Överföring av kunskap inom föreningen
Vid föreningsmötet väljs föreningens styrelse, ibland byts större delen av en styrelse ut, ibland bara någon enstaka medlem. En fråga som många föreningsaktiva brukar ställa sig är hur man för över kunskap som de tidigare styrelsemedlemmarna haft till de nya, speciellt om de avgår efter många år i styrelsen. Då kan de kvarvarande i styrelsen få känslan av att en del av den samlade kunskapen gick ut genom dörren tillsammans med de avgående styrelsemedlemmarna.
Jag har själv suttit med en avgående kassören och gått igenom hur man brukar göra i föreningen, jag antecknade för brinnkära livet och just för stunden kändes det bra, men senare när jag blev varm i kläderna så fanns det flera olika saker som jag kom på att det här borde jag ha frågat vid genomgången. Som tur fanns den gången kassören nära till hands och kunde svara på mina frågor. Men det är inte alltid den möjligheten finns.
Ett bra sätt att överföra kunskap inom en föreningsstyrelse är att skriva ett så kallat styrelsetestamente. Det skrivs av den avgående styrelsen till den nya, men man kan också göra specifika testamenten för enskilda styrelseposter. Speciellt inom studentföreningarna där så gott som hela styrelsen avgår årligen, är styrelsetestamentet ett viktigt dokument.
Vad skall ett styrelsetestamente innehålla? Förutom att teckna ner de huvudsakliga och regelbundna uppgifterna som styrelsen har, är det minst lika viktigt att skriva upp de sporadiska uppgifterna som bara sker ett fåtal gånger per år och som man tenderar att glömma bort eftersom de inte görs kontinuerligt.
Testamentet ska inte fungera som en glansbild över tillvaron i föreningen, viktigt också att skriva ner de uppgifter som är på hälft eller under planering, till exempel pågående projekt eller när och på vilket sätt bidrag ska redogöras. Även lärdomar från tidigare år är värdefulla att lyftas upp. Det är ju onödigt att styrelsen gör samma misstag från år till år bara för att informationen om vad som inte lyckades aldrig gick vidare. Till exempel att det brukar komma cirka 300 personer då vi ordnar påskbrasan eller det behövs åtminstone fem parkeringsvakter vid evenemang.
Även kontaktuppgifter till personer som är viktiga för föreningen - kan nämnas i dokumentet. Det kan vara till exempel verksamhetsgranskaren och kontaktpersonen på föreningens försäkringsbolag. Eller varför inte kontaktuppgifter till ägaren av den mark som föreningen brukar använda sig av vid större evenemang.
Brukar föreningen ansöka om bidrag från olika stiftelser och fonder är det bra att skapa ett användarnamn och lösenord som är detsamma över tid. Då kan den nya som sköter om bidragsansökningar logga in i programmen med gammalt användarnamn och på det sättet se de ansökningar som gjorts tidigare.
Ett styrelsetestamente kan kompletteras med en årsklocka. En bra gjord årsklocka ger en god överblick av föreningens verksamhet och styrelsen kan enkelt se vilken tid av året som är mest krävande resursmässigt, men också där det finns tid för nya aktiviteter och evenemang.