I stadgarna står det hur föreningen ska kalla till föreningsmöte. Om det står i stadgarna att föreningen kan skicka kallelsen per e-post eller textmeddelande är det tillåtet att göra det.
Tillsammans med kallelsen kan man också sända föredragningslistan.
I möteskallelse ska följande finnas med:
- möteskallelsen
- föreningens namn
- vilket slag av möte det gäller
- platsen var mötet hålls, datum och vilket klockslag
- om det finns en möjlighet att delta på distans
- vilka ärenden som kommer att behandlas
- underskrift, ort och datum.
Då det gäller föreningsmöte (årsmöte) måste ärendena alltid nämnas i möteskallelsen. Alternativt kan man ha en hänvisning till föreningens stadgar.
Observera att ifall man vid föreningsmötet vill fatta beslut även i andra ärenden än de som är nämnda i föreningens stadgar, måste dessa ärenden nämnas i kallelsen. Dyker det upp betydande frågor och ärenden under mötet, och de inte finns på föredragningslistan, kan de diskuteras. Beslut kan dock inte fattas, om ärendet är så betydande att man kan anta att fler medlemmar hade velat vara närvarande.
Kallar man till föreningsmöte per brev eller e-post kan alla mötesärenden gott nämnas. I tidningsannonser hänvisas oftast till stadgarnas paragrafer eftersom det kräver mindre spaltutrymme. Ärenden utöver de som nämns i stadgarna måste alltid framgå även i en tidningsannons.
Om deltagarna kan delta i mötet på distans, ska medlemmarna få noggranna beskrivningar på hur distansdeltagandet går till, vilka ärenden det gäller och så vidare. Se närmare i avsnittet Föreningslagen.
För styrelsemöten och andra möten i föreningen finns inga officiella formkrav på möteskallelsen. Välförberedda möten underlättar och försnabbar ändå alla möten.