Omröstnings- och valordning

17.09.2020 kl. 12:23
Vill föreningen hålla sitt möte på distans måste föreningen ha en omröstnings- och valordning.

Om din förening skall hålla föreningsmötet på distans, behöver styrelsen fastställa en omröstnings- och valordning för mötet.  Den skall normalt godkännas av föreningsmötet men kan i och med den gällande temporära lagstiftningen godkännas av styrelsen. Tanken med en omröstnings- och valordning är att fastställa vad som gäller vid ett distansmöte och på det sättet undvika konflikter under mötets gång.

Här tar vi upp vad man ska tänka på när styrelsen ska godkänna en omröstnings- och valordning. Vi har också en gjort en modell för en omröstnings- och valordning (en väldigt allmän sådan).

Då deltagarna ges möjlighet att delta på distans ska det också nämnas i möteskallelsen. Det underlättar mötesförberedelserna om man ber deltagarna meddela i förväg om de deltar per distans. Kom ihåg att det alltid också måste finnas ett fysiskt ställe som mötesplats, till exempel där mötesordförande sitter. Föreningar får inte hålla föreningsmöte enbart på distans.

Mötesordföranden ska beakta både dem som är på plats på mötesplatsen och distansdeltagarna samt säkerställa att alla kan följa och delta i mötet. Det kan visa sig mycket besvärligt att göra anteckningar och att följa vem som ber om ordet. Det kan vara praktiskt att välja fler än en sekreterare för att hjälpa ordföranden, åtminstone om det är många som deltar per distans.

Deltagande online innebär att förbindelsen ska vara tillgänglig under hela den tid som deltagandet pågår. Om förbindelsen bryts av orsaker som beror på mötesarrangören, får man inte fortsätta mötet förrän förbindelsen har återställts. Om avbrottet beror på mötesdeltagaren, är ansvaret hens.

I omröstnings- och valordningen ska det framgå på vilket sätt deltagandet på distans sker, vilka tekniska hjälpmedel som används. Det behöver också framgå hur ett eventuellt röstande går till. Enklast är att försöka sträva till att göra besluten på mötena enhälliga, om det inte är möjligt måste deltagarna rösta. Enklast är att deltagarna röstar genom handuppräckning eller på annat valfritt överenskommet sätt.

Enligt föreningslagen måste slutna val hållas endast om man tillämpar proportionella val. Om vanliga majoritetsval krävs inte i Föreningslagen att de är slutna. Däremot kan föreningen själv i sina stadgar eller i sin valordning kräva slutna majoritets val. Slutna omröstningar är problematiska då det är svårt att garantera valhemligheten på ett möte med distansdeltagare. Det finns firmor som specialiserat sig på röstning vid distansmöten och har föreningen möjlighet att satsa på en köptjänst med personliga länkar för röstning i val så är det förstås ett enkelt och tillförlitligt sätt ur föreningens synvinkel. Andra alternativ kan ju vara att använda till exempel webropol om föreningen redan har tillgång till det programmet.

I föreningar med kontor på flera orter, kan föreningen besluta om att den fysiska platsen för mötet är på den plats där ordförande befinner sig och deltagarna ges möjlighet att vara på distans på övriga orter där föreningen har kontor. Vid val av rösträknare för mötet, väljer mötet en rösträknare per ort.

Planera ett möte på distans utgående från hur föreningen annars skulle ordna ett normalt fysiskt möte, så lyckas även ett möte med möjlighet att delta på distans.

Den temporära lagen tillåter också att föreningen godkänner fullmakter på föreningsmötet. Men lagen har en begränsning på att endast 10 procent av avgivna röster får vara fullmaktsröster. Detta kan leda till problem då inte alla fullmaktsröster kan godkännas. Därför rekommenderar vi att man  inte tillåter fullmakter. Vill man gå in för fullmakter är det bäst att ändra föreningens stadgar. Då gäller inga begränsningar.

Här finns en enkel modell för en omröstnings- och valordning:
Omröstning- och valordning (enkel modell)