Varje ny medarbetare – oavsett om det är en semestervikarie eller en person som ska ta över de viktigaste uppgifterna i organisationen – påverkar organisationskulturen. När en person skall nyanställas blir första frågan: Vilken slags människa behöver organisationen?
Ledaren som har ansvar för anställningen kan inte bara se till de konkreta arbetsuppgifterna.
Organisationen är en levande organism med starka och svaga sidor. Vilka element är det viktigt att stärka? Saknar man en mer pådrivande, dynamisk profil eller har organisationen redan uppfinningsrika och utåtriktade personer? Domineras miljön av en speciell människotyp, kan det tänkas att man skall leta efter fler av samma typ för att stärka enigheten och sammanhållningen? Å andra sidan kanske organisationen behöver människor som tänker annorlunda och har helt andra grunduppfattningar. Är många förhållandevis konservativa till sin natur, kan det vara svårt att ta in en ung, tuff och litet uppkäftig typ.
Här är det viktigt att förklara för de sökande hurudan arbetsmiljön är. Det gäller att inte bara tänka på organisationen, utan också på den sökande. Kan hen anpassa sig till miljön eller kan det uppstå svårigheter?
En ledares uppgift är att ta reda på vilka egenskaper de sökande har. De flesta uppgifter kräver specifika egenskaper. En del människor är opinionsbildare. De tycker om att ge uttryck för vad de anser och de har lätt för att påverka andra. De värdesätter en frisk diskussion. De gör miljön omkring sig livligare. För sådana är en annorlunda miljö en utmaning.
Andra är mer inåtvända. De har sina åsikter, men de blir lätt osäkra och har svårt för att motivera sina ståndpunkter. De kan verka starka, men behöver likasinnade för känna sig säkra. De känner sig lätt isolerade och utfrusna i en främmande miljö.
Felaktig rekrytering kan kosta mycket – inte bara ekonomiskt, utan också i form av resurser. En nyanställd som inte fungerar skapar dålig stämning. Lagar och regler för arbetslivet hjälper sällan då man ska lösa de problem som en felrekrytering skapat.
Planera i god tid
Ofta kommer en uppsägning som en överraskning för organsiationens ledare. Ledarens enda möjlighet att undvika sådana överraskningar heter öppenhet. Om de anställda känner sig trygga är de inte heller rädda att berätta att de ser sig om efter ett nytt jobb. Kommer ledaren och den anställda överens om att detta är det möjligt att lägga upp en plan. Diskutera med den anställda: hur lång tid kan det ta att lära upp en ny person? Hur kan det göras på bästa sätt?
Dessa faser lönar det sig att beakta:
- Vilka kvalifikationer är organisationen i behov av?
- Annonsering/headhunting – ansökningstid
- Behandling av sökanden
- Första intervjun
- Andra intervjun
- Eventuell testning
- Det slutliga valet
- Arbetsavtal med den nyanställda
- Uppsägningstid från den nyanställdas tidigare jobb
- Introduktionsprogrammet för den nyanställda
Hur lång tid kräver hela proceduren? Vad skall prioriteras om man inte hinner genomföra allt? Hoppa åtminstone inte över definitionen av personlighetsprofilen och kunskaps- och erfarenhetsnivån.
Här är en checklista för personlighetsprofilen:
- Yttre företräden
- Kunskaper, egenskaper och erfarenheter som gäller själva befattningen
- Speciella färdigheter utöver de egentliga kraven som kan vara till nytta
- Allmänna karaktärsdrag
Idealet vore naturligtvis att få en person som får höga betyg på nästan alla punkter. Men vi måste vara realistiska och fundera på vad som är speciellt viktigt just för denna befattning. Vad är mindre viktigt och vad kan vi klara oss utan?
Krångla inte till annonsen
Håll igen med dina önskemål i rekryteringsannonsen. En person är sällan på samma gång målinriktad, resultatorienterad, administrativ och kreativ samt idérik. Annonsen är både ett sätt att locka rätt sökande och ett tillfälle att marknadsföra verksamheten. Saken blir inte bättre av att man målar upp en bild i grälla färger.
- Var realistisk och ös inte på med för lång kravlista i annonsen eller på webbplatsen.
