Det är bra att spara och arkivera gamla dokument åtminstone av följande orsaker:
- Effektivitet i arbetet. Ordning och reda underlättar det dagliga arbetet. Har man register och förteckningar hittar man lätt bland sina handlingar. Det är viktigt att hålla samman alla handlingar som berör samma sak. Ett välfungerande arkiv ger möjlighet till kontroll.
- Lagenliga skyldigheter. Lagen förordnar att vissa handlingar skall bevaras och vara tillgängliga under en viss fastställd tid. Det gäller till exempel handlingar som rör ekonomin.
- Historiskt ansvar. Det är viktigt att arkiven bevaras och sköts på rätt sätt för kommande generationer. I arkiven lever organisationens skeenden och historia vidare. Arkiven är en del av vårt kulturarv. Materialet i arkiven används till föreningens historik, utställningar, historiska forskningar och sociologiska undersökningar.
- Arkivet är föreningens minne. Dokumenten som har sparats i arkiven är viktiga ännu många år senare. Man kan utreda gamla frågor och konstatera vilka beslut som gjorts. I dokumenten kan man söka information om den verksamhet som föreningen har haft, och man kan hitta modeller för utvecklingsarbete.
- Dokumenten möjliggör insamling av statistik och sammanställande av rapporter. Dokumenten underlättar också utredningen av till exempel anställdas pensions- och ålderstillägg.
Vad är ett arkiv?
Ett arkiv kan vara den fysiska plats där föreningen förvarar sina handlingar till exempel i ett skåp eller ett rum. Med arkiv menas också ett så kallat offentligt arkiv, till exempel Riksarkivet eller ett privatarkiv (t.ex. Svenska Centralarkivet) dit man kan föra sina handlingar för arkivering. Man kan också definiera arkiv som en samling handlingar. Samlingen växer efter hand hos arkivbildaren.
Handlingarna är av två slag:
- sådana som har uppkommit hos arkivbildaren
- sådana som har kommit till denne
Vad är ett dokument?
Dokument och handlingar är olika former av informationsbärande dokument. De kan vara pappersdokument vilka är tryckta, maskinskrivna, handskrivna eller kopierade. De kan vara digitalt lagrad information på disketter, magnetband och cd-skivor, usb-pinnar eller externa hårdskivor.
Till handlingar räknas också mikrofilmer, filmer, videoband, ljudband, fotografier, ritningar, affischer, märken, fanor och föremål, likosm även föreningens webbplats.
Arkivering av digitalt material
Nedan hittar du råd och instruktioner om hur man arkiverar digitalt material.
1. Så här sköter du ditt digitala arkiv
2. Instruktion över arkivering av digitalt material
Råd och information om arkivering
Svenska centralarkivet tfn 050 46 55 101 och 050 46 55 103, www.svenskacentralarkivet.net