62 åringar är procenten 8,65)
  • Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringspremie (1,25 procent år 2020). Denna gäller för arbetstagare i åldern 17-64 år

Nettoutbetalningen för en lön på 2 000 euro till en person i åldern 17-52 år kan därför bli till exempel:

Lön 2 000,00 euro
Förskottsinnehållning 21 % - 420,00 euro
Pensionsavgift 7,15 % -143,00 euro
Arbetslöshetsförs.premie 1,25%      -25,00 euro
Betalas netto 1 412,00 euro

 

De årliga innehållningarna hittas på statsrådets hemsida. Information on hur dessa ersättningar uppbärs hittas även på pensionsförsäkringsbolaget och på inkomstregistrets hemsida

Lön under sjukfrånvaro

En arbetstagare som på grund av sjukdom eller olycksfall är förhindrad att utföra sitt arbete är berättigad till lön för sin sjukdomstid. Om arbetsförhållandet pågått en månad är arbetstagaren berättigad till full lön fram till utgången av den nionde vardagen efter den dag han eller hon insjuknade. Notera dock att rätten till lön för sjukfrånvaro varar högst tills dess att arbetstagaren är berättigad till dagpenning enligt sjukförsäkringslagen. Om arbetsförhållandet pågått mindre än en månad har arbetstagaren rätt att på motsvarande sätt få 50 % av sin lön.

En eventuell dagpenning som arbetstagaren har fått samtidigt som han eller hon har fått lön för sjukdomstiden tillfaller arbetsgivaren.

Kontrollera alltid eventuella avvikande bestämmelser i kollektivavtalet

FPA ersätter en del av arbetsgivarens kostnader för sjuktidslön men också här är arbetsgivarens självrisk 1+9 dagar. Flera korta sjukdomstider under en viss period kan dock räknas ihop.

Lön under semestern

Semesterlön

En arbetstagare är berättigad till sin normala lön under sin semester. För månadsavlönade gäller den vanliga lönen medan det för timavlönade och mera oregelbundet arbetande finns särskilda beräkningssätt och koefficienter som anges i semesterlagen. Beräkningsgrunder hittas i semesterlagens 9-12 §§.

Semesterersättning

Då det finns outtagen semester vid arbetsförhållandets upphörande får arbetstagaren en semesterersättning. Beräkningsgrunder för semesterersättningen motsvarar beräkningsgrunden för semesterlönen och hittas i semesterlagens 9-12 §§ samt 16 §.

Semesterpremie

I de tillämpliga kollektivavtalen kan det finnas bestämmelser om en semesterpremie. En semesterpremie brukar vara 50 % av semesterlönen.

Se närmare om semester på sidan Semester.

 

Arbetsgivarkostnader

Utöver lönekostnader har arbetsgivaren även lagstadgade lönebikostnader. Kostnaderna och deras belopp kan variera från år till år.

År 2020 medför dessa kostnader följande tillägg på lönerna.

  • Sjukförsäkringspremie  1,34 % av bruttolönen
  • Arbetsgivarens andel av pensionsavgiften är 25,3% minus löntagarens andel 7,15%  dvs ca 18,15 % av bruttolönen. I praktiken något lägre då pensionsbolagen oftar beviljar en gottgörelse på årsnivå.
  • Arbetslöshetsförsäkring = 0,45% av bruttolönen.
  • Lagstadgad olycksfallsförsäkring som innehåller olycksfalls-, och grupplivförsäkring. Premien för dessa är ca 0,6-0,7 procent år 2020.

Information om de aktuella lönebikostnaderna samt uppbäring av dessa hittas på statsrådets hemsida och aktuell information hittas även exempelvis på pensionsförsäkringsbolagens, Sysselsättningsfondens, skadeförsäkringsbolagens och inkomstregistrets hemsida. Nedan finns också en litet utförligare beskrivning av dessa lönebikosntnader.

Naturaförmåner

Utöver lönen eller som ett komplement till en del av lönen kan arbetsgivaren bjuda olika formera av naturaförmåner. De vanligaste är kost- och telefonförmån. Bil- och bostadsförmån är inte så vanlig i föreningar men resan till arbetet och olika motionsförmåner har börjat förekomma. Men också naturaförmåner likställs med löner av skatteverket som årligen fastslår värdet av dessa förmåner genom officiella beslut. Se www.skatt.fi. Detta värde skall sedan beaktas när man innehåller skatt och betalar andra lönebikostnader.

