Föreningar använder vanligen modellen för förkortad balansräkning. Nedan en kort genomgång av de rubriker som används mest i föreningar.
Förutom balansräkning används i bokslutet en balansspecifikation. I balansräkningen finns sammanlagda mängden av olika poster som till exempel föreningens skulder. I balansspecifikationen ingår varenda post på varje konto, i detta exempel varje enskild skuldpost som föreningen har.
Aktiva
Bestående aktiva
Under rubriken Materiella tillgångar eller underrubriken Maskiner och inventarier bokför man värdet av föreningens fysiska egendom. Till exempel värdet av möbler och större maskiner. Men också fastigheter.
Avskrivningar
Avskrivningar räknas ut genom att till ingående balans foga värdet de nya maskiner och inventarier som anskaffats under verksamhetsåret. På den sammanlagda summan uträknas avskrivningen. Avskrivningen kan i regel vara högst 25 procent per år.
På skatt.fi finns exempel på avskrivningar.
Man kan också uppgöra en avskrivningsplan och besluta att en inventarie avskrivs på till exempel tre år. Då avskriver man den separat med en tredjedel per år, i tre års tid.
Numera rekommenderas att alla mindre maskiner tas med direkt i resultaträkningen de år de anskaffas, till exempel mobiltelefoner och små kontorsmaskiner. Det underlättar också redovisningen gällande erhållna finansiella bidrag. Föreningsstyrelsen kan fastslå en gräns för när inköp skall aktiveras.
Placeringar
Mindre poster får bokföras till anskaffningsvärdet. I verksamhetsberättelsens noter är det dock skäl att notera marknadsvärdet om det är känt. Placeringarna utreds i bilaga.
Om föreningen har fristående fonder med separat bokföring bokförs fondens placerade medel på aktiva medan fondens motvärde finns i samband med eget kapital på passiva sidan i föreningens balans.
Rörliga aktiva
Fordringar
Alla föreningens fordringar bör framgå ur bokslutet. I det allmänna bokslutet räcker det med summan av alla fordringar men i balansspecifikationen måste alla enskilda poster synas.
Kontofordringar kan man till exempel kalla små poster som tillsvidare oredovisade förskott ur kassa, obetalda medlemsavgifter och små räkningar. Större fordringar kan bokföras på ett separat konto. Projektfordringar som till exempel obetalda understöd kan också bokföras på resultatregleringar.
Fordringar som förfaller längre än ett år senare måste anges separat som långsiktiga. Fordringar på kortare tid än ett år bokförs under rubriken kortsiktiga. Fordringar på den egna personalen måste utredas noggrant i noterna.
Resultatregleringar-aktiva
Här kan man bokföra till exempel mindre lager såsom böcker eller t-skjortor som säljs under flera år eller något annat som betalats under räkenskapsåret men kommer att användas senare. Här kan också bokföras förskottsbetalningar, det vill säga något som föreningen betalat förskott för (eller som ett separat konto).
Kassa och bank
Kassaställningar och bankkonton. Kolla att bokföringen säkert stämmer med bankens kontoutdrag. Eventuella bankkonton med kredit som vid årets slut är på minus (krediten utnyttjad) överförs i bokslutet till punkten främmande kapital på Passiva.
Passiva
Eget kapital
Eget kapital är summan av tidigare års över- eller underskott. Kallas även verksamhetskapital. Föreningar behöver inte ha något grundkapital såsom aktiebolag har aktiekapital.
Fonder
Uppdelade enligt användningsmöjligheter. Fristående också på aktiva medan föreningens egna minnes-, byggnads- och dylika fonder bokförs endast som eget kapital på passiva. Det finns olika rubriker för hur växlingen av värdet på fonderna bokförs.
Resultatkonton
I balansen skall anges dels Balanserad vinst (förlust) = överskott/underskott från tidigare år men också verksamhetsårets överskott eller underskott.
Främmande kapital
Under denna rubrik upptas föreningens långfristiga och/eller kortfristiga skulder enligt samma princip som fordringarna. Långa är över ett år och korta under ett år. Typiska kortsiktiga skulder är skulder till leverantörer (obetalda räkningar) förskottsinnehållningsskuld, pensionsavgifter och liknande.
Resultatregleringar
Erhållna förskott för verksamhet under nästa räkenskapsår. Till exempel oanvända, eller i förskott beviljade projektunderstöd.
För personalens del måste införtjänade semesterlöner, till exempel semesterlöneavsättningar för fast anställda bokföras som en resultatreglering. Kostnaden för införtjänad semester bokförs under personalkostnader i resultaträkningen och motkontot är detta i balansen. När semestern tas ut bokförs regleringen som en intäkt i resultaträkningen.
Modell för balansräkning (Excel-fil)
Bilagor och noter
Små bokföringsskyldiga är befriade från att ge verksamhetsberättelse och noter i fullständig form. Det är dock bra att ha åtminstone en kort version av verksamhetsberättelsen med i bokslutet. I den bör redogöras särskilt för sådant som påverkar föreningens ekonomi. Skriver man en lång berättelse i fri form är det bättre att kalla den årsberättelse.
Alla bokföringsskyldiga måste dock i bokslutets bilagor uppge panter och inteckningar, borgensförbindelser och andra ansvarsförbindelser (till exempel pensionsförmåner).
Med bokföringsprogram kan man skriva ut en balanspecifikation där alla poster som ingår i balansräkningen upptas.