Kanske den roligaste formen av möten är den där man lockar fram varandras skaparkraft och gör något tillsammans till nytta för verksamheten och framtiden.

Goda råd för lyckade möten

En förutsättning för ett bra möte är att man vet varför man träffas. Om du ska leda ett möte, se till att du vet varför du har mötet och vad du vill uppnå. Berätta också detta i inledningen och ange även detta när du bjuder in till mötet. Då ger du också deltagarna möjlighet att förbereda sig ordentligt. Ställ dig också frågan om man måste ha ett möte eller om det räcker med telefonsamtal.

Det finns olika typer av möten – tydliggör detta

Det är viktigt att veta vilken typ av möte det är. Är syftet att informera eller ska vi lösa problem eller vad? Detta kan också skilja sig mellan olika punkter på ett och samma möte. Vanligaste formerna är information, diskussion, problemlösning och beslut. Var tydlig med detta.

Deltagare

Vilka ska vara med? Tänk till runt detta. Det händer ibland att man bjuder in vissa personer bara av "gammal vana". Ta inte för givet att alla känner varandra på mötet utan gör en ordentlig presentation.

Inbjudan

Brev, mail, telefon eller annat sätt. Oavsett vilket är det viktigt att vara tydlig med mål och syfte, tider, deltagare och lokal. Bjuder du in via telefon så bekräfta även med mail. Missa inte att ange när mötet slutar.

Bra att tänka på i en inbjudan är att betona hur deltagarna ska vara förberedda till mötet. Om något ska vara läst före eller något annat.

Lokal och möblering

Välj lokal som är lämpad för mötet. Det är lättare att kommunicera om ni sitter nära. Gärna ett runt bord om ni ska diskutera. Normalt kommunicerar man mer med en person mitt emot än den som sitter bredvid. Undvik tomma stolar.
Är det ett rent informationsmöte så kan man naturligtvis sitta på annat sätt. Det viktiga är att man verkligen tänkt igenom hur man vill ha det möblerat.

Mötesformer

Här beror det naturligtvis på vilket syftet med mötet är. Ska man diskutera eller lösa problem är grupper på fyra till fem personer bäst. Är det fler än sju personer på mötet är det bra att fundera över att dela in gruppen i två undergrupper för att sedan sammanfatta.

Hjälpmedel

Ord, ord, ord, bla, bla, bla. Ofta blir "pratandet" det enda sättet att kommunicera på ett möte. Förtydliga, förklara och förenkla genom att skriva och gärna rita på blädderblock eller tavla. På så sätt aktiverar man fler sinnen och gör det möjligt för att alla på mötet att delta aktivt. Genom att använde hjälpmedel så kommer också kroppsspråket mer till sin rätt.

Störande moment, ”störande” personer

Typiska störande moment är ju till exempel mobiltelefoner eller att personer kommer för sent. Lämpligtvis kan man ta upp detta redan på första mötet och komma överens om vissa gemensamma "spelregler".

När det gäller störande personer kan man ju ställa sig frågan varför de är störande? Är det något i deras beteende som jag "retar" mig på? Vänd på det! Kan detta beteende på något sätt gagna mötets syfte?

Tidsanvändning

Sätt alltid en sluttid för mötet och pröva dessutom att avsätta kortare tid för mötet än du brukar. Ofta hinner man med lika mycket på den tid man har till förfogande. Ange i förväg hur lång tid ni har för varje punkt på agendan.

Roller

Var tydlig med vem som leder mötet och vem som skriver minnesanteckningar/protokoll. Är tiden begränsad, vilken den ofta är, kan man pröva med att låta någon ha koll på tiden för varje punkt på mötet.

Minnesanteckningar

Ska ni skriva minnesanteckningar eller inte? Åter igen är det bra att veta vad syftet är med detta. Oftast är det bra att ha då man på detta sätt får en gemensam bild av vad som hände på förra mötet. Dessutom kan personer som inte var med på mötet se vad som hände.

Förberedelse

Förbered mötet. En skådespelare tränar och repeterar i månader inför ett framträdande. Ska du leda ett möte så se till att vara väl förberedd.

Glädje, engagemang och ”lite extra”

Visa att du tycker det är kul att leda mötet eller att delta. En engagerad mötesledare som visar sig vara väl förberedd och som visar sig tycka om sin roll gör mötet bättre och roligare. Våga bjuda på dig själv och bjuda på skratt. Om du förbereder med en fruktskål eller kanske en skål med godis har du vunnit mycket redan från början.

Våga

När man funderar på olika metoder är det klokt att glömma tankegångar av typen "Men inte kan jag pröva det här" och "Vad skall folk säga". Jaga snabbt de tankarna på flykten med följande mottanke: "Hur skulle det där gå att omsätta hos oss?"

Utvärdera och förbättra

Gör ibland en kortare utvärdering av dina möten. Använd gärna PMI (plus, minus, intressant). Ställ också frågan i slutet av mötet om ni nådde syftet och målet med mötet.

Ledarens checklista för möten

Före

• Sätt mål och syfte med mötet
• Skicka inbjudan
• Kalla rätt personer, om möjligt (ej av slentrian)
• Skriv en dagordning
• Ange en tidsram
• Förbered för trivsel
• Förbered roller på mötet (sekreterare, ordförande)
• Ha en reservplan

Under

• Hälsa välkommen
• Utse sekreterare
• Gå igenom agendan
• Ange tidsramen
• Fördela ordet
• Se till att röda tråden följs
• Avbryt när man hamnar utanför ämnet
• "Parkera frågor"
• Ligg steget före
• Led mot målet
• Summera
• Sammanfatta
• Se till att boka tid för nästa möte 
• Tacka för mötet och avbryt i tid
• Utvärdera

Efter

• Gör klart det som beslutats
• Rapportera
• Läs minnesanteckningarna
• Följ upp
• Utvärdera
• Utveckla
• Börja förbereda nästa möte