Styrelsetestamentet uppgörs antingen för hela föreningen, för styrelsen, eller för en specifik styrelsepost. Dokumentet beskriver uppdrag, ansvarsområden, befogenheter, specifika uppgifter, och annan information som är viktig att känna till för efterträdaren.
Testamentet ska vara ett levande dokument som byggs på med ny relevant information, medan inaktuell information raderas. Skriv också ner detaljer som efterträdaren behöver känna till för att underlätta övergången.
Testamentet bör vara så detaljerat att efterträdaren efter att ha läst testamentet känner sig trygg i alla uppgifter och förväntningar som styrelseposten medför
Testamentet förvaras så att det finns tillgängligt inom styrelsen, till exempel tillsammans med styrelseprotokollen, eller arkiverat på ett ställe som enbart styrelsen har tillgång till.
Lista gärna:
Huvudsakliga ansvarsområden Beskriv de viktigaste ansvarsområdena för styrelseposten. (Ex. för kassör: Att sköta om föreningens praktiska ekonomi, informera övriga styrelsen om den ekonomiska situationen, osv.)
Regelbundna uppgifter Beskriv uppgifter som återkommer med jämna mellanrum, t.ex. månadsvis eller inför varje styrelsemöte. (Ex. för kassör: Betala inkomna fakturor, och arkivera dessa i bokföringsmappen, gör upp budget och presentera vid styrelsemöte, osv.)
Sporadiska uppgifter Beskriv uppgifter som uppkommer mer sällan, t.ex. halvårsvis, årsvis eller i samband med ett evenemang. (Ex. för kassör: Hämta ut växelkassa inför föreningens vårloppis, producera och sänd ut fakturor för medlemsavgiften i januari, osv.)
Oavslutade uppgifter Skriv ner de uppgifter som är oavslutade och som det är viktigt att slutföra. Ge tydliga instruktioner. (Ex. för kassör: Redovisning av Kulturfondens projektbidrag ska ske i april via det elektroniska systemet tillsammans med sekreteraren, osv.)
Lärdomar Skriv ner lärdomar från tiden med styrelseuppdraget, t.ex. lärdomar av tidigare misstag, rutiner som varit till hjälp och andra insikter som kan underlätta för efterträdaren. (Ex. för kassör: Vid vårloppis behövs det tillräckligt med mynt i växelkassa; 25 euro av 50 cent, 50 euro av 1 euromynt... brukar räcka, osv.)
Kontaktuppgifter Skriv ner kontaktuppgifter till personer på kommunen, myndigheter, försäkringsbolag, sponsorer, finansiärer, leverantörer och samarbetsparter du skött kontakten till. (Ex. för kassör: Kontaktuppgifter till föreningens bankman, revisorer, osv.)
Lösenord Skriv ner lösenord till webbplatsen, myndigheter, finansiärers ansökningsprogram osv. (Ex. för kassör: Lösenord till bokföringsprogram, Kulturfondens ansökningsprogram, osv.)
Visioner Skriv ner de planer och/eller idéer som inte ännu hunnit förverkligas. (Ex. för kassör: Ta i bruk bankens app för att smidigare sköta fakturabetalningar, osv.)
Årsklocka Gör en översikt över när de viktigaste uppgifterna ska göras under året.
Källa: SÖU