- Välj ut en handfull egenskaper som är viktigast – skippa resten.
- Undvik egenskaper som är varandras motsatser.
- Tala om vad jobbet innebär, vilka karriärmöjligheter som finns och vad som utmärker verksamheten.
- Beskriv kort organisationens värderingar Det stärker trovärdigheten.
Rekryteringsprocessen
Förhoppningsvis är organisationen välkänd och har god renommé så att man får många ansökningar.
Bekräfta snabbt till alla sökande att ansökningen har blivit emottagen. Den som inte blir vald till den första intervjun ska få besked om det. De som intervjuas måste få svar på de frågor som de inte vågar ställa: hur många har plockats ut för intervju? Vilka är egentligen de viktigaste kraven?
Sortera i olika högar
När ansökningarna strömmat in börjar ett resurskrävande arbete; granskning och sållning. Arbeta systematiskt: Sortera i ja, nej och tveksam.
Läs noggrant igenom första gången. Titta efter det viktigaste. Kolla diffusa beskrivningar utan exakta tidsangivelser. Vad gjorde den sökande dåoch när Sålla. Fortsätt tills lämpligt antal återstår.
Anställningsintervjun
Den första intervjun skall inte vara för lång. En halv timme till en timme ska räcka till för att bilda sig en uppfattning om personen och bedöma om vederbörande kan passa eller inte.
I nästa rond ska antalet intervjuade vara färre. Gäller det en enkel befattning är fem kandidater ett rimligt antal. Nu ska man gå in på detaljerna när det gäller kvalifikationer, personlighet, organisationens miljö och vad arbetet går ut på.
Undersälj jobbet
Berätta om jobbet så att du undersäljer det. Håll nere förväntningarna. Framställ utmaningarna som en aning tuffare och belöningarna som lite blekare än vad de faktiskt är.
Det är bättre att den nyanställda blir positivt överraskad än tvärtom. Och det är roligare att känna att uppgifterna går bättre och bättre än att man kör fast för att det var svårare än man väntat sig.
Förklara varför och hur
Syftet med intervjun är att presentera verksamheten och lära känna den sökande. Skjut inte av frågorna så att kandidaten låser sig.
Knepet är att få personen att inte känna sig ställd mot väggen utan respekterad som en jämlike. Därför är det skäl att förklara varför just hen är där. Viktigt är också att berätta vad som kommer att ske. Be också den sökande att berätta sina tankar om mötet.
Tala också om vad som kommer att hända efter intervjun. Var så exakt som möjligt.
Avslöja med småprat
Typen av fritidsintressen avslöjar en hel del om kandidaten. Till ensamsporter dras gärna individualister medan lagspelarna ofta är människor som blir bäst i grupp.
Att börja intervjun med att tala om fritidsintressen är ett bra sätt att mjuka upp stämningen och få den sökande att slappna av. Var intresserad och låt den sökande berätta. Iaktta tonläge, uttryck och gester. När ni fått en bra kontakt är det dags att börja gå mer på djupet.
Låt dig inte förföras
Det första intrycket etableras sekundsnabbt och är svårt att ändra på. Därför gäller det att vara extra vaksam när du efter någon minut känner att med den här kandidaten stämmer det till hundra procent. Ta ned den känslan, håll huvudet kallt.
En bra metod är att under intervjun försöka motbevisa din egen uppfattning. Det är viktigt, eftersom organisationen behöver någon med en profil som inte exakt är en spegling av dig själv.
Ställ frågor om stress
Fråga om kandidaten är stresstålig och vilka situationer som upplevs som stressiga. Svaren kan indikera en hel del som är bra att veta. Hur reagerar personen på stress? Blir hen glömsk och okoncentrerad? Arg eller otrevlig?
Tyd subtila tecknen
Studera din kandidat från allra första telefonkontakt och ännu mer under intervjun. Hur tar hen in rummet? Handslaget? Blicken? Hur är kroppshållningen och klädstilen? Ser personen inte dig i ögonen lär hen inte passa för ett utåtriktat arbete.
Annan klädsel än förväntat? Då är det sannolikt en person som inte är särskilt lyhörd för vad olika situationer kräver. Ringer mobilen konstant? Det tyder på en obetänksam kandidat. Saknar kandidaten kännedom om verksamheten? Då har hen inte läst på och är alltså måttligt intresserad av tjänsten.
