Arkivet bildas fortlöpande i det dagliga arbetet i takt med verksamheten. Det kan börja med att man skriver en möteskallelse eller ett protokoll, utformar en annons eller skriver bilagor till protokoll.
Arkivbildning
En viktig del av den administrativa verksamheten i föreningen är att planera och styra flödet av informationsmaterial. Med hjälp av arkivbildning kan man effektivera organisationens informationsservice. En annan viktig del är att befrämja framväxten av arkivet.
Arkivbildaren är en enskild person, organisation, förening, myndighet eller företag, vilka har en verksamhet som producerar och efterlämnar handlingar.
Arkivansvarig är en person som är ansvarig för att dokumenten arkiveras. I en organisation är det styrelsens uppgift är att fastställa riktlinjerna för arkivverksamheten samt utse en person som är ansvarig för arkiveringen och gallringen av materialet. Föreningens styrelse har samma ansvar för arkivverksamheten som den har för all annan administration, vid sidan av de krav som ställs genom stadgar och lagar.
I praktiken fördelas arbetsuppgifterna på enskilda personer inom styrelsen eller utsedda av styrelsen, till exempel sekreterare och kassör. Det kan också finnas en arkivarie som ansvarar för närarkiven, mellanarkiven, för gallringen och överflyttningen till slutarkiv.
Arkivförteckning
Varje arkivbildare skall ha en förteckning, det vill säga en beskrivning av innehållet i arkivet. I den berättar man kort om organisationens historia, såsom viktiga datum och organisationsförändringar, namnbyten och verksamhet.
Alla som producerar handlingar eller tar emot sådana av utomstående instanser, medverkar dagligen till vad som arkiveras.
Arkivbildningsplanen
För att kunna hantera och styra informationsmaterialet har olika system utvecklats. Ett av dem är arkivbildningsplanen. Andra är bland andra diariet, specialregister, arkivförteckningar och beskrivningar.
Arkivbildningsplanen styr organisationens
- arkivering
- registrering
- gallring
Till planen hör bland annat uppgifter om godkännande och tidpunkt för ibruktagande. Här kan man också presentera en översikt av arkivbildarens organisation och förvaltningshistoria. Den är en gallrings- eller förvaringsplan. Den visar vilka handlingar som ska förvaras varaktigt och vilka som ska gallras bort efter en tid.
Arkivbildningsplanen är en handbok som är avsedd som ett hjälpmedel för alla inom organisationen som deltar i behandlingen av handlingar. Anvisningarna i planen påverkar behandlingen av handlingarna under livscykelns olika skeden. Organisationen kan använda arkivbildningsplanen som ett redskap då verksamheten utvecklas.
Arkivschema
I arkivschemat klassificerar och förtecknar man handlingarna som arkiveras.
Arkivschemat bygger på en uppdelning av arkivet i ett antal huvudavdelningar vilka betecknas med stora bokstäver. Det allmänna arkivschemat, enligt Riksarkivets allmänna anvisningar, har följande huvudserier.
Handlingar i arkivet ordnas enligt följande huvudavdelningar:
A Diarier
B Förteckningar
C Protokoll
D Kopior
E Inkomna handlingar
F Korrespondens
Inom varje huvudavdelning bildas underindelningar, så kallade serier. En serie består av handlingar av samma typ.
A Diarier
I en förening är föreningens gästbok ett diarium. Även register och journaler kan vara det. Om alla brev som kommer in antecknas, bildas ett brevdiarium. Detta är den vanligaste formen av diarier. Kravet för ett diarium är att de anteckningar som görs i en handling sker dagligen eller med korta mellanrum.
Diarier är till stor hjälp i organisationen där antalet skrivelser och ärenden är stort.
B Förteckningar
De förteckningar som arkivbildaren själv har gjort införs här. Det kan vara medlemsförteckningar, inventarieförteckningar och liknande.
C Protokoll
De protokoll som arkivbildaren själv har skrivit kommer här, men inte de protokoll som har kommit från annat håll.
D Kopior
Kopior av avsända handlingar, till exempel avsända brev.
E Inkomna handlingar
Vanligen brev eller andra inkomna handlingar sätts här.
F Skriftväxling
En brevväxling som består av kopior av avsända handlingar som arkiveras tillsammans med inkomna handlingar. Elektronisk brevväxling ska skrivas ut och arkiveras, eller arkiveras digitalt, på behörigt sätt.
G Räkenskapshandlingar
Handlingar gällande räkenskapsföringen, dvs kassaböcker och verifikationer. I Bokföringslagen kan man läsa hur länge materialet bör sparas.
H Handlingar arkiverade enligt innehåll
Här placeras serier och grupper av handlingar, vilka har bildats enligt innehåll. Det kan vara en förenings äganderättshandlingar, arkivexemplar av arkivbildarens egna publikationer, till exempel föreningshistoriken, kursverksamhet, jubileer, insamlingar och kampanjer.
Huvudserierna A – H är de vanligaste. Men man kan också använda I – U.
Övriga handlingar
De handlingar som inte kan föras någon annanstans förs hit, till exempel tidningsurklipp, fotografier, föregångares arkiv.
En huvudserie uppdelas i underserier. Då kan C Protokoll se exempelvis ut:
- C Protokoll
- Ca Årsmötesprotokol
- Cb Styrelsens protokoll
- Cc Arbetsutskottets protokoll
Proveniensprincipen
Proveniensprincipen kallas också ursprungsprincipen eller den organiska samhörighetens princip. Den innebär att handlingarna ska förvaras på det sätt som ansluter sig till den ursprungliga ordningen. Till exempel om föreningen har byggt ett nytt föreningshus, så ska alla handlingar som gäller detta arkiveras tillsammans.