Arkivering innebär (källa: Arkivera rätt, M. Grass och S. Andersson):
- att man tar ställning till vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras
- att handlingarna ordnas efter det hjälpinstrument som heter allmänna arkivschema
- att man i möjligaste mån bibehåller den ordning som skapats under verksamheten
- att sådana handlingar som inte redan ligger i någon slags ordning förs samman och att man för dem skapar ordning genom att till exempel lägga dem kronologiskt, alfabetiskt eller efter ämne. Ändå inte så att enstaka handlingar plockas ur sitt sammanhang
- att man tar bort gem, tejp, plastfickor och annat som kan skada handlingarna
- att man lägger handlingarna i lämpliga förvaringsmedel till exempel arkivkartonger
- att man gör en förteckning som redovisar handlingarna serie- och / eller volymvis. Förteckningen ska också innehålla upplysningar om arkivbildaren och arkivet och av vem och när det har ordnats
- att man etiketterar volymerna och ställer upp dessa i lämpliga lokaler om möjligt i den ordning de har i förteckningen.
Lokaler
I de egna lokalerna förvaras de senaste årens handlingar. Utrymmena ska vara inbrotts-, brand- och vattensäkra. Förvaringsutrymmet skall vara dammfritt och ha en jämn rumstemperatur ca + 20 C och med 40-60 procents luftfuktighet. För fotografier och film gäller + 10 C och 50 procents luftfuktighet.
Är rummet soligt förvaras materialet i lådor. Dåliga förvaringsutrymmen är källare och vind. Starka magnet- och elektriska fält ska undvikas i de utrymmen där gamla magnetband.
Materialet
- Tidningsurklipp kopieras på arkiveringspapper för att vara läsbara senare.
- Undvik hundöron på pappren.
- Undvik smulor av radergummi på pappret, för det gnagar bort texten.
- Använd inte gummiband för att hålla ihop pappren.
- Använd inte lim för att limma foton i album. Lim torkar bort under årens lopp.
- Skriv namnen på dem som är på fotot, datum etc. Skriv i nedre kanten. I fotoaffären kan man köpa en specialpenna för detta ändamål.
- Använd inte våta fingrar när du bläddrar i handlingarna.
- Bättre än mappar är riktiga arkivkartonger som kan köpas av olika leverantörer. Packa handlingarna så tätt att de inte viker sig.
- Vik aldrig stora handlingar, till exempel planscher. De ska helst förvaras slätt. Är det inte möjligt rullas de löst i en stor papprulle (kan köpas till exempel från posten).
Så här arkiverar man
När du arkiverar dina handlingar i en arkivkartong, använd en blyertspenna. Blyerts håller bäst.
Skriv på skilda tomma konvolut (syrefria stora papper, som omsluter handlingarna) namnen på de olika buntarna med dokument.
Handlingarna åtskiljs genom att de sätts i dessa konvolut – samtidigt hålls handlingarna mer samlade. På mappen, på nedre delen av ryggraden ca 1 cm från botten, limmas en etikett.
På etiketten skrivs tydligt till exempel:
[Föreningens namn]
Styrelsemötes protokoll
2005
Volym A 3 B: 14.
Det är bra att numrera och ha serier enligt ett arkivschema men koder behövs inte i en riktigt liten samling.