Berätta om arbetet
Kom ihåg att ta med en beskrivning av upplärningsplanen. Gör överhuvudtaget bra förberedelser. Presentera organisationen noggrant, använd gärna hjälpmedel. Var konkret. Är arbetet hårt, förklara varför. Kan arbetet innebära övertid?
Låt den sökande prata. Det är mycket viktigt att detta samtal är så öppet som möjligt. Var öppet och ärligt intresserad av allt den sökande har att berätta. Förklara själv allting tillräckligt noga, förvirra inte. Har den sökande fått alla viktiga upplysningar? Har han eller hon fått veta tillräckligt om organisationen – inklusive svårigheterna? Är de sökande medvetna även om de begränsningar som finns? Varför vill kandidaten lämna det jobb han eller hon redan har?
Tester
Att testa sökande är en möjlighet. Tyvärr är test kostsamma, och deras kvalitet varierar.
Vad bör testen gå ut på? Vad är vi ute efter? Studera personlighetsprofilen och beskrivningen av arbetsområdet. Vad är viktigast att ta reda på – just genom ett test? Vad kan det vara svårt att veta något säkert om – utan ett test?
Test är ingen patentmedicin för rekryteringsprocessen, utan måste användas med omdöme. Test där flera kandidater testas samtidigt med flera uppgifter anses ge bäst effekt. Om kandidaterna löser uppgifterna tillsammans ger det organisationen en bättre inblick i hurudana kandidaterna verkligen är. Vem tar initiativet till att lösa uppgiften? Vem håller sig på sin kant? Vem försöker förhandla? Vem resignerar inför press från de andra?
Om vi vill veta hur medarbetare kan hantera de samarbetsproblem som kan uppstå finns det inte så många andra möjligheter än genom test före anställningen. I ett test ombeds folk inte bara att säga vad de anser om sig själva, utan de får anledning att visa det. Och vi får chansen att se det.
Beslutet är fattat
Gäller det bara en befattning, kan bara en få jobbet. Men de andra sökandena har rätt att så fort som möjligt få veta att de inte fått jobbet. De har också rätt att få veta varför, om de så önskar. Ta då med både de starka och de svaga sidorna. Var konkret och ärlig. Om en sökande saknat personliga egenskaper, kan du göra en tjänst genom att berätta det. Kanske kan vederbörande göra något åt saken.
Bland dem som fått ett nej kan det finnas flera som du kan vara intresserad av – och som du gärna vill se igen nästa gång en befattning blir ledig. Förklara det för dem, så är chansen stor att de söker i nästa omgång.
Jobbet börjar
Egentligen är det först nu det verkliga jobbet börjar. Se till att anställningskontrakt upprättas så snart som möjligt. Det skall skrivas under av både den nyanställda och arbetsgivaren.
En nyanställd är aldrig mer motiverad än första dagen. Det är en speciell dag, så varför inte visa det? Önska den nyanställda välkommen med en blomma.
Se också till att alla andra i organisationen är informerade om att det kommer en ny medarbetare. Ge dem bra information om vederbörande så att de är väl förberedda. Då går det lätt att etablera kontakt.
Målet är att få en effektiv medarbetare. Du har stärkt motivationen genom att visa den nyanställda att du är intresserad av vad som skall hända nu. Du har gjort grundliga förberedelser – nu kommer den viktiga upplärningsplanen. Den gör att medarbetaren slipper lära sig det nya arbetet genom att pröva sig fram. Planen skall också göra medarbetaren bekant med organisationen. Den skall visa hur arbetet hänger samman med organisationen. En misskött upplärning kan ödelägga motivationen.
En upplärningsplan vinner på att den görs så att den nyanställda blir bekant med så många medarbetare som möjligt. Kom ihåg att inte vara för otålig.
När upplärningsplanen är genomförd som planerat kan det löna sig att ha ett första samtal med den nyanställda. Hur ser hen nu på sitt arbete? Har det uppstått oväntade problem? Vilka tankar har vederbörande om det närmaste halvåret?
Lycka till med rekryteringarna!