Om löntagaren till exempel fritt får använda arbetsgivarens telefon (fast eller mobil) är förmånen värd 20 euro (2019). I praktiken innebär det att förskottsinnehållning, socialskyddsavgift och andra avgifter skall räknas på 2020 euro i exemplet ovan. Lönen är fortfarande 2000 euro men till den läggs värdet av telefonförmånen 20 euro då man räknar ut förskottsinnehållningen och lönebikostnaderna.

(Observera att telefonförmånen kan gälla endast samtal och text- och multimediameddelanden. Om det i telefonräkningen ingår annat som till exempel köp av service skall dessa summor antingen dras från lönen eller anses som lön och beskattas normalt.) Köp av spårvagns eller annan resebiljett kan godkännas om det gäller resa för arbetet (men inte från hemmet till arbetsplatsen och vice versa).

Skatteinnehållningar och socialskyddsavgifter anmäls från och med 1.1.2019 till Inkomstregistret inom fem dagar efter utbetalningen. Innehållningen och sjukförsäkringsavgiften betalas fortsättningsvis till skatteverket, senast den 12 (eller följande bankdag) i den på arvodesbetalningen följande månaden om man är registrerad arbetsgivare. I och med inkomstregistret anmäls nu separat lönebetalning inom 5 dagar medan naturförmåner, reseersättningar och sjukförsäkringsavgiften anmäls separat senast den 5. i följande kalendermånad. Se närmare på inkomstregistret.fi 

I bokföringen rekommenderas ett särskilt skuldkonto, där man bokför innehållningen och socialskyddsavgiften i samband med arvodesutbetalningen som skuld till staten. Detta konto debiteras då innehållning och sjukfärsäkringsavgift inbetalas till skatteverket.
 

Skatteinnehållningens storlek

Arbetstagaren skall till löneutbetalaren lämna uppgift om den procentsats som enligt löntagarens skattekort skall innehållas. Principerna för skattekort har ändrats 2019 och nu finns det vanligen en enhetlig innehållsprocent för alla inkomster till en viss inkomstgräns. Om gränsen överskrids innehålls enligt den högre procenten. På skattekorten finns anvisningar om hur de skall användas. Om löntagaren inte presenterar sitt skattekort alls innehålls 60 % av lönen. Skattekortet skall nu bara visas för arbetsgivaren eller arvodesbetalren och behöver inte ges i original längre. (Närmare information på www.skatt.fi)

Skatteinnehållningar och socialskyddsavgifter anmäls från och med 1.1.2019 till inkomstregistret inom fem dagar från utbetalningen. Innehållningen och sjukförsäkringsavgiften betalas fortsättningsvis till Skatteförvaltningen, senast den 12:e (eller följande bankdag) i den på arvodesbetalningen följande månaden om man är registrerad arbetsgivare. I och med inkomstregistret anmäls nu lönebetalning separat inom fem dagar, medan naturförmåner, reseersättningar och sjukförsäkringsavgiften anmäls senast den 5:e i följande kalendermånad. Se närmare på inkomstregistret.fi. Från början av år 2020 tillåts att föreningar anmäler enskilda, ej regelbundna, prestationer senast den 5. i följande kalendermånad.

 

ARBETSGIVARENS LÖNEBIKOSTNADER

Sjukförsäkringspremie

Socialskyddsavgift har ändrat namn till arbetsgivarens sjukförsäkringspremie och betalas för alla löner som baserar sig på ett arbetsförhållande och också för beskattningsbara naturaförmåner. Premien beräknas på samma lön som man gör förskottsinnehållning på. Avgiften betalas också om förskottsinnehållningen är noll.

Sjukförsäkringspremiens storlek (2020 = 1,34%) varierar från år till år och kan till och med justeras under kalenderåret. Är man osäker på dess storlek kan man höra efter hos skatteförvaltningen. (www.skatt.fi).
 

Obligatoriska personalförsäkringar

Personalförsäkringarna fungerar så att då man har personer i arbetsavtalsförhållande bör arbetsgivaren göra avtal med försäkringsbolag eller genom att anmäla sig till Sysselsättningsfonden. Ett arbetsförhållande uppstår då man kommer överens, också muntligen, om att någonting skall utföras mot betalning.

I och med Inkomstregistret fakturerar försäkringsbolagen numera på basen av arbetsgivarnas anmälningar till inkomstregistret.

Som tips kan nämnas att dessa avgifter kan gärna bokföras på ett skuldkonto i bokföringen. Själva kostnaden bokförs först när lönen betalas eller till exempel i slutet av varje månad.

