I många föreningar väljs en verksamhetsgranskare när det inte finns en auktoriserad revisor. Det här kräver föreningslagen om revisor saknas. Begreppet verksamhetsgranskare är relativt nytt, men om det står “revisor” i stadgarna kan det, beroende på föreningens storlek och ekonomi, innebära att en verksamhetsgranskare räcker.
Uppdraget innebär att föreningens ekonomi och förvaltning granskas för att säkerställa att saker och ting sköts korrekt och enligt lagar och regler. Det krävs inte att verksamhetsgranskaren är utbildad revisor – det räcker med tillräckliga kunskaper i ekonomi och juridik för att förstå föreningens verksamhet. Det viktigaste anses vara viljan att ta ansvar och bidra till föreningens bästa. Har man erfarenhet av vardagsekonomi eller ekonomiska frågor i sitt arbete underlättar det, men även grundläggande kunskaper räcker långt för att kunna utföra uppdraget.
En verksamhetsgranskare måste vara en fysisk person som är myndig och oberoende. Det kan anses olämpligt att granska en förening där nära familj eller släkting sitter i styrelsen, eftersom objektiviteten då kan ifrågasättas. Ekonomiska förbindelser till föreningen utöver det som gäller den dagliga verksamheten är inte tillåtna. Medlemskap i föreningen är däremot inget hinder.
I föreningens stadgar ska det stå hur många revisorer eller verksamhetsgranskare som ska väljas, deras mandattid och hur valet ska gå till. Ofta räcker det med en verksamhetsgranskare och en suppleant, men om två ordinarie väljs behövs inga suppleanter. Om det uttryckligen i stadgarna står att en auktoriserad revisor krävs så gäller det.
När granskningen ska genomföras får verksamhetsgranskaren tillgång till allt material som behövs. Det är vanligt att bokslutet är godkänt och undertecknat av styrelsen innan granskningen påbörjas, men det är inget som hindrar att diskussioner eller granskningsåtgärder kan företas före godkännande av bokslutet. Det är vanligt att någon från styrelsen muntligt redogör för verksamheten. Tystnadsplikt gäller alltid för verksamhetsgranskaren.
Praktiskt inleds granskningen ofta med att verksamhetsgranskaren läser verksamhetsberättelsen, följt av styrelseprotokoll och bokslut. Därefter kan hen fördjupa sig i detaljer vid behov. Fokus ligger på att kontrollera att bokföring och bokslut är rimliga, att ledningens förmåner är skäliga, att förvaltningen är ordnad och att medlemmarna behandlas jämlikt.
Efter granskningen lämnas en skriftlig verksamhetsgranskningsberättelse till föreningsmötet. Om det upptäcks att någon i styrelsen brutit mot lagen eller föreningens stadgar, ska detta nämnas i berättelsen. Verksamhetsgranskningen är en viktig del av föreningens interna kontroll och bidrar till att verksamheten sköts ansvarsfullt och transparent, även om det inte är en professionell revision.
Skribenterna; Christoffer Granholm och Ida Bäckström, jobbar bägge som auktoriserad revisorer på Ernst & Young Ab