Styrelsemedlemmarna ska alltid få föredragningslistan tillsammans med kallelsen till mötet. Det är inte trevligt att komma till ett möte och vara oförberedd på dagens ärenden.
Vid föreningsmötet (årsmötet) är föredragningslistan vanligen skriven enligt föreningens stadgar + eventuella extra ärenden. När föredragningslistan fastställs slår man också fast i vilken ordning ärendena behandlas. Det kan vara viktig information för de som inte kan delta i hela mötet. Ett föreningsmöte kan ändå med majoritetsbeslut ändra ordningsföljden i föredragningslistan.
Vid verksamhetsårets början kan med fördel en plan för framtida styrelsemöten skrivas. Den innehåller då en sammanställning av de ärenden som kan förutses och tidsbestämmas. Den bildar en stomme för varje möte och kan sedan kompletteras längs med året med nya ärenden.
För varje verksamhetsår gäller vanligtvis samma planering. Som exempel kan nämnas att vid första styrelsemötet gäller konstituering av styrelsen.
Ärendena kan grupperas enligt följande:
- typ
- punkt
- exempel eller kommentar
- öppningsärenden
- öppnande: "Mötet öppnades…"
- justering
- föredragningslista
- registreringsärenden
- föregående mötes protokoll
- genomgång: ta upp frågor på nytt
- rapporter från verksamheten (ekonomi, kommittéer…)
- anmälan av inkomna skrivelser
- stadgeenliga ärenden
- konstituering
- namntecknare
- bordlagda ärenden (ärenden från tidigare möten)
- nya ärenden (ärenden som beretts i förväg)
- föredragning/diskussion/beslut: "Beslut: …", "Styrelsen beslutar, att …"
- inga nya ärenden innan de gamla klarats av
- övriga ärenden (ärenden som tas upp på mötet)
- ej beslut
- avslutning: "Mötet avslutades. I anslutning till mötet avtackades…"
Då man gör upp en föredragningslista kan det vara klokt att sätta de viktigaste ärendena i början av listan. I slutet kan man lägga de ärenden som kan bordläggas eller är av mer formell art, till exempel rapporter och statistik.