Vad vill vi berätta?
Inom organisationen lönar det sig att årligen komma överens om de saker och händelser som man informerar om aktivt. Dessa kan till exempel vara:
- olika händelser och aktiviteter
- personval
- kampanjer
- möten
- tillställningar och fester
För in ärendena i kommunikationsplanen, på det sättet försäkrar du dig om att informationen verkställs. När du gör upp kommunikationsplanen är det bra att först fundera på vad man vill berätta och för vem. Fundera på:
- vem som behöver informationen
- vem som kan anse att informationen är nyttig
- vem som inte behöver få informationen
Det är bra att uppdatera målgrupperna och kontaktuppgifterna för föreningens kommunikation regelbundet. Kom överens om vem som uppdaterar kontaktuppgifterna till olika medier, håller reda på inloggningsuppgifter till sociala medier etc.
En kommunikationsplan
För att kommunikationen skall vara regelbunden och effektiv är det nödvändigt med en kommunikationsplan med tillhörande tidtabell som alla förbinder sig till. Om kommunikationen riktas till olika medier, måste de olika mediernas tidtabeller tas i beaktande: finns det en deadline för att informationen skall hinna med? Hur tidigt borde medierna veta om till exempel ett kommande evenemang?
Vem kommunicerar?
I de flesta organisationer är det den högsta ledningen som ansvarar för kommunikationen. Ansvaret kan inte delegeras, däremot kan uppgifterna delegeras till namngivna personer inom organisationen. En eventuell arbetsfördelning skall skrivas ner i kommunikationsplanen. I stora organisationer kan flera personer dela på uppgifterna, till exempel områdesvis.
En årlig lista på aktiviteter
Under ett verksamhetsår händer det mycket inom en organisation, och en en hel del känner man till i förväg. Det lönar sig att till kommunikationsplanen bifoga en årlig lista på kommunikationsaktiviteter, så att man undviker förargliga missar och onödig brådska. Lägg in allt som kan förutses, till exempel möten, medlemsinformation, verksamhetsberättelser och personval. Har organisationen ett jubileumsår eller något specialprojekt på gång? Reservera också resurser för överraskande händelser.