Som tidigare nämnts betalar löntagaren själv en viss andel av pensionspremien och arbetslöshetsförsäkringspremien. Arbetsgivaren innehåller löntagarens del och betalar båda delarna till försäkringsbolagen. Till löntagaren ges intyg över hur mycket som avdragits. Notera i bokföringen att det förstås bara är arbetsgivarens del som är en kostnad för arbetsgivaren/föreningen.
 

ArPL-försäkring

Om Arbetspensionsförsäkring avtalas med ett arbetspensionsbolag
Enstaka löner under 60,57 euro (2020) i månaden behöver inte ArPL-försäkras.

Pensionsbolaget fakturerar pensionsavgiften på basen av anmälningen till inkomstregistret. Man kan med sitt pensionsbolag komma överens hur man vill ha fakturorna. Genom inkomstregistret får också pensionsbolaget direkt information om vem som betalningen gäller så nu behövs ingen årsanmälan.

Totalpremien för pensionsförsäkringen är ca 25,3 procent varav löntagaren betalar 7,15 - 8,65 procent. För Löntagare under 17 år och över 68 år betalas ingen pensionsavgift.
 

Arbetslöshetsförsäkring

Arbetslöshetesförsäkringen administreras  av Sysselsättningsfonden. En arbetsgivare anmäler sig som lönebetalare och faktureras i efterskott enligt anmälda löner.

För löner till anställda mellan 17-64 år betalas arbetslöshetsförsäkringspremi. Premien är år 2020 för arbetsgivaren 0,45% procent av löner och förmåner medan arbetstagarens andel är 1,45%. Arbetsgivaren drar av arbetstagarens andel från lönen och redovisar också den till fonden.


Lagstadgad olycksfallsförsäkring

Avtal måste också göras för den lagstadgade olycksfallsförsäkringen som sköts av skadeförsäkringsbolag. I denna ingår också en grupplivförsäkring. Här gäller minimigränsen att man har personal anställd mer än 12 dagar per år. Det kan var en person eller flera. Har man flera anställda adderas deras arbetsdagar ihop när man kontrollerar om gränsvärdet uppfylls. För denna finns ingen arbetstagarandel. Premien är vanligen kring 0,5-0,7 procent av lönerna. Men försäkringsbolagen har vanligen en minimipremie och med litet löner kan procenten bli högre. Denna försäkring faktueras också från år 2020 på basen av anmälan till Inkomstyregistret.

 


Redovisning och dokumentation

Innehållen skatt och sjukförsäkrings avgift inbetalas till skatteverket senast den 12 dagen månaden efter löneutbetalningsmånaden. Före betalningen skall den registrerade arbetsgivaren anmäla sina löner, innehållningar och sjukförsäkringsavgifter till Inkomstregistret. Närmare information på www.skatt.fi och inkomstregistret.fi

 

Registrerad eller oregistrerad arbetsgivare

Om föreningen har regelbundet återkommande löneutbetalningar är det skäl för den att låta registrera sig hos skatteverket som registrerad arbetsgivare. (Obs! Detta är inte detsamma som att föreningen är r.f. = registrerad förening).

Registrerade arbetsgivare får ett skattekonto med ett referensnummer som gäller tillsvidare. Till kontotjänsten, som kallas "Min skatt" (Oma vero) ser man saldot på föreningens skattebetalningar.

Om föreningen endast har få, sporadiska löneutbetalningar går det bra att fortsätta att vara oregistrerad arbetsgivare. Men också dessa anmäls till Inkomstregistret.

 

Dokumentation

Varje arbetsgivare är skyldig att föra lönekort kalenderårsvis över sina löntagare. Ur dessa bör framgå löntagarens fullständiga namn, personsignum, bruttolön, skatteinnehållning, övriga innehållningar, socialskyddsavgift samt tid för när lönen utbetalts. Också personalens semestrar och hur semesterlöner och -premier räknats ut och hur semstern tas ut måste bokföras. Formen för lönekortet är fri men uppgifterna bör kunna lagras varaktigt. Lönehandlingar skall till skillnad från vanliga verifikat förvaras "för evigt" så att såväl löntagare och försäkringsbolag vid behov kan kontrollera tidigare utbetalda löner. Kom också ihåg GDPR-bestämmelserna för förvaring av data.

Då det är aktuellt med löner för fler personer kan man överväga att skaffa ett löneprogram. Då är det lättare att sköta dokumentationen. Skatteförvaltningen erbjuder ju löneprogrammet Palkka.fi utan ersättning. Från programmet går anmälningarna direkt till Inkomstregistret och försäkringsbolagen.


Närmare om dokumentationskrav finns upptaget i Bokföringsnämndens allmänna anvisning om bokföringsmetoder och -material.