E-post

Föreningens e-post är ett utmärkt hjälpmedel för både intern och extern information. För att snabbt kunna förmedla information, lönar det sig att göra upp e-postlistor enligt olika målgrupper. Namnge de olika grupperna tydligt för att underlätta arbetet, samtidigt som du funderar på vilken information de olika målgrupperna behöver.  I enligt med GPDR-lagstiftningen är det viktigt att komma ihåg att aldrig göra ett e-post utskick där allas e-post adresser är synliga, dvs skicka e-post där mottagarnas e-post adresser matas in som dold kopia.

E-posten fungerar bäst som förmedlare av korta och koncisa informationsmeddelanden. Om informationen kräver bredare bakgrundsmaterial, bilder och dylikt kan dessa läggas in på föreningens hemsida i materialarkivet, och hänvisas till i e-postmeddelandet. Kom ihåg att tydligt ange temat för informationen, det väcker intresset och garanterar att mottagaren öppnar meddelandet.

E-posten är en utmärkt kanal också för att sända digrare material då det är möjligt att använda sig av bilagor. Bilagor bör dock undvikas om informationen sänds till olika medier, som ofta, på grund av risken för virus, inte öppnar dem överhuvudtaget. Om du lägger in en bilaga är det bäst att nämna formatet för det i meddelandet. Tänk också på att inte skicka för stora bilagor.

Följ upp hur informationen når dina mottagare. Viktigare meddelanden kan det löna sig att kolla upp per telefon. Vid användning av e-post gäller samma regler som de övriga kanalerna, korthet och klarhet. Förutom att säkerställa att mottagarna tekniskt klarar användandet av de elektroniska kanalerna är det bra att tänka på spelreglerna för dem, till exempel:
  •  vem producerar informationen?
  •  vem samlar materialet?
  •  hur ofta ges information?
  •  hur hittas informationen?
  •  hur utformas informationen?
  •  hur lång är informationen?
  •  språket, vem rättar, vem ansvarar för språket i informationen?

Skicka inte e-postmeddelande i onödan och enbart till personer som berörs av ärendet. Fundera också på om det finns andra kanaler som kan nå någon målgrupp ännu smidigare.