I ett medlemsregister ska aldrig mer information finnas än vad som behövs.
Medlemsregistret ska hållas utom räckhåll för obehöriga. Sparas medlemsregistret i en dator skall datorn ha ett gott säkerhetsskydd, sparas medlemsregistret på papper ska det förvaras i ett låst utrymme.
En utsedd, namngiven registeransvarig ansvarar för att personuppgifterna behandlas på det sätt som lagen föreskriver om registeransvariga.
Varje förening ska ha en registerbeskrivning. Se vårt modelldokument.
Medlemsuppgifterna får inte utan medlemmens tillstånd utlämnas till tredje part till exempel i direktmarknadsföringssyfte.
Att lägga ut medlemsuppgifter på nätet, till exempel på föreningens hemsida, är inte möjligt utan medlemmens godkännande.
Så länge medlemmen är medlem av föreningen förvaras medlemsuppgifterna. Då medlemmen avgår ur föreningen ska personens uppgifter förstöras, eftersom det inte finns någon grund till att uppgifterna sparas.
Från och med den 25.5.2018 måste EU:s GDPR-direktiv och den nya Dataskyddslagen beaktas vid uppgörandet av personregister. Se närmare information om GDPR här.
Länkar
- www.tietosuoja.fi Dataombudsmannens byrå
- www.prh.fi Patent- och registerstyrelsen
- www.finlex.fi Statens författningsdata